Lorsque l'entreprise se développe et que les effectifs augmentent, Excel atteint vite ses limites. Ce qui au départ faisait très bien l'affaire pour gérer les plannings se transforme alors en une perte de temps pour les managers et devient une solution non fiable.
Si vous hésitez à abandonner Excel ou votre logiciel de planning gratuit, découvrez 5 raisons qui démontrent qu'il est temps de passer à une solution supérieure adaptée à vos besoins !
1/ Un risque d'erreurs (trop) élevé
Un collaborateur censé travailler est finalement absent ? Il va falloir penser à corriger cela sur le fichier Excel, car vous ne recevrez aucune alerte pour vous le rappeler. Or, dans le feu de l'action, le manager est davantage préoccupé à trouver une solution pour maintenir le bon fonctionnement du service plutôt qu'à mettre à jour le planning horaires.
Conséquence ? Les actions et décisions prises sur la base des données Excel sont erronées et cela a un impact direct sur la performance de l'équipe ainsi que sur la satisfaction des collaborateurs.
2/ Centraliser les données ? Mission impossible !
Les plannings horaires sont utiles aux managers pour organiser l'activité, répartir la charge de travail et optimiser la performance. Et c'est à partir du planning que le service RH détermine la paie et gère les compétences et l'évolution des carrières.
Autrement dit, managers et RH ont chacun des besoins spécifiques. Malheureusement, Excel ne permet pas de les satisfaire.
Résultat ? Chacun est obligé de piocher les données qui l’intéressent dans le planning Excel et de les saisir dans un autre outil. C’est donc une perte de temps doublée d’un risque d’erreurs !
👍 Coup de pouce : Une bonne gestion des plannings soulèvent plusieurs enjeux : performance, bien-être, conformité légale ou encore fiabilité de la paie. Plusieurs solutions existent pour vous aider à piloter efficacement le planning de vos équipes. On vous dit tout dans notre guide dédié :
3/ Des données non sécurisées
Soyons directs : l’outil Excel n’est pas le choix idéal en matière de sécurité. Les données stockées sur les fichiers sont exposées et non protégées. Or avec la réglementation RGPD, l’entreprise est légalement responsable de la sécurité des données personnelles collectées et conservées.
C'est donc à vous de faire le nécessaire pour protéger les données à caractère personnel, car Excel ne prévoit pas, par exemple, de service de stockage sécurisé pour les archiver. De même, à vous de créer un mot de passe pour accéder au planning et de le mettre régulièrement à jour.
4/ L’absence de mises à jour automatiques
La réglementation législative et conventionnelle a évolué ? La base horaire d’un collaborateur a été augmentée ? Des salariés ont quitté l’entreprise et sont remplacés par de nouvelles recrues ? Avec Excel, ces données ne sont pas automatiquement mises à jour. Les informations sont donc obsolètes.
Vous l’aurez donc compris, à vous manager et RH de les régulariser sur Excel. Et qu’on se le dise, dans certains secteurs tels que le commerce, la restauration et l’industrie, cette option est inadaptée à la complexité et à la variabilité des plannings et des horaires !
Cette absence de mises à jour automatiques est donc une perte de temps et un risque d’erreurs élevé qui impactent directement la performance et le bien-être des équipes.
5/ Les plannings Excel sont inadaptés aux smartphones
Si vous avez déjà essayé de consulter le planning Excel sur votre mobile, vous savez que c’est un vrai casse-tête. Le fait est que cet outil n’est pas pensé pour être « responsive ». Alors, comment avoir une bonne visibilité sur leur emploi du temps si les collaborateurs sont obligés de se connecter à un ordinateur pour accéder au planning ou se rendre dans la salle de repos ?
Comment être informé instantanément d’une modification du planning si le logiciel n’est pas pensé pour envoyer une notification automatique aux équipes ? Forcément, cela aura des conséquences négatives sur l’organisation et le bien-être des salariés.
Les limites d'Excel que nous venons de lister vous sont familières ? Alors, il est temps de passer à la digitalisation des plannings horaires pour gagner du temps et être plus efficace ! Fiabilisez l'organisation de vos plannings et fluidifiez la communication à l'aide de notre module dédié :
