Le flex office, ou "bureau opéré" est un ensemble de solutions immobilières pour les entreprises. Zoom sur le flex office, un concept conciliant esprit collaboratif et agilité.
Quelle est la définition du flex office ?
Le flex office est une forme d’occupation de l’espace dans l’entreprise basée sur l'absence de bureau attitré. Dans cet environnement flexible, les bureaux individuels cèdent la place aux espaces collectifs. Les collaborateurs sans bureau fixe choisissent la zone de travail la mieux adaptée à la tâche à effectuer au moment T. En fonction de leurs besoins, les collaborateurs peuvent opter pour :
- Un bureau partagé (desk sharing) au sein d'un open space dynamique ou d'un espace coworking
- Une zone commune favorisant le travail collaboratif et la créativité comme une salle de réunion en accès libre
- Une bulle de confidentialité (cabine insonorisée) propice au calme et à la concentration
- Une phonebox pour passer ses appels, etc.
Quel est le fonctionnement d'un flex office ?
Ce modèle propose des espaces équipés. Des experts gèrent ces espaces pour un gain de temps côté employeur. Ce modèle de solution immobilière propose des bureaux partagés, flexibles et connectés. C'est une organisation de travail moderne, collaborative et dynamique.
Qui a inventé le flex office et quand ?
Cette pratique apparaît en France dans les années 90. Andersen Consulting utilise alors ce modèle pour la première fois pour ses salariés mobiles. Cette solution est liée au télétravail ou aux salariés en déplacements chez des clients.
Des espaces de travail repensés
Le flex office repose sur des espaces agréables à vivre et atypiques. Il est doté de pièces fermées (bureaux ou salles de réunion) et d'espaces ouverts. Les entreprises confient la gestion de ces espaces de travail à des entreprises spécialisées. Elles se chargent de repenser les bureaux et d'organiser les nouveaux espaces. Des services peuvent être ajoutés pour favoriser le bien-être des travailleurs.
Le salarié dispose de nombreux espaces pour un travail individuel, collaboratif, ou la détente. L'objectif est de favoriser la productivité en misant sur le bien-être du personnel.
Comment calculer le taux de flex office ?
Le taux de flex office est le rapport entre le nombre de postes de travail à disposition et le nombre de collaborateurs. Par exemple, avec un taux de 70 % de flex office, l'entreprise dispose de 0,7 poste de travail pour 1 collaborateur.
Les avantages du flex office
Les avantages du flex office sont nombreux. En voici quelques-uns.
- L'optimisation de l'espace assure un meilleur environnement de travail
- En cas d'externalisation de certains services, les coûts de l'entreprise se réduisent
- Les espaces d'un flex office offrent souvent une technologie de pointe
- Ces bureaux aménagés attirent les salariés
- Ces espaces repensés contribuent à une meilleure santé au travail
- Le salarié dispose d'une flexibilité d'organisation
- La collaboration entre les équipes s'améliore
- Ce modèle de bureaux ouverts favorise l'organisation du management horizontal
- Une opportunité de réduire les coûts du foncier des entreprises, en investissant dans un espace de travail plus petit
Quels sont les inconvénients d'une organisation type flex office ?
Le passage au flex office peut se heurter à quelques écueils. Qu'il s'agisse des collaborateurs ou de l'employeur, ce mode d'organisation du travail présuppose une certaine dose d'anticipation et d'ordre. Préparer et transporter son matériel de bureau. Changer chaque jour de bureau. Trouver sa place. S'installer dans un environnement dépersonnalisé. Faire place nette avant de quitter son poste de travail. Autant d’évolutions qui nécessitent une vigilance forte de la part des managers et de l’équipe pour que cette organisation soit au service de la qualité de vie au travail.
Comment faire apprécier le flex office aux salariés ?
Certains salariés sont réticents à travailler dans des espaces ouverts. Il est important de réaliser un audit interne pour déterminer le cadre du projet. Pendant cet audit, l'employeur interroge les salariés pour les intégrer au processus de réflexion. Un salarié sondé a plus de facilité à adhérer à un projet.
Choisir le flex office comme modèle d'espaces de travail demande une flexibilité de la part des collaborateurs. Des journées de préparation à ces nouveaux modes de travail peuvent être organisées pour favoriser la transition des salariés.
