Les plannings sont un pilier de l’organisation de l’entreprise. Lorsqu’ils sont tenus efficacement, l’activité de l’entreprise se déroule avec fluidité, sans perte de productivité. Le logiciel de planning trouve aussi une place centrale dans la gestion des absences et des congés.

Les demandes de congés ou d’absences sont centralisées dans le portail RH du logiciel, véritable module de gestion des congés et absences. Les responsables paramètrent un workflow de validation. Chaque demande envoyée par un collaborateur passe par son manager et, éventuellement, un second niveau d’approbation (N+2 ou RH). De cette manière, il est possible de vérifier :

• Le solde des congés payés disponibles. Le salarié est invité à modifier sa demande si le nombre de congés à prendre n’est pas suffisant, par exemple.
• La compatibilité de la demande avec les plannings des autres membres de l’équipe. Le manager s’assure de toujours disposer d’un collaborateur disponible pour maintenir l’activité. Il vérifie l’équilibre des congés dans son équipe. Par exemple, il alterne la prise de congés pendant la période de Noël dans le but de ne léser personne.

Le tableau de bord du logiciel de gestion de planning d’équipe affiche le solde de congés. Le compteur est mis à jour en temps réel. Il distingue les différents types de congés et les périodes de référence. Chaque collaborateur a accès à cette fonctionnalité à tout moment et depuis n’importe où. Il leur est possible de se connecter depuis chez eux afin de planifier leurs prochains congés avec leur conjoint, par exemple. Le manager, lui, a accès à son propre solde de congé, mais également à celui de tous les membres de son équipe. Ces informations l’aident à planifier sur plusieurs semaines les horaires et l’attribution des missions.

Le logiciel alerte automatiquement le manager des absences à venir. Ces rappels sont utiles pour réaliser les plannings sans erreurs. Ils lui permettent de communiquer plus efficacement avec ses collaborateurs. Tous les membres d’une équipe connaissent les absences de leurs collègues. Ils ne perdent pas de temps à essayer de joindre les absents. C’est un facteur d’efficacité au travail

La charge de travail est une problématique récurrente en entreprise. Les managers y sont particulièrement confrontés. L’enjeu est de trouver un équilibre entre efficacité dans la réalisation des missions et qualité de vie au travail. Les surcharges ou les temps morts nuisent au moral des équipes (stress, fatigue…). Ce sont des situations démotivantes. Elles peuvent entrainer une baisse de la productivité, mais également un turn-over plus important.

L’anticipation de la charge de travail est donc primordiale ; un plan de charge visuel aide le manager à équilibrer les effectifs.  Elle est évaluée en fonction des ressources matérielles et humaines, du temps nécessaire pour chaque tâche.

Le logiciel de planning d’équipe accompagne le manager dans cette tâche complexe. Le manager dispose d’une vue globale ou individuelle des plannings et des absences. Il peut ajuster les effectifs rapidement en fonction de la charge de travail estimée. Grâce à la solution digitale, sa gestion est ultra-flexible. Les imprévus, comme les perturbations sont pris en compte. L’activité est stable, les salariés disposent d’un équilibre satisfaisant.  

Vous vous demandez comment planifier la charge de travail ? Voici les étapes incontournables :

• Accordez du temps à la planification. Une bonne organisation préalable n’est jamais une perte de temps. Le logiciel de planning automatise les tâches récurrentes. Par exemple, l’outil inscrit automatiquement les congés validés dans les plannings.
• Fixez des objectifs précis à court, moyen et long terme. Avoir des buts à atteindre facilite la planification des activités. Pour cela, il est nécessaire de hiérarchiser les tâches afin de connaitre les objectifs à prioriser dans les plannings. De cette manière, vous identifiez également les tâches pouvant être décalées si nécessaire. 
  Disposez d’une vue d’ensemble sur les plannings. Avec le logiciel de gestion des plannings, c’est particulièrement facile !
• Laissez-vous toujours des marges de manœuvre pour faire face à un imprévu. Le quotidien d’une entreprise est semé d’événements inattendus. Soyez souple.
• Adoptez une planification réaliste dans le délai attribué à une mission dans le planning. Être trop exigeant sur la rapidité de vos collaborateurs risque de désorganiser rapidement vos emplois du temps.
• Mettez à jour les plannings lorsque c’est nécessaire. Grâce au logiciel de planning, les collaborateurs sont notifiés de tout changement en temps réel. Ils disposent de temps pour s’adapter.

