Un salarié en arrêt maladie ? Un accident du travail à déclarer ? Une collaboratrice en congé maternité ? Ces situations, toutes différentes, ont un point commun pour le service RH : le calcul des IJSS sur la fiche de paie ! Mais à chaque événement correspond un traitement particulier. À cela s’ajoutent les dispositions internes à l’entreprise : subrogation ou pas, par exemple ? Alors, voici un condensé de ce que vous devez savoir sur les IJSS afin de faire une paie sans casse-tête !
Sommaire
Les Indemnités Journalières de la Sécurité Sociale, appelées communément « IJSS » représentent la part d’indemnisation spécifique de la Caisse d’Assurance Maladie en cas d’absence non prévue, en rapport avec l’état de santé du professionnel. Les situations suivantes peuvent donner lieu à une indemnisation :
Le versement des indemnités démarre après un délai de carence de trois jours. Elles sont généralement versées par tranches de 14 jours jusqu’à la date de fin de l’absence, selon une logique calendaire. La durée de versement des IJSS est limitée à 360 jours sur une période de trois ans, à l’exception des affections longue durée.
A compter du 1ᵉʳ avril 2025, voici les montants clés actualisés concernant les IJSS :
La durée des IJSS varie en fonction de la nature de l'arrêt de travail.
Les IJSS sont versées pendant une durée maximale de 360 jours sur une période de 3 ans (hors affections de longue durée).
En cas d'ALD, les IJSS peuvent être versées jusqu'à 3 ans, sous réserve de l'avis du service médical de l'Assurance Maladie.
Les IJSS sont versées sans limite de durée, jusqu'à la consolidation ou la guérison, sous contrôle médical.
Depuis le 1ᵉʳ juillet 2021, la durée du congé paternité est de 25 jours calendaires pour une naissance simple, et de 32 jours en cas de naissances multiples.
Depuis le 1ᵉʳ juillet 2020, tout salarié a droit à un congé de deuil de 8 jours en cas de décès d'un enfant âgé de moins de 25 ans ou d'une personne âgée de moins de 25 ans à sa charge effective et permanente. Les IJSS sont alors versés.
Les IJSS représentent des revenus de remplacement, en raison d’un arrêt maladie, par exemple. À cet effet, elles figurent sur le bulletin de salaire du professionnel concerné. Il convient d’ajouter le complément de salaire, correspondant à la part obligatoire de l’employeur afin de garantir le maintien de salaire de l’employé.
Si une absence de ce type arrive au sein de l’entreprise, vous aurez plusieurs actions à réaliser pour traiter les IJSS sur la fiche de paie.
Tout d’abord, vous devrez vérifier que le salarié remplit les conditions pour obtenir une indemnisation de l’Assurance Maladie, à savoir :
Ces conditions réunies garantissent un taux de cotisation suffisant par le salarié afin de bénéficier d’indemnités.
Ensuite, vous avez besoin de calculer le montant de l’indemnité journalière, sur la base des trois derniers salaires bruts du collaborateur. Ce montant journalier sert de salaire de référence et sera calculé également par la Sécurité Sociale.
Le montant des IJSS correspond à un pourcentage spécifique du salaire journalier de base en selon les cas de figure. Par exemple, pour un arrêt maladie, les IJSS correspondent à 50 % du salaire brut de référence. À cela peuvent s’ajouter des conditions spécifiques. Ainsi, un salarié en arrêt maladie et ayant au moins trois enfants, verra son pourcentage d’indemnités revu à la hausse à partir du 31ème jour d’absence (soit 66,66 % de son salaire journalier).
Autre situation : en cas d’accident du travail, les IJSS représentent 60 % du salaire de référence durant les 28 premiers jours, puis 80 % du salaire journalier à partir du 29ème jour.
Enfin, les IJSS brutes sont transformées en IJSS nettes, en retenant 0,5 % du montant brut au titre de la Contribution au Remboursement de la Dette Sociale (CRDS) et 6,2 % pour la Contribution Sociale Généralisée (CSG).
En résumé, un exemple de fiche de paie avec IJSS ne peut résumer, à lui seul, l’ensemble des possibilités de traitement. Les critères à considérer sont multiples et évolutifs selon la durée de l’absence.
La subrogation est une opération administrative et financière consistant à faire l’avance des IJSS au salarié en arrêt. Il perçoit ainsi le maintien de salaire ainsi que les IJSS correspondant à sa situation à la fin du mois sur sa fiche de paie.
