Logiciel de gestion de planning d’équipe : organisez mieux, collaborez plus efficacement

Les plannings sont un pilier de l’organisation de l’entreprise. Lorsqu’ils sont tenus efficacement, l’activité de l’entreprise se déroule avec fluidité, sans perte de productivité. Le logiciel de planning trouve aussi une place centrale dans la gestion des absences et des congés.

Les demandes de congés ou d’absences sont centralisées dans le portail RH du logiciel, véritable module de gestion des congés et absences. Les responsables paramètrent un workflow de validation. Chaque demande envoyée par un collaborateur passe par son manager et, éventuellement, un second niveau d’approbation (N+2 ou RH). De cette manière, il est possible de vérifier :

• Le solde des congés payés disponibles. Le salarié est invité à modifier sa demande si le nombre de congés à prendre n’est pas suffisant, par exemple.
• La compatibilité de la demande avec les plannings des autres membres de l’équipe. Le manager s’assure de toujours disposer d’un collaborateur disponible pour maintenir l’activité. Il vérifie l’équilibre des congés dans son équipe. Par exemple, il alterne la prise de congés pendant la période de Noël dans le but de ne léser personne.

Le tableau de bord du logiciel de gestion de planning d’équipe affiche le solde de congés. Le compteur est mis à jour en temps réel. Il distingue les différents types de congés et les périodes de référence. Chaque collaborateur a accès à cette fonctionnalité à tout moment et depuis n’importe où. Il leur est possible de se connecter depuis chez eux afin de planifier leurs prochains congés avec leur conjoint, par exemple. Le manager, lui, a accès à son propre solde de congé, mais également à celui de tous les membres de son équipe. Ces informations l’aident à planifier sur plusieurs semaines les horaires et l’attribution des missions.

Le logiciel alerte automatiquement le manager des absences à venir. Ces rappels sont utiles pour réaliser les plannings sans erreurs. Ils lui permettent de communiquer plus efficacement avec ses collaborateurs. Tous les membres d’une équipe connaissent les absences de leurs collègues. Ils ne perdent pas de temps à essayer de joindre les absents. C’est un facteur d’efficacité au travail

La charge de travail est une problématique récurrente en entreprise. Les managers y sont particulièrement confrontés. L’enjeu est de trouver un équilibre entre efficacité dans la réalisation des missions et qualité de vie au travail. Les surcharges ou les temps morts nuisent au moral des équipes (stress, fatigue…). Ce sont des situations démotivantes. Elles peuvent entrainer une baisse de la productivité, mais également un turn-over plus important.

L’anticipation de la charge de travail est donc primordiale ; un plan de charge visuel aide le manager à équilibrer les effectifs.  Elle est évaluée en fonction des ressources matérielles et humaines, du temps nécessaire pour chaque tâche.

Le logiciel de planning d’équipe accompagne le manager dans cette tâche complexe. Le manager dispose d’une vue globale ou individuelle des plannings et des absences. Il peut ajuster les effectifs rapidement en fonction de la charge de travail estimée. Grâce à la solution digitale, sa gestion est ultra-flexible. Les imprévus, comme les perturbations sont pris en compte. L’activité est stable, les salariés disposent d’un équilibre satisfaisant.  

Vous vous demandez comment planifier la charge de travail ? Voici les étapes incontournables :

• Accordez du temps à la planification. Une bonne organisation préalable n’est jamais une perte de temps. Le logiciel de planning automatise les tâches récurrentes. Par exemple, l’outil inscrit automatiquement les congés validés dans les plannings.
• Fixez des objectifs précis à court, moyen et long terme. Avoir des buts à atteindre facilite la planification des activités. Pour cela, il est nécessaire de hiérarchiser les tâches afin de connaitre les objectifs à prioriser dans les plannings. De cette manière, vous identifiez également les tâches pouvant être décalées si nécessaire. 
  Disposez d’une vue d’ensemble sur les plannings. Avec le logiciel de gestion des plannings, c’est particulièrement facile !
• Laissez-vous toujours des marges de manœuvre pour faire face à un imprévu. Le quotidien d’une entreprise est semé d’événements inattendus. Soyez souple.
• Adoptez une planification réaliste dans le délai attribué à une mission dans le planning. Être trop exigeant sur la rapidité de vos collaborateurs risque de désorganiser rapidement vos emplois du temps.
• Mettez à jour les plannings lorsque c’est nécessaire. Grâce au logiciel de planning, les collaborateurs sont notifiés de tout changement en temps réel. Ils disposent de temps pour s’adapter.