Un chevauchement dans un planning correspond à la situation où deux rendez-vous ont lieu en partie à la même heure. Par exemple, une réunion a lieu de 11 h 00 à 12 h 00 et une autre réunion commence à 11 h 30.

Le doublon, lui, désigne l’organisation de deux rendez-vous en même temps. Par exemple, le même jour, le collaborateur a deux événements planifiés de 11 h 00 à 12 h 00 , un entretien individuel et une invitation à webinaire.

Ces deux situations sont particulièrement délétères pour la qualité de vie au travail, le moral des salariés, mais surtout leur efficacité.

Les conflits d’horaires ont plusieurs causes :

• Une mauvaise communication : les évolutions de planning ne sont pas notifiées dans les temps.
• Les imprévus ne sont pas pris en compte : un collaborateur doit garder un enfant malade. Une intervention urgente prend le pas sur toutes les autres missions. Un salarié ne se présente pas au travail sans avoir prévenu.
• Des erreurs humaines : réaliser les plannings sur un fichier Excel, à l’oral ou sur papier présente des risques. Des versions d’un même planning peuvent coexister. Une incompréhension peut survenir. Les feuilles volantes se perdent.
• Un manque d’encadrement dans la réalisation des plannings. Chaque manager procède à sa manière sans règles homogénéisées.

Centralisation, gain de temps, communication fluidifiée, cadre clair : le logiciel de gestion de planning d’équipe permet de pallier toutes les problématiques de conflit d’horaire.

Pour éviter les chevauchements et les doublons, la consultation des plannings de travail est incontournable. La vision précise offerte par le logiciel de planning et ses alertes anti-chevauchement évitent les conflits d’horaire.

L’utilisation d’alertes permet également de résoudre ces problématiques. En effet, cela participe à une communication fluide, à une notification rapide des personnes concernées par les changements. Il est ainsi possible d’éviter un chevauchement ou un doublon.

La lutte contre les conflits d’horaire est cruciale pour assurer le bon fonctionnement de l’entreprise. Les salariés sont plus satisfaits. L’absentéisme diminue. Les clients sont fidélisés grâce à des temps d’attente optimisés et à des interlocuteurs cordiaux pour leur répondre

Le logiciel de planning d’équipe permet de paramétrer plusieurs types d’alertes ou de notifications :

• Notification de début de congé : le manager reçoit un message pour l’informer du début d’un congé. La notification peut être envoyée le jour même, mais aussi en avance de quelques jours ou quelques semaines. C’est alors un bon moyen d’anticiper une absence. Le manager dispose d’informations concrètes pour anticiper les surcharges de travail.
• Notification de fin de congé : le message indique au manager ou à toute son équipe la date de retour d’un collègue. Chacun peut prévoir efficacement le retour du collaborateur.
• Alerte relative à un retard : le manager est prévenu de tout retard d’un salarié. Il peut modifier les emplois du temps en conséquence afin de s’assurer de la stabilité de l’activité. L’alerte peut laisser un délai de quelques minutes de flexibilité aux collaborateurs.
• Alerte relative à une absence injustifiée : de la même manière, le manager sait en temps réel si un employé n’est pas là.

Les alertes sont personnalisables facilement depuis les paramétrages du logiciel. Les équipes RH peuvent procéder aux programmations elles-mêmes. Elles peuvent également apprendre aux managers à le faire pour leur donner plus d’autonomie.

Il est possible de paramétrer différents types d’alertes et de fixer les délais d’envoi. La notification peut avoir lieu en temps réel ou de manière anticipée. 

