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Registre Unique du Personnel : Modèle Excel à télécharger
Mis à jour le 31/03/2025
Le registre unique du personnel fait partie des obligations RH incontournables. Il permet d’enregistrer toutes les informations administratives des salariés. La tenue de ce document présente plusieurs challenges. Il doit être présenté aux instances sociales de contrôle. Il doit également être traité de manière confidentielle du fait de la sensibilité des données contenues. Vous cherchez à disposer d’un registre facile à utiliser, complet et conforme à la réglementation française ? Découvrez notre modèle de registre unique du personnel !
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Sommaire
Qu'est-ce que le registre unique du personnel ?
Le registre unique du personnel est un document obligatoire pour les entreprises en France. Il s'agit d'un registre où sont consignées toutes les informations relatives aux salariés de l'entreprise. Ce registre contient des renseignements tels que les coordonnées personnelles des employés, les dates d'embauche et de départ, les types de contrats de travail, les absences et les congés, ainsi que les éventuelles sanctions disciplinaires. Le but du registre unique du personnel est de centraliser toutes ces données pour faciliter leur gestion et leur suivi, tout en garantissant la confidentialité des informations. Il doit être mis à jour régulièrement et être accessible aux autorités compétentes en cas de contrôle.
Présentation de notre modèle de registre unique du personnel
Notre modèle de registre unique du personnel est un outil essentiel pour une gestion efficace des employés. Conforme aux exigences légales en France, il centralise toutes les informations-clés : coordonnées, dates d'embauche et de départ, types de contrats, absences, congés, et sanctions disciplinaires. Facile à utiliser, il offre une visibilité complète sur votre effectif tout en garantissant la confidentialité des données personnelles. Simplifiez la gestion des ressources humaines de votre entreprise tout en restant en conformité avec la loi. Optez pour notre modèle et bénéficiez d'un outil fiable et sécurisé pour une gestion optimale de votre personnel.
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Comment faire un registre unique du personnel ?
Le registre unique du personnel doit contenir des mentions obligatoires.
Les données sur l’identité du collaborateur :
- Son nom et son prénom ;
- Sa nationalité ;
- Son sexe ;
- Sa date de naissance.
Les informations sur le poste occupé :
- La qualification du salarié ;
- Le poste occupé ;
- La date d’entrée dans l’établissement (et la date de sortie, le cas échéant) ;
- La date d’autorisation d’une embauche ou d’un licenciement.
Les données liées à une situation particulière :
- Le numéro de titre de travail pour les salariés étrangers (une copie du titre doit être annexée au registre) ;
- La mention « contrat à durée déterminée », le cas échéant ;
- La mention « temporaire », pour les intérimaires ;
- La mention « mise à disposition par un groupement d’employeurs », si nécessaire ;
- La mention « salarié à temps partiel » ;
- La mention « apprenti » ou « contrat de professionnalisation ».
Chaque contrat différent effectué par un même salarié doit faire l’objet d’une ligne distincte en fonction de sa date de commencement.
Le stagiaire doit faire l’objet d’informations spécifiques.
- Le nom de son tuteur ;
- Le lieu du stage ;
- La date de début et de fin du stage.
Quelle est la structure du registre unique du personnel ?
Nous l’avons vu, aucune forme n’est obligatoire pour tenir son registre unique du personnel. Néanmoins, pour être le plus fonctionnel possible, le registre doit être structuré d’une certaine façon.
Tout d’abord, il est préférable de le constituer sous forme de tableau. Chaque ligne correspond à un contrat de travail précis d’un collaborateur. Chaque colonne peut être prédéfinie pour contenir une information spécifique.
- Nom, prénom ;
- Date de naissance ;
- Type de contrat ;
- Nationalité ;
- Date d’entrée ;
- Date de sortie ;
- Poste ;
- Qualification ;
- Etc.
C’est la raison pour laquelle, un fichier Excel peut tout à fait convenir pour votre registre unique du personnel.
Bon à savoir : Les annexes
Un fichier Excel permet d’annexer des scans ou des documents. L’important est de veiller à toujours garder la place des annexes au même endroit dans vos serveurs.
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