Horaires atypiques, fluctuation de la demande suivant la saisonnalité, diversité des postes et compétences, convention collective spécifique... la gestion des plannings peut rapidement devenir un casse-tête pour les gérants. Vous l’avez compris, la gestion des plannings constitue un enjeu stratégique majeur pour assurer la satisfaction des clients et la rentabilité des établissements du secteur CHR.
Dans ce contexte, quels sont les outils qui peuvent vous venir en aide afin de gérer en toute simplicité les plannings de vos équipes ? Ces derniers varient surtout en fonction de la taille de vos équipes.
Zoom sur les différentes options qui s’offrent à vous. 🔎
1/ Excel, l’outil privilégié des petites structures
Outil de prédilection des établissements de la restauration ou de l’hôtellerie de moins de 10 salariés, Excel s’avère être une solution fonctionnelle et pratique pour les petites structures, ou celles venant tout juste d’ouvrir leurs portes.
Le logiciel de tableur présente en effet des avantages certains, le premier étant son coût peu élevé, à savoir celui de la licence du Pack Office. Un argument de taille pour un café, une brasserie, une auberge de jeunesse ou un petit hôtel indépendant par exemple.
Etant très largement utilisé, nombreux sont ceux qui savent s’en servir ou possèdent au moins des connaissances de base, facilitant ainsi son utilisation par le plus grand nombre, qu’il s’agisse des managers ou des employés de cuisine, de réception ou d'entretien. Il vous suffit ainsi de le paramétrer correctement en ajoutant des formules afin que les heures de travail, les heures supplémentaires, les jours de congé, etc... se calculent automatiquement une fois les champs adéquats renseignés.
Excel s’avère également être un outil flexible : les informations peuvent être mises à jour en temps réel, permettant ainsi aux équipes de vérifier leurs horaires et de voir les changements apportés lorsqu’ils consultent le document. Différents niveaux d’accès peuvent aussi être configurés afin de s’assurer que seuls les managers ou équipes RH puissent modifier les plannings, le reste des équipes ayant uniquement des droits de lecture.
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Malgré ses nombreux avantages, Excel présente toutefois certaines limites.
Le principal inconvénient de cet outil reste le risque élevé d’erreurs. Qu'elles soient dues à un mauvais paramétrage de départ, à une mauvaise utilisation, ou tout simplement à des erreurs de saisie, les chances sont grandes qu’un problème surgisse en utilisant Excel pour gérer les plannings de votre établissement.
Prenons par exemple le cas d’un planning qui change à la dernière minute, les équipes concernées ne seront pas notifiées automatiquement et en temps réel, il faudra que le manager contacte les personnes concernées de manière individuelle afin de les informer de ce changement.
S’il peut s’avérer utile pour les petites structures, Excel est loin d'être la meilleure option pour les établissements ou chaînes en croissance car il peut devenir difficile à gérer pour les grandes quantités de données.
Dans ce cas, vers quels outils pouvez-vous vous tourner ?
2/ Le logiciel de planning digitalisé
Vous en avez assez de perdre votre temps à gérer les plannings de vos équipes sur Excel ? Votre établissement grandit, connaît un pic d’activité saisonnier ou ouvre de nouvelles franchises dans d’autres villes ? Le logiciel de planning digitalisé est une solution qui répond certainement à vos attentes et besoins.
Comment fonctionne ce genre d’outil ?
Généralement très intuitifs, les logiciels de planification digitalisée aident les gérants et managers de l’hôtellerie-restauration à mettre en place des plannings optimisés tout en prenant en compte les contraintes et spécificités du secteur, telles que les horaires de travail irréguliers, les horaires flexibles et les périodes de pointe. Ils peuvent également être personnalisés afin de répondre aux besoins spécifiques de chaque établissement, qu’il s’agisse d’un café, bar, snack, camping ou d’un hôtel.
Plus fiables que les méthodes de planification manuelles, ils sont conçus pour minimiser les erreurs humaines et permettent en prime un gain de temps certain. Les gérants et managers peuvent ainsi se concentrer sur des tâches à plus haute valeur ajoutée.
Souvent accessible à partir de n'importe quel appareil connecté à Internet, les logiciels de planification digitalisée permettent aux employés d'accéder à leur emploi du temps à tout moment et partout. Ils offrent également aux managers une grande flexibilité pour gérer les changements de dernière minute, tels que les absences, les retards ou les changements de plan.
Dans le cas d’un changement de planning inopiné, dû par exemple à une absence pour maladie, le gérant d’un restaurant peut organiser facilement le remplacement de l’employé malade et alerter les salariés concernés en temps réel grâce à des notifications automatiques. Cette automatisation améliore la communication (et ainsi le bien-être des équipes) et l’efficacité au sein de la structure. Et inversement, un employé peut effectuer une demande de congés ou notifier son manager d’une absence en quelques clics via le logiciel.
3/ Le SIRH complet
A ce stade, vous avez déjà fait appel à un consultant SIRH ou bien vous vous demandez certainement ce qu’un SIRH peut offrir de plus qu’un logiciel de planning. C’est bien simple, cette solution tout-en-un va encore plus loin en faisant le lien entre le planning, les outils de gestion de la paie, des congés et même de bien-être.
En effet, un logiciel SIRH complet présente les mêmes avantages qu’un logiciel de planning – ergonomie, fiabilité, gain de temps, flexibilité et communication facilitée - auxquels s’ajoutent ceux du SIRH.
Avec un SIRH tout-en-un, les responsables et managers d’établissements dans le secteur de l’hôtellerie ou de la restauration peuvent par exemple intégrer les règles de la convention collective HCR en termes de gestion des heures supplémentaires. Une fois ce paramétrage effectué, ils peuvent gérer les heures supplémentaires de leurs équipes et autres éléments variables de paie (heures travaillées, chômées, repos, retard, congés, maladie…) à partir d’un seul et même outil et les exporter ensuite automatiquement vers leur logiciel de paie. Un gain de temps considérable et un risque d’erreur diminué !
Véritable couteau-suisse, un logiciel SIRH vient également en aide aux gérants et managers de l’hôtellerie-restauration pour tout ce qui concerne la gestion RH de leurs équipes. Si on met de côté les mastodontes du secteur, la majorité des établissements sont de petites ou moyennes structures qui n’ont pas les moyens d’employer quelqu’un dédié à la gestion RH. Il revient donc aux gérants et managers d’équipe de recruter, établir les contrats, gérer les congés et autres demandes RH. Un logiciel SIRH va leur simplifier la vie en centralisant toutes les données salariées (contrats de travail, bulletins de salaire, RIB, etc...) en un seul et même endroit, leur permettant également d’accéder aux indicateurs RH de leurs équipes pour mieux piloter la structure.
Vous l’avez compris, la gestion des plannings pour l’hôtellerie-restauration peut se faire via Excel, mais il existe aujourd’hui des outils dédiés qui s’adaptent aux besoins de fiabilité, de flexibilité et de communication des entreprises du secteur HCR.
Vous n’êtes pas encore persuadé que ce genre de solution est faite pour vous ? Notre guide dédié vous explique plus en détails pourquoi la digitalisation des plannings est la solution la plus efficace pour votre établissement, qu’il s’agisse d’un café, camping, bar, hôtel ou restaurant, et quelle que soit la taille de votre structure.