En fonction des spécificités de votre organisation, il est possible de choisir un format d’entretien individuel particulier. Voici les principales formes:

• Un entretien formel périodique : il s’agit d’un rendez-vous fixe. Sa périodicité est la même pour tous. Cela permet de donner une tonalité officielle à l’exercice. C’est un moyen de souligner son importance pour l’employeur. Parfois, cela peut déstabiliser le salarié et en faire un moment redouté. La communication interne est alors incontournable pour équilibrer la perception des entretiens individuels.
• Un point informel régulier : parfois, il est plus efficace d’échanger de manière informelle. De cette manière, le collaborateur peut solliciter son manager quand il en a besoin sans avoir à attendre une date fixe. Cette forme présente l’avantage de pouvoir agir rapidement en cas de difficulté. Il faut toutefois éviter de multiplier les échanges au détriment de l’efficacité et de l’autonomie de l’employé.
• Une évaluation 360° : il s’agit d’une démarche globale d’évaluation des salariés. Elle consiste à interroger le manager, le collaborateur, mais également les collègues et les clients pour réaliser l’évaluation des performances. C’est un dispositif dense à mettre en place. Pour autant, il présente de réels avantages, comme la favorisation d’une culture de collaboration, l’optimisation de la transparence ou l’instauration d’une stratégie d’amélioration continue.

Peu importe la modalité d’organisation, respectez les obligations de l’entretien individuel, il est recommandé d’utiliser des grilles personnalisées pour structurer les échanges. Elles servent de fil conducteur à l’échange. Ces modèles sont élaborés par les équipes RH. Elles prévoient des axes fixes et des points à individualiser en fonction de l’équipe ou du collaborateur concerné.

Par exemple, les points communs à toutes les entreprises à aborder lors d’un entretien individuel sont les suivants :

• Les conditions de travail.
• Le bien-être.
• La réalisation des objectifs fixés lors du dernier entretien.
• Les perspectives de la période à venir.
• L’évaluation des missions et des compétences.

L’entretien individuel est un rendez-vous périodique entre le manager et un collaborateur, en one-to-one. Il fait partie de la stratégie d’échange et d’évaluation des performances de l’entreprise. Chaque organisation définit les modalités de cet entretien en fonction de ses besoins.

L’objectif de l’entretien individuel est d’évaluer les performances du collaborateur. Il sert à mettre en avant ses atouts et ses axes d’amélioration. Le rendez-vous se conclut par l’élaboration d’un plan d’action visant au développement du salarié. Souvent, c’est aussi le moment choisi afin d’attribuer une augmentation de salaire ou une prime.

Il ne s’agit pas d’une obligation légale pour l’employeur, contrairement à l’entretien professionnel. Une convention collective ou un accord d’entreprise peut imposer des règles à suivre sur les entretiens individuels.

De plus, lorsque l’entreprise décide de mettre en place un rendez-vous d’évaluation périodique, elle doit toutefois respecter plusieurs règles :

• Appliquer les entretiens à tous les salariés. Une distinction entre les collaborateurs ou les services constitue une discrimination.
• Informer les collaborateurs de cette évolution managériale.
• Consulter le CSE (Conseil social et économique) sur l’implémentation ou la modification significative de la procédure d’entretien d’évaluation.  
• Le respect du RGPD (Règlement général sur la protection des données) quant au traitement et à l’exploitation des données liées aux rendez-vous.
• Recueillir les informations de manière loyale. Seules celles liées directement à l’évaluation des compétences sont pertinentes.
• Assurer la confidentialité des données. Seuls le manager, le collaborateur et certains responsables RH ont accès aux résultats des entretiens.

Pour le collaborateur, l’entretien est obligatoire. Il ne peut pas s’y soustraire. L’évaluation est une mission professionnelle à part entière. 

Pour les équipes RH, la digitalisation des entretiens individuels présente un avantage particulièrement intéressant. Elle permet d’extraire des KPI (Key Performance Indicator ou Indicateur clé de performance en français) grâce à l’analyse des données recueillies lors des entretiens.

Les KPI correspondent à une donnée chiffrée obtenue à partir d’un ensemble de mesures quantifiables. Le logiciel de gestion des entretiens individuels permet d’obtenir des indicateurs concrets basés sur des données pertinentes.

Ces derniers aident à mieux comprendre les dynamiques du capital humain afin de mieux le gérer. C’est un levier très efficace pour booster les performances de l’entreprise. En effet, les indicateurs peuvent être utilisés pour fournir une indication sur l’efficacité des actions, pour piloter la prise de décision ou pour identifier les points d’amélioration. Le suivi KPI au jour le jour permet d’ajuster les politiques internes en fonction de l’évolution du contexte interne.

