Téléchargez votre Registre Unique du Personnel (Excel)

Le registre unique du personnel fait partie des obligations RH incontournables. Il permet d’enregistrer toutes les informations administratives des salariés. La tenue de ce document présente plusieurs challenges. Il doit être présenté aux instances sociales de contrôle. Il doit également être traité de manière confidentielle du fait de la sensibilité des données contenues. Vous cherchez à disposer d’un registre facile à utiliser, complet et conforme à la réglementation française ? Découvrez notre modèle de registre unique du personnel !

Qu'est-ce que le registre unique du personnel ?

Le registre unique du personnel est un document obligatoire pour les entreprises en France. Il s'agit d'un registre où sont consignées toutes les informations relatives aux salariés de l'entreprise. Ce registre contient des renseignements tels que les coordonnées personnelles des employés, les dates d'embauche et de départ, les types de contrats de travail, les absences et les congés, ainsi que les éventuelles sanctions disciplinaires. Le but du registre unique du personnel est de centraliser toutes ces données pour faciliter leur gestion et leur suivi, tout en garantissant la confidentialité des informations. Il doit être mis à jour régulièrement et être accessible aux autorités compétentes en cas de contrôle.

Présentation de notre modèle de registre unique du personnel

Notre modèle de registre unique du personnel est un outil essentiel pour une gestion efficace des employés. Conforme aux exigences légales en France, il centralise toutes les informations-clés : coordonnées, dates d'embauche et de départ, types de contrats, absences, congés, et sanctions disciplinaires. Facile à utiliser, il offre une visibilité complète sur votre effectif tout en garantissant la confidentialité des données personnelles. Simplifiez la gestion des ressources humaines de votre entreprise tout en restant en conformité avec la loi. Optez pour notre modèle et bénéficiez d'un outil fiable et sécurisé pour une gestion optimale de votre personnel.

Comment faire un registre unique du personnel ?

Le registre unique du personnel doit contenir des mentions obligatoires.

Les données sur l’identité du collaborateur :
- Son nom et son prénom ;
- Sa nationalité ;
- Son sexe ;
- Sa date de naissance.
Les informations sur le poste occupé :
- La qualification du salarié ;
- Le poste occupé ;
- La date d’entrée dans l’établissement (et la date de sortie, le cas échéant) ;
- La date d’autorisation d’une embauche ou d’un licenciement.
Les données liées à une situation particulière :
- Le numéro de titre de travail pour les salariés étrangers (une copie du titre doit être annexée au registre) ;
- La mention « contrat à durée déterminée », le cas échéant ;
- La mention « temporaire », pour les intérimaires ;
- La mention « mise à disposition par un groupement d’employeurs », si nécessaire ;
- La mention « salarié à temps partiel » ;
- La mention « apprenti » ou « contrat de professionnalisation ».

Chaque contrat différent effectué par un même salarié doit faire l’objet d’une ligne distincte en fonction de sa date de commencement.

Le stagiaire doit faire l’objet d’informations spécifiques.

Le nom de son tuteur ;
Le lieu du stage ;
La date de début et de fin du stage.

Infographie des mentions obligatoire sur un registre unique du personnel

Quelle est la structure du registre unique du personnel ?

Nous l’avons vu, aucune forme n’est obligatoire pour tenir son registre unique du personnel. Néanmoins, pour être le plus fonctionnel possible, le registre doit être structuré d’une certaine façon.

Tout d’abord, il est préférable de le constituer sous forme de tableau. Chaque ligne correspond à un contrat de travail précis d’un collaborateur. Chaque colonne peut être prédéfinie pour contenir une information spécifique.

Nom, prénom ;
Date de naissance ;
Type de contrat ;
Nationalité ;
Date d’entrée ;
Date de sortie ;
Poste ;
Qualification ;
Etc.

C’est la raison pour laquelle, un fichier Excel peut tout à fait convenir pour votre registre unique du personnel.

Bon à savoir : Les annexes

Un fichier Excel permet d’annexer des scans ou des documents. L’important est de veiller à toujours garder la place des annexes au même endroit dans vos serveurs.

FAQ : modèle registre unique du personnel

Quelles sont les personnes pouvant consulter le registre unique du personnel ?

Le registre unique du personnel peut être consulté par différentes personnes :

Les équipes RH en charge de ce document ;
Les membres de l'équipe de direction ayant à en connaître les données ;
Les membres du CSE ;
Les agents de l'URSSAF et de l'inspection du travail ;
Les salariés (uniquement pour la ligne les concernant).

Quelles sont les obligations légales liées au registre unique du personnel ?

Le registre unique du personnel regroupe les informations principales (les plus utiles) du dossier de chaque collaborateur.

Les salariés en CDI (Contrat à durée indéterminée) et en CDD (Contrat à durée déterminée) ;
Les alternants, les apprentis ;
Les stagiaires ou les volontaires en service civique ;
Les intérimaires.

Tous les employeurs sont tenus de tenir un registre unique du personnel, dès l'embauche d'un premier salarié. Il existe deux exceptions.

Les associations utilisant le chèque emploi associatif ;
Les particuliers employant un professionnel.

Le registre unique est prévu aux articles L 1221-13 et suivant du Code du travail. Les mentions à faire figurer dans le document sont, elles, précisées aux articles D 1221-23 à D 1221-27 du Code du travail. Enfin, pour les personnes en services civiques, les dispositions liées au registre unique sont situées à l'article L 120-1 du Code du service national.