Un chevauchement dans un planning correspond à la situation où deux rendez-vous ont lieu en partie à la même heure. Par exemple, une réunion a lieu de 11 h 00 à 12 h 00 et une autre réunion commence à 11 h 30.

Le doublon, lui, désigne l’organisation de deux rendez-vous en même temps. Par exemple, le même jour, le collaborateur a deux événements planifiés de 11 h 00 à 12 h 00 , un entretien individuel et une invitation à webinaire.

Ces deux situations sont particulièrement délétères pour la qualité de vie au travail, le moral des salariés, mais surtout leur efficacité.

Les conflits d’horaires ont plusieurs causes :

• Une mauvaise communication : les évolutions de planning ne sont pas notifiées dans les temps.
• Les imprévus ne sont pas pris en compte : un collaborateur doit garder un enfant malade. Une intervention urgente prend le pas sur toutes les autres missions. Un salarié ne se présente pas au travail sans avoir prévenu.
• Des erreurs humaines : réaliser les plannings sur un fichier Excel, à l’oral ou sur papier présente des risques. Des versions d’un même planning peuvent coexister. Une incompréhension peut survenir. Les feuilles volantes se perdent.
• Un manque d’encadrement dans la réalisation des plannings. Chaque manager procède à sa manière sans règles homogénéisées.

Centralisation, gain de temps, communication fluidifiée, cadre clair : le logiciel de gestion de planning d’équipe permet de pallier toutes les problématiques de conflit d’horaire.

Pour éviter les chevauchements et les doublons, la consultation des plannings de travail est incontournable. La vision précise offerte par le logiciel de planning et ses alertes anti-chevauchement évitent les conflits d’horaire.

L’utilisation d’alertes permet également de résoudre ces problématiques. En effet, cela participe à une communication fluide, à une notification rapide des personnes concernées par les changements. Il est ainsi possible d’éviter un chevauchement ou un doublon.

La lutte contre les conflits d’horaire est cruciale pour assurer le bon fonctionnement de l’entreprise. Les salariés sont plus satisfaits. L’absentéisme diminue. Les clients sont fidélisés grâce à des temps d’attente optimisés et à des interlocuteurs cordiaux pour leur répondre

Le logiciel de planning d’équipe permet de paramétrer plusieurs types d’alertes ou de notifications :

• Notification de début de congé : le manager reçoit un message pour l’informer du début d’un congé. La notification peut être envoyée le jour même, mais aussi en avance de quelques jours ou quelques semaines. C’est alors un bon moyen d’anticiper une absence. Le manager dispose d’informations concrètes pour anticiper les surcharges de travail.
• Notification de fin de congé : le message indique au manager ou à toute son équipe la date de retour d’un collègue. Chacun peut prévoir efficacement le retour du collaborateur.
• Alerte relative à un retard : le manager est prévenu de tout retard d’un salarié. Il peut modifier les emplois du temps en conséquence afin de s’assurer de la stabilité de l’activité. L’alerte peut laisser un délai de quelques minutes de flexibilité aux collaborateurs.
• Alerte relative à une absence injustifiée : de la même manière, le manager sait en temps réel si un employé n’est pas là.

Les alertes sont personnalisables facilement depuis les paramétrages du logiciel. Les équipes RH peuvent procéder aux programmations elles-mêmes. Elles peuvent également apprendre aux managers à le faire pour leur donner plus d’autonomie.

Il est possible de paramétrer différents types d’alertes et de fixer les délais d’envoi. La notification peut avoir lieu en temps réel ou de manière anticipée.