Dans le cadre des entretiens individuels, les KPI à exploiter sont les suivants :

• Le taux de participation aux entretiens : il permet de comprendre l’adhésion des salariés à l’exercice des rendez-vous individuels. Un taux bas démontre un problème d’engagement. Il est alors nécessaire de mettre en place des actions correctives : communication, formation ou sensibilisation aux intérêts de ces rendez-vous, révision de la trame des entretiens ou planification plus précise.
• Le taux de satisfaction des collaborateurs : l’entretien individuel est un moment privilégié où évoquer la satisfaction du salarié. Il existe plusieurs manières de recueillir l’information. Il est, par exemple, possible de proposer un questionnaire avec une notation de 1 à 10. Grâce à cet indicateur, l’équipe RH peut intervenir rapidement si elle détecte des risques psychosociaux, une baisse de motivation ou un mécontentement global.  
• Le taux de réalisation des objectifs : c’est un indicateur intéressant pour analyser si les objectifs définis sont pertinents ou non. Un taux de réalisation trop bas indique un décalage entre les attentes du manager et les compétences de son équipe. Il est alors nécessaire de revoir la procédure de définition des objectifs. Le KPI est aussi particulièrement important pour s’assurer de l’avancement d’un projet spécifique.
• Le taux de rétention des talents : le KPI permet de connaitre le niveau de fidélisation des collaborateurs. Il calcule le nombre d’employés restés en poste sur une période définie. En fonction du résultat obtenu, il est possible d’adapter sa stratégie de rétention du capital humain, par exemple, en investissant plus dans la formation, en offrant des opportunités de carrière motivantes, en faisant la promotion de l’inclusion ou encore en soutenant l’équilibre vie privée/vie professionnelle.

Le niveau de développement des compétences éclairé par la cartographie des compétences permet d’ajuster sa politique de formation aux besoins en expertise de l’entreprise. Il est à utiliser en parallèle de la cartographie des compétences. 

Un des principaux reproches formulés par les collaborateurs au sujet des entretiens individuels concerne l’aspect unilatéral de la pratique. Le manager mène le rendez-vous et peut parfois manquer d’écoute. C’est une des raisons du manque d’engagement des salariés dans l’exercice.

Afin d’y remédier, il est essentiel d’intégrer la pratique des feedbacks dans l’entretien. Le collaborateur doit bénéficier d’une écoute active de la part de son manager. Il doit avoir l’opportunité d’exprimer son avis sur chaque aspect de l’évaluation.

Les logiciels de gestion des entretiens facilitent le recueil des commentaires et nourrissent la culture du feedback des employés grâce :

• Au paramétrage de sondage.
• À la diffusion de questionnaires.
• À l’inclusion des feedbacks dans la trame des entretiens.

La solution digitale est utile au moment de la valorisation des retours issus des entretiens. En effet, il automatise l’analyse des données. Pour les équipes RH, il est possible d’extraire des rapports et des statistiques pertinents en quelques clics.

Il est conseillé d’intégrer les retours dans le plan de développement professionnel. De cette manière, il est possible de répondre précisément aux attentes du salarié. C’est un levier évident pour optimiser la satisfaction du capital humain. Leur avis est valorisé. L’employeur, dans la mesure du possible, propose une évolution de carrière en adéquation avec la volonté du salarié. Vous soutenez la croissance continue de vos équipes. C’est une preuve de l’engagement de l’employeur dans l’évolution professionnelle de ses talents.

Grâce aux recueils des feedbacks, il est possible d’ajuster les objectifs fixés en entretien. Le salarié est en première ligne. Il connait son poste et dispose des compétences adéquates. Son avis sur les objectifs fixés est particulièrement utile. Il est capable d’évaluer leur pertinence technique, par exemple. Grâce aux feedbacks des salariés, il est possible de déterminer des objectifs quantifiables, réalistes et atteignables. C’est aussi le collaborateur le mieux à même d’évaluer le temps nécessaire pour réaliser un objectif. N’oubliez pas de consulter les archives des entretiens passés, stockées sur le logiciel de gestion des entretiens individuels. Elles vous éclairent sur le contexte individuel du poste.