Pour ce faire, vous devez déclarer la subrogation dans la DSN du mois concerné, en indiquant les dates de début et de fin de subrogation. Cette disposition n’est pas obligatoire pour l’employeur, mais il s’agit d’une mesure valorisée sur le plan RH, car il s’agit d’une mesure favorable pour le salarié.
Le calcul des indemnités, avec ou sans subrogation, reste le même. Mais les écritures comptables et les saisies des IJSS sur la fiche de paie varient, puisque c’est l’employeur qui perçoit le montant des IJSS de subrogation. Vous devez, dans ce cas, faire état de l’avance des IJSS sur la fiche de paie et les intégrer au salaire net.
Deux raisons principales peuvent amener à ajuster les IJSS sur la fiche de paie :
Les IJSS versées en cas de maladie d'origine non professionnelle sont imposables et doivent être déclarées dans les revenus du salarié. Les IJSS perçues en cas d’accident du travail ou de maladie professionnelle sont exonérées d'impôt sur le revenu.
Le traitement des IJSS augmente vos actions avant, pendant, et après la paie. En cas de subrogation, vous devez suivre l’état des remboursements par la Sécurité Sociale et procéder à des régularisations sur la paie suivante. De plus, les IJSS doivent être comptabilisées afin de constater les débits et les crédits relatifs au versement des indemnités. Cette série d’opérations n’est pas sans conséquence sur la gestion de la paie. Les retours sur les informations à suivre sont nombreux pour le gestionnaire.
Pour de nombreuses entreprises, le calcul des IJSS fait partie des facteurs décisifs pour utiliser un logiciel de paie. L’offre Eurécia Paie propose justement un paramétrage avancé afin d’optimiser le traitement de IJSS et réaliser des fiches de paie sans erreur.
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L’import Périodique des Utilisateurs permet de créer et mettre à jour les fiches des salariés dans Eurécia depuis un système tiers en évitant toute ressaisie.
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Produits concernés :
Il est possible de synchroniser l’ensemble des champs de la fiche du salarié d’Eurécia, en fonction des données disponibles et renseignées dans le logiciel de paye, l’annuaire d’entreprise (LDAP) ou tout autre système d’information interne.
Les données de la fiche salarié les plus couramment synchronisées sont : nom, prénom, email, matricule, date d’embauche, date de départ, type de contrat, horaire de travail, département d’affectation, site géographique, manager, barème de remboursement applicable, profil utilisateur, langue d’utilisation, date de naissance, numéro de sécurité social, adresse, coordonnées bancaires …
Cet import est automatisable depuis votre serveur FTP ou SFTP.
Les utilisateurs de Sage Paie ont la possibilité de mettre à jour les informations du logiciel Eurécia à partir des informations de la base de données de Sage Paie, en version propriétaire ou SQL.
En complément du service proposé dans l'import périodique standard, cette offre inclut un exécutable à déployer directement sur votre serveur Sage afin de générer le fichier de sortie contenant toutes les informations disponibles dans Sage en vue de leur importation dans Eurécia. Vous vous affranchissez ainsi de cette opération.
L’import des bulletins de salaire est une fonctionnalité permettant d’importer les bulletins de salaires issus d’un logiciel de paie dans le dossier salarié d’Eurécia.
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Produit concerné :
Les salariés sont informés par email que le bulletin est disponible.
Le responsable RH ou l’administrateur réalise chaque mois l’import dans Eurécia.
Le logiciel lit des fichiers contenant l’ensemble des bulletins de salaire, au format PDF ou ZIP, et s’appuie sur la reconnaissance du numéro de sécurité social combinée au nom et prénom de chaque salarié pour identifier quel bulletin doit être importé dans quel dossier salarié.
Chacun ne voit que ses propres bulletins de paie, ni plus, ni moins :
Cette fonctionnalité permet de comptabiliser et commander le nombre de titres restaurants mensuels qui doivent être distribués à chaque salarié.
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Produits concernés :
Elle rend plus simple et rapide le processus de gestion et de commande des titres restaurants.
Le logiciel s’appuie sur la base horaire de travail du salarié (temps plein ou temps partiel) pour calculer le nombre théorique de titres restaurant de chaque mois. Puis, en fonction des absences et des notes de frais réalisées, le nombre est ajusté pour correspondre exactement au droit de chaque salarié.
Le responsable RH ou comptable peut alors exporter en un clic l’ensemble de ces informations pour passer sa commande auprès de son fournisseur de titres restaurant, puis réaliser la distribution contre signature auprès de chacun des salariés concernés.
Et la carte titres restaurant ?
La solution Eurécia est également compatible avec la commande et la recharge de titres restaurant au format dématérialisés via Swile (anciennement Lunchr)
