Le recrutement d'un salarié implique plusieurs obligations pour l'employeur. Anciennement DUE, la déclaration préalable à l'embauche (DPAE) est l'une de ces formalités obligatoires. À qui s'adresse-t-elle ? Quand et comment faire une DPAE ? Nous apportons ici des réponses concrètes à ces questions.
Qu'est-ce qu'une DPAE ?
La DPAE (déclaration préalable à l’embauche) est une procédure qui permet à l’employeur de signaler son intention d’embaucher un salarié. Elle doit être effectuée auprès de l’Urssaf, et regroupe différentes formalités obligatoires en une démarche unique. Selon l'article L1221-10 du Code du travail, le recrutement d'un salarié nécessite systématiquement une DPAE. Cette obligation vise à lutter contre le délit de travail dissimulé. Elle doit être effectuée au plus tard 8 jours avant la date effective de l’embauche du salarié.
À quoi sert une déclaration préalable à l'embauche ?
La formalité de la DPAE ne s'effectue qu'une seule fois auprès d'un interlocuteur unique : l'Urssaf. C'est une mesure de simplification des obligations déclaratives de l'employeur liées à l'embauche.
Elle permet à un établissement de remplir certaines déclarations auprès de différents organismes en un seul formulaire. Les voici :
- déclarer une première embauche dans l'établissement
- demander l'affiliation au régime d'assurance chômage
- demander l'adhésion à un service de santé au travail
- lister les salariés de l'entreprise en vue de préparer la déclaration annuelle des données sociales (DADS)
En outre, cette déclaration d'embauche affranchit le salarié des obligations suivantes :
- son immatriculation au régime général de la Sécurité sociale pour l'ouverture de ses droits
- la déclaration de son embauche auprès du service de santé au travail pour la visite médicale obligatoire
Quand l'employeur doit-il réaliser la DPAE ?
L'employeur déclare l'embauche du salarié dans un délai de 8 jours avant le début effectif du contrat de travail. La DPAE s'envoie à l'Urssaf. Cette déclaration est un moyen de preuve de la date réelle de prise de poste auprès des services de contrôle.
Pour quelles embauches envoyer une DPAE ?
Une DPAE s'établit uniquement pour chaque embauche d'un salarié relevant du régime général de la Sécurité sociale. Cette déclaration est obligatoire. Elle concerne tous les secteurs d'activité, toutes les formes juridiques et tous les types de contrats de travail. Pour les assistantes maternelles, les entreprises de travail temporaire et les départements d'Outre-mer, il existe des dispositions particulières.
Quid des DPAE pour les apprentis et stagiaires ?
L'employeur a l'obligation de procéder à une DPAE auprès de l'Urssaf pour l'embauche d'un apprenti. Ce dernier est un salarié de l'entreprise au sens du Code du travail, contrairement aux stagiaires. Pour ces derniers, aucune DPAE n'est à établir. Il convient en revanche de les mentionner dans une partie spécifique du registre du personnel.
Renouvellement de CDD : une nouvelle DPAE est-elle nécessaire ?
Pour le renouvellement d'un CDD, l'employeur n'établit pas toujours une nouvelle DPAE. Les deux contrats de travail à durée déterminée doivent se succéder. L'employeur procède à une nouvelle déclaration d'embauche en cas d'interruption (même d'un jour) entre les CDD.
Comment procéder à la DPAE ?
Remplir une DPAE exige les éléments suivants :
- la dénomination sociale, l'adresse de l'entreprise, ainsi que le numéro SIRET
- le code NAF (APE) de l'établissement
- le service de santé au travail de l'entreprise
- l'identité et le numéro de Sécurité sociale du salarié
- la date et heure d'embauche, ainsi que les informations relatives au contrat de travail
Comment transmettre la déclaration préalable à l'embauche ?
Depuis le 1er juillet 2022, l'employeur ne peut plus envoyer les DPAE à l'Urssaf par mail. La transmission par flux CFT disparaît également d'ici fin 2022. Il convient de préconiser l'envoi de la DPAE par voie dématérialisée.
Comment faire une DPAE en ligne ?
Pour une première embauche dans l'établissement, il est possible d'effectuer la DPAE directement sur le site de l'Urssaf. Créer un compte employeur s'impose alors. Pour les embauches suivantes, les DPAE s'effectuent via le compte net-entreprises.fr.
L'employeur remplit le formulaire directement en ligne. Il peut déposer le fichier de DPAE issu de son logiciel de paie ou de ressources humaines. Les informations concernant l'entreprise sont préremplies. L'accusé de réception de la déclaration se conserve jusqu'à l'établissement de la DADS.
Comment annuler ou supprimer une DPAE si l'embauche n'a pas lieu ?
Une erreur s'est glissée dans la DPAE ? L'entreprise dispose de deux jours pour la modifier sur l'espace employeur. Passé ce délai, il faut établir une nouvelle DPAE. Celle-ci annule et remplace la précédente. Il est possible de modifier la date et l'heure d'embauche, l'identité du salarié et le type de contrat de travail.
Si l'embauche n'a pas lieu lors d'une première DPAE, il convient de contacter l'Urssaf dans les meilleurs délais. L'organisme annule l'ouverture du compte employeur. Outre le cas d'une première embauche, il n'y a pas de démarche à faire. La DPAE n'induit pas une embauche effective. Elle n'implique donc aucune conséquence. C'est une déclaration d'intention.
Comment récupérer l'accusé de réception d'une DPAE ?
L'employeur reçoit l'accusé de réception de la DPAE immédiatement après envoi. Mieux vaut l'imprimer ou la conserver numériquement. Elle reste disponible sur le compte net.entreprise.fr. Pour la trouver, il suffit de cliquer sur DPAE, puis de chercher dans la colonne "accusé de réception". Depuis le site de l'Urssaf, l'employeur réimprime la DPAE en passant par l'onglet "mes documents", puis "accusé de réception DPAE".
Quelles sont les sanctions en cas de défaut de DPAE ?
En cas de non-respect de cette obligation déclarative, l'employeur encourt plusieurs sanctions. Sur le plan pénal, la non-déclaration intentionnelle de l'embauche d'un salarié constitue un délit pour travail dissimulé. L'employeur encourt également des sanctions civiles avec une pénalité financière égale à 300 fois le taux horaire du minimum garanti. Enfin, des déclarations administratives s'appliquent. L'Urssaf peut demander une régularisation des cotisations de Sécurité sociale non perçues en raison du travail dissimulé.
Les sanctions pèsent uniquement sur l'employeur. Ce dernier ne peut pas invoquer la négligence d'un tiers. C'est à lui seul de vérifier l'envoi de la DPAE. Cela vaut même en cas de délégation de cette déclaration au service RH, ou au cabinet comptable.
Toutes les clés pour bien établir la déclaration préalable à l'embauche d'un salarié sont maintenant exposées. L'employeur ne doit pas oublier de remettre une copie de la DPAE au salarié. À défaut, il peut mentionner l'organisme social destinataire de la déclaration dans le contrat de travail. Il ne reste plus à l'employeur qu'à remplir ses autres obligations pour toute embauche d'un nouveau salarié.
Pour que l’intégration de vos nouvelles recrues se déroule au mieux, vous devez soigner leur parcours d’intégration. Engagement et fidélisation des collaborateurs, développement de la marque employeur… on ne compte plus les bienfaits d’un onboarding réussi ! Découvrez dans ce livre blanc comment le digital accompagne votre processus d’onboarding.