L’analyse des feedbacks globaux permet aux équipes RH d’établir des tendances. Il est conseillé de partager les retours de manière constructive avec les collaborateurs​. S’ils sont positifs, c’est une manière de renforcer la culture d’entreprise. S’ils sont négatifs, c’est une opportunité pour l’employeur de montrer son engagement à changer les choses. Il peut alors communiquer sur le plan d’action mis en place afin d’améliorer la satisfaction des salariés.

L’entretien professionnel obligatoire est prévu à l’article L 6315-1 du Code du travail. Il concerne tous les salariés :  CDI, CDD, intérimaires, alternants, apprentis, temps partiels ou temps pleins.

Ce rendez-vous est consacré aux « perspectives d’évolution professionnelle, notamment en termes de qualification et d’emploi ». Le manager doit informer son collaborateur sur :

• La validation des acquis de l’expérience (VAE).
• L’activation du compte personnel de formation (CPF).
• Les abondements de l’employeur au CPF afin de financer des formations professionnelles.
• La possibilité de faire appel à un conseil en évolution professionnelle (CEP).

Il n’a pas pour objet d’évaluer le travail du salarié, contrairement à l’entretien annuel.

Cet entretien obligatoire doit se tenir tous les deux ans. Le premier rendez-vous a lieu deux ans après l’entrée dans l’entreprise du collaborateur. Il prend la forme d’une entrevue individuelle entre le manager et le salarié.

Il se tient également à la reprise d’activité faisant suite à un congé maternité, un congé parental, un congé de proche aidant, un congé adoption, un congé sabbatique, un arrêt maladie…

Le rendez-vous doit être formalisé dans un compte-rendu rédigé par le manager. Le salarié doit se voir remettre une copie de ce document.

Tous les 6 ans, l’entretien professionnel doit dresser le bilan récapitulatif du parcours professionnel du collaborateur. Il s’agit ici de s’assurer de plusieurs éléments : 

• Le salarié a suivi au moins une action de formation.
• Le salarié a acquis des éléments de certification.
• Le salarié a bénéficié d’une progression salariale ou professionnelle.

Dans les entreprises de plus de 50 salariés, le non-respect de l’obligation d’entretien professionnel ou de réalisation d’une action de formation entraine un abondement complémentaire du CPF de l’employé concerné.

Dans les entreprises de moins de 50 salariés, le non-respect des obligations de l’employeur peut se traduire par un contentieux prud’homal et le paiement de dommages-intérêts.

Un des principaux défis dans la gestion des entretiens professionnels est le suivi des entretiens. Le manager et les équipes RH doivent tenir chaque entretien professionnel pour tous les salariés, dans les temps.

La date des rendez-vous varie en fonction de la date d’arrivée du collaborateur ou de ses besoins d’un accompagnement individualisé.

Il est indispensable : un calendrier RH partagé et des alertes automatiques. C’est indispensable pour garantir le respect des obligations de l’employeur, mais également pour fournir une prise en charge de qualité à l’employé.

Un fichier Excel permet de suivre les échéances des entretiens dans une certaine mesure. Pour autant, ils présentent de nombreuses limites :

• Gestion des versions du fichier en cas de partage.
• Accès collectif pour un travail collaboratif.
• Impossibilité de paramétrer des alertes.

Le logiciel de gestion des entretiens professionnels remplace avantageusement les fichiers Excel.

Avec lui, vous pouvez programmer en quelques clics des alertes automatiques pour les entretiens à venir. Pour chaque collaborateur, vous êtes notifié à temps de l’approche d’une échéance. Vous disposez du temps nécessaire pour prévenir le manager, préparer l’entretien et inviter le collaborateur.

À partir du tableau de bord de la solution, vous accédez à un calendrier partagé. Tous les responsables et tous les managers y ont accès. Chacun dispose du même niveau d’information afin de simplifier la collaboration et la communication.

Le logiciel de gestion des entretiens professionnels est un outil RH de planification. Il automatise les tâches récurrentes ; envoi de notification ou d’invitation, réservation d’une salle de réunion, partage des comptes-rendus, recueil des feedbacks.

Il offre un suivi centralisé des entretiens professionnels pour optimiser leur efficacité. Vous disposez facilement de tout l’historique des rendez-vous salarié par salarié.