Les mentions obligatoires à faire figurer dans le registre unique concernent :

L'identification de la personne employée ;
Les informations relatives à la carrière du salarié dans l'entreprise ;
Le type de contrat ;
Les autorisations de travail des travailleurs étrangers ;
Des informations sur les stagiaires et les intérimaires.

Il n'existe aucune obligation sur le format du registre unique du personnel. Il peut être papier ou sous forme électronique. La seule obligation est d'offrir des garanties de contrôles suffisantes aux organismes sociaux (URSSAF ou inspection du travail) ou au CSE (Comité social et économique).

Quelles sont les conséquences d'une non-conformité dans la tenue du registre unique du personnel ?

Le fait de tenir un registre unique du personnel n'est pas suffisant. Il faut également s'assurer de la véracité et de l'exhaustivité des informations contenues dans le document.

Si l'employeur ne respecte pas ses obligations en matière de registre unique du personnel, il peut être condamné à payer une amende de 3 750 euros par salarié pour lequel des manquements sont constatés. Il s'agit d'une contravention de 4e classe. Le dirigeant peut être condamné à une amende personnelle de 750 euros par salarié concerné par les manquements.

De plus, le fait de ne pas présenter le registre aux représentants des organismes sociaux peut être qualifié de délit d'entrave et entraîner une condamnation pénale .

Bon à savoir : La consultation du CSE

L'employeur peut tenir un registre informatique unqiuement après avoir recueilli l'avis du CSE sur le sujet. S'il ne l'a pas fait, il peut être contraint de tenir un registre papier.

En complément de la sanction financière, l'entreprise est également tenue de se mettre en conformité.

Enfin, le registre unique du personnel est considéré comme un traitement de données personnelles aux yeux de la CNIL (Commission nationale de l'informatique et des libertés). Chaque collaborateur dispose donc d'un droit de regard sur les informations du registre. Dans le cas contraire, l'employeur peut se voir puni par les sanctions prévues dans le RGPD (Règlement général sur la protection des données). L'amende administrative peut s'élever à 4 % du chiffre d'affaires annuel mondial.

Quelles sont les particularités du registre unique du personnel pour les entreprises multisites ou multi-établissements ?

L'entreprise est tenue de constituer un registre unique du personnel pour chaque établissement. Une entreprise multi-site doit donc tenir plusieurs registres. Plus la société est grande, plus l'organisation des différents registres est complexe.

Bon à savoir : La définition d'établissement

Un établissement représente un site de l'entreprise individualisé géographiquement. Il est juridiquement rattaché à l'entreprise. Un établissement peut être le siège social (le centre de la vie juridique de l'entreprise), l'établissement principal (le lieu principal d'exploitation de l'activité) ou les établissements secondaires (tous les autres lieux de l'entreprise). Un établissement peut tout aussi bien être un commerce, un entrepôt, un lieu de production (usine), des bureaux, un laboratoire, etc.

Les équipes RH assurent la coordination comme la centralisation des informations dans le ou les registre(s) unique(s). Il est essentiel de mettre en place des procédures et des échanges entre les différents responsables des registres pour s'assurer de leur bonne tenue.

Le registre du site est tenu à la disposition du CSE de cet établissement. S'il existe un CSE central, il peut accéder à tous les registres uniques du personnel de l'entreprise.

Quelles sont les bonnes pratiques pour archiver et conserver le registre unique du personnel ?

Le registre unique du personnel doit être conservé 5 ans après la sortie du salarié de l'entreprise. Les informations sur chaque collaborateur doivent être inscrites de manière :

Chronologique : une ligne du registre est ouverte pour chaque nouvel arrivant. Les lignes se suivent sous forme de liste en fonction de la date d'arrivée du collaborateur. Si des évènements postérieurs sont à inscrire, ils le sont au moment de leur survenance.
Indélébile : les données inscrites ne doivent pas pouvoir être effacées. Toutes modifications, même s'agissant de la correction d'une coquille, doivent faire l'objet d'une mention corrective à côté de la mention initiale. Cette dernière ne doit pas être effacée. De plus, il est nécessaire d'indiquer la date de la rectification.

Aujourd'hui, du fait de ces contraintes, les entreprises choisissent en majorité des registres du personnel informatiques. Les données sont sauvegardées puis sécurisées sur des serveurs. Il est possible de prévoir des copies automatiques afin de réduire les risques de perte ou de dommage du registre unique du personnel.

La conservation du registre unique du personnel doit faire l'objet d'une mention dans la politique de conservation des données et d'archivage de l'entreprise.

Comment mettre à jour le registre unique du personnel ?

Les obligations liées au registre unique du personnel impliquent une mise à jour régulière. Il n'existe toutefois pas de dispositions précises. Les entreprises décident de l'organisation de la tenue de leur registre en fonction de leurs spécificités.

Taille de l'entreprise ;
Nombre d'embauchés ;
Récurrences des évènements notables ;
Nombre de personnes en charge du registre unique du personnel.

Il est important de faire les modifications à chaque changement pour ne pas rompre la chronologie du registre. Pour une PME (Petite ou moyenne entreprise), il est recommandé de prévoir une mise à jour tous les mois, a minima.

S'agissant de la conservation des données du registre, la loi prévoit une durée de 5 ans après le départ du salarié.