C’est mardi matin, et vous vous étonnez que l’un de vos collaborateurs ne soit pas présent au travail. En vous renseignant, vous constatez qu’il avait posé à partir d’aujourd’hui une semaine de congés. Vous qui aviez absolument besoin de lui aujourd'hui, c'est raté !
Que vous soyez RH ou manager, vous ne pouvez pas y couper : il vous faut créer un planning du personnel, pour savoir à tout moment les ressources humaines dont disposent vos équipes.
C’est pour vous assister dans cette tâche administrative que nous avons rassemblé ici pour vous toutes les informations pour ce faire. A vous un planning du personnel bien structuré et organisé !
Qu’est-ce qu’un planning du personnel ?
Un planning du personnel est un document qui permet de suivre les emplois du temps des différents collaborateurs de l’entreprise.
Globalement, le planning du personnel s’assure d’organiser dans le temps…
- Les congés et absences des collaborateurs, tant prévus qu’imprévus (congés maladie, arrêts de travail). Vous assurez ainsi la continuité du service de l’entreprise, et maintenez un niveau de performance optimal en procédant, si besoin, à des changements de personnel.
- Les horaires de travail. Vous vérifiez ainsi que chaque collaborateur travaille dans la limite des heures prévues à son contrat, et dans le cadre des dispositions légales en vigueur.
Grâce à ce process administratif RH, vous pouvez anticiper les besoins en recrutement, en intérim, en changements de plannings individuels, ou encore une baisse ponctuelle de l’activité.
Pourquoi créer un planning du personnel ?
Une bonne gestion du planning d’équipe a plusieurs bénéfices pour l’entreprise, le manager et les collaborateurs.
La satisfaction des collaborateurs
Grâce à un planning clair, compris de tous et prenant en compte les contraintes et disponibilités de chacun, vous participez à créer une meilleure expérience collaborateur. L’ambiance d’équipe en sera également positivement impactée : plus de malentendu sur les horaires !
Une meilleure performance
La mise en place d’un planning du personnel vous permet de gagner du temps et d’avoir une vision globale sur les jours et semaines à venir. Les équipes sont alignées et les managers peuvent ainsi optimiser les ressources humaines de l’équipe.
La conformité légale et organisationnelle
Grâce à un planning du personnel, vous avez une visibilité sur le nombre d’heures travaillées de vos collaborateurs et pouvez ainsi contrôler que vous êtes bien conforme avec la réglementation. De quoi vous faciliter également la gestion de la paie ! 😉
Un bon planning est un planning qui aligne les besoins de l’employeur et des collaborateurs !
👍 Coup de pouce : Une bonne gestion des plannings soulèvent plusieurs enjeux : performance, bien-être, conformité légale ou encore fiabilité de la paie. Plusieurs solutions existent pour vous aider à piloter efficacement le planning de vos équipes. On vous dit tout dans notre guide dédié :
Comment organiser un planning du personnel ?
Pour créer votre propre planning du personnel, commencez par lister sur l’année, pour chacun des collaborateurs…
- Le temps de travail : travaillent-ils à temps plein ou non ? En alternance ? Certains contrats prennent-ils fin dans l’année ?
- Les différents pôles : existe-t-il différent
es services au sein de votre entreprise ? (par exemple, pour un magasin : rayon, caisse, vente...) Ces pôles sont-ils gérés en continu par les mêmes collaborateurs ou de manière rotative ? - Les congés prévus : pensez à inclure les congés maternité, congés paternité et congés payés.
- Les absences prévues : par exemple, les jours off prévus à l’avance.
Vous pouvez ensuite créer votre planning du personnel au format Excel.
Commencez par créer une nomenclature visuelle, avec des couleurs différentes, qui vous permettra de différencier congés payés, congés maladie et autres congés. Vous pouvez également choisir des couleurs ou autre éléments pour les différentes horaires et affectations.
Puis, dans un premier onglet, créez un planning annuel et listez l’ensemble des salariés. Vous pouvez ensuite positionner sur chaque jour les présences et absences prévues, pour visualiser en un clin d'œil les disponibilités ou non de chacun.
Veillez à inclure dans une colonne une formule qui calcule automatiquement le nombre de jours d’absence de chaque employé, selon la typologie d’absences citée ci-dessus.
Si besoin, vous pouvez également y inclure d’autres onglets, dans lesquels vous détaillez au mois le mois ce calendrier global.
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Comment vous simplifier la conception de votre planning du personnel ?
Créer un planning du personnel sur Excel présente des limites non négligeables. S’il peut fonctionner pour des entreprises de quelques collaborateurs seulement, à partir d’une vingtaine de recrues, ce format peut rapidement devenir un véritable casse-tête !
Qui plus est, vous devez prendre en compte à la main les jours fériés, non-travaillés, et les plages horaires des collaborateurs selon leurs différents contrats… Nous vous laissons imaginer combien ce process peut être complexe.
De plus, un modèle Excel ne vous permet pas de vous assurer de la conformité légale et organisationnelle de vos plannings d’équipe. Une erreur d’attention et vous pouvez rapidement manquer une échéance RH ou dépasser les heures de travail légales de vos collaborateurs.
Enfin, un planning Excel du personnel n’est pas propice à la collaboration. Vous, RH ou manager, êtes le seul responsable de la mise à jour manuelle de ce planning, de l’inclusion de ces congés, ce qui peut rapidement mener à des erreurs de planification.
Alors comment éviter ces écueils ? En vous dotant d’un logiciel de planning du personnel.
Grâce à un tel logiciel, vous…
- Laissez vos managers planifier les activités de chacun de leurs collaborateurs
- Permettez à vos collaborateurs de remplir leurs feuilles de temps, et ils peuvent également synchroniser ce logiciel avec leur planning professionnel individuel
- Visualisez en temps réel la charge de travail des collaborateurs, l’avancement des tâches, et les absences de chacun de manière fiable
- Paramétrez des rappels et alertes par emails concernant les plannings de chacun
- Rattachez des événements à des comptes analytiques (projets clients, projets internes…)
De quoi automatiser en partie cette tâche administrative si chronophage, et si sujette aux erreurs de saisie manuelle !
Ne perdez plus de temps avec la gestion des plannings de vos équipes ! 😉 Découvrez le logiciel planning d’Eurécia, et simplifiez dès maintenant la gestion de votre planning du personnel !