L’entretien professionnel et l’entretien annuel sont les deux rendez-vous récurrents principalement utilisés par les entreprises. Si ces deux entretiens ont quelques similarités, ils sont pourtant très différents sur de multiples points.

L’entretien annuel est destiné à évaluer la performance passée d’un collaborateur. Il s’agit d’une possibilité pour l’employeur et non d’une obligation légale. Aujourd’hui, c’est une pratique employée par une majorité d’employeurs. La périodicité s’adapte aux besoins des équipes. Elle peut être d’un an, de six mois ou même d’un mois.

Si un entretien annuel est mis en place, tous les salariés doivent en bénéficier sans exception. De plus, il est nécessaire de réaliser une information sur le sujet. Ce peut être fait de manière collective sur un tableau d’affichage ou via une communication interne individuelle (email, par exemple). Une fois la procédure d’entretien annuel actée, le salarié ne peut pas refuser de s’y soumettre. Le rendez-vous fait partie de ses missions professionnelles.

Une convention collective ou un accord d’entreprise peuvent imposer des conditions relatives à ces entretiens.

L’objectif est de formaliser un temps d’échange entre un collaborateur et son manager destiné à évaluer le travail accompli. Souvent, des objectifs sont fixés pour la période à suivre.

L’employeur doit respecter certains critères dans son évaluation : 

• Elle ne doit pas générer de stress au travail.
• Elle doit être précise, objective, vérifiable.
• Les données recueillies doivent l’être dans le respect du RGPD (Règlement général sur la protection des données).

L’entretien professionnel, lui, est destiné à évoquer les perspectives d’évolution, les projets du salarié, les formations à envisager. C’est un rendez-vous obligatoire, encadré par le Code du travail, sur la forme et le fond. Pour l’employeur, c’est un outil moins flexible, mais incontournable.

Les entretiens professionnels sont parfois perçus comme une formalité administrative, sans grande utilité. Pour faire évoluer les avis sur la question, le meilleur moyen est de prouver l’impact de ces rendez-vous sur les conditions de travail ou sur l’activité de l’entreprise.

Grâce au logiciel de gestion des entretiens professionnels, il est possible d’extraire des indicateurs de performance. Ces KPI fournissent des indications sur les bénéfices des entretiens professionnels.

Voici les KPI essentiels pour mesurer l’impact des entretiens :

• Le nombre de formations réalisées suite aux entretiens : via la centralisation des comptes-rendus d’entretien, il est possible de connaitre le nombre de formations réalisées à la suite des échanges obligatoires entre l’employeur et le collaborateur. Si l’indicateur est faible, il est possible de prendre des mesures rapidement afin d’augmenter le chiffre.
• L’évolution des compétences et des responsabilités : les équipes RH disposent de données fiables afin de suivre les responsabilités confiées aux salariés et l’avancement de leurs compétences.
• La mobilisation du CPF ou de la VAE : elle informe sur le nombre de formations suivies ou sur la volonté d’évoluer professionnellement des collaborateurs. C’est un indicateur intéressant afin d’évaluer l’engagement des salariés dans le développement de leurs compétences.

Les entretiens professionnels sont un outil stratégique pour améliorer la GPEC (gestion prévisionnelle des emplois et des compétences). En effet, ils permettent de détecter les potentiels, les attentes des collaborateurs dans le but de leur proposer des parcours adaptés à leurs besoins et à ceux de l’entreprise.

La tenue des entretiens professionnels est complexe à organiser. Il faut trouver le bon équilibre entre efficacité, écoute et valorisation.

La préparation des entretiens joue un rôle important dans leur performance. L’objectif est d’individualiser l’exercice, de lui donner une structure adaptée.

Plusieurs outils peuvent faciliter la préparation des entretiens :

• Des guides : ils aident à comprendre les enjeux et les objectifs de l’entretien professionnel. Ces documents peuvent fournir des conseils précieux pour préparer le rendez-vous. Par exemple, ils peuvent guider la réflexion en proposant une liste de questions à se poser. Un guide est utile au manager, comme au collaborateur. Vous pouvez les diffuser en pièce jointe dans le mail d’invitation à