Mieux gérer son temps grâce à l’agenda électronique

Avec la généralisation de nouveaux modes de travail (télétravail, travail hybride, présentiel), la gestion du temps est devenue une notion de plus en plus importante. Se libérer du temps est essentiel, et vous vous demandez certainement comment faire pour gérer et optimiser votre temps ? Ou comment faire pour “en gagner” ? Il existe alors un outil assez simple pour répondre à ces questions : l’agenda. Sa version électronique, lorsqu'elle est bien exploitée, permet de s’organiser personnellement et professionnellement.

C’est un des grands thèmes abordés par Baptiste Bénézet, co-fondateur de Teambakery, lors de son intervention dans notre dernier Canapé RH sur le thème du travail à distance : comment (re)trouver le bon rythme pour prendre soin de son équipe ?

Vous n’avez pas pu y participer ? Pas de panique ! Voici les conseils qui ont été donnés lors de nos échanges. Un nouveau billet signé la communauté

L’agenda électronique, c’est quoi ?

L’agenda a toujours eu une utilisation première : organiser son temps. Avec cet outil, il est possible de planifier des actions, des rendez-vous ou encore des tâches à faire à des moments précis de la journée.

Dans le milieu professionnel, vous pouvez imaginer que votre agenda électronique (souvent disponible depuis votre messagerie) est en fait votre open space dans lequel vous travaillez. Il vous permettra de noter tous vos rendez-vous qu’ils soient d’ordre personnel ou professionnel. Ainsi, les collaborateurs qui souhaitent venir vous voir ou vous contacter pourront venir voir dans votre agenda les moments où vous êtes disponible et les moments où vous ne l’êtes pas. Ils seront alors plus susceptibles de vous contacter aux moments où cela vous arrange.

Cet outil favorise donc l’équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle en intégrant dans votre agenda les rendez-vous personnels et les moments, comme tard le soir ou tôt le matin, où il ne faut pas vous déranger.

Les problèmes récurrents des agendas

Bien que très pratique, nous ne savons pas toujours comment organiser notre agenda, ce qui peut entrainer des problèmes quant à la lecture de celui ou quant à son efficacité.

Les problèmes les plus fréquents dans les agendas :

Un agenda pas clair, où il y a écrit « occupé » sans aucune raison explicite. Il est important d’indiquer pourquoi vous êtes occupé, afin que vos contacts puissent déterminer s’ils peuvent vous contacter ou non.
Un agenda trop optimiste, où les réunions s’enchaînent sans temps de pause, sans prendre en compte les temps de déplacement ou les temps pour passer d’un sujet à un autre.
Un agenda pas assez rempli.
Un agenda fragmenté, par exemple où les réunions s’enchaînent de demi-heure en demi-heure sur des sujets différents.

Quelques conseils pour optimiser votre agenda

Le premier conseil pour avoir un agenda qui fonctionne est de le rendre explicite pour soi-même, mais également pour les autres. Pour cela, vous pouvez mettre en place deux créneaux d’un quart d’heure le lundi et le vendredi.

Le créneau du lundi vous permettra d’organiser votre semaine, les points forts, les priorités ainsi que d’expliciter les zones de travail de fond.
Le créneau du vendredi vous permettra de prendre du recul sur la semaine qui est passée et de voir ce qui a fonctionné ou pas et ainsi d’améliorer votre organisation.

Ces créneaux vous permettront également d’apprendre à gérer les aléas et les imprévus en mettant en place des temps tampons spécifiques à la gestion de ces imprévus. De plus, dans la création de son agenda, il faut rester fidèle à la réalité de ce que l’on peut faire, de l’énergie que l’on dispose et ne pas hésiter à dire non à des tâches ou actions que l’on sait que l’on ne pourra pas faire en temps et en heure. Il faut donc d’abord vous occuper de vous et de votre bien-être avant de penser aux autres.

Le second conseil est de questionner votre agenda actuel pour comprendre ce qui fonctionne ou ce qui ne fonctionne pas. Ainsi, vous pourrez identifier les zones d’amélioration sur les différents types d’actions que vous avez à faire.

Voici quelques exemples :

Réunions internes

Quels sont mes rendez-vous internes récurrents ?
Sont-ils au bon endroit ? Ont-ils la bonne durée ?
Peuvent-ils être optimisés en envoyant des informations en amont ?

Réunions externes

Ai-je pris en compte la préparation et le temps de transport ?

Sujets à faire avancer

Quels sont les sujets importants de la semaine ?
Quel niveau d’implication et d’énergie requièrent-ils ?

Énergie

Êtes-vous plus efficace le matin sur les sujets de fond ?
Êtes-vous plus disponible l’après-midi pour les interactions ?

L'agenda est un outil très individuel et personnalisé, il doit donc vous ressembler et pour cela, vous devez vous apprendre à vous connaître. Cet outil vous permettra ainsi de mieux communiquer avec vos collègues aux moments les plus opportuns pour vous.

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Découvrez un court aperçu de notre module "Organisez les temps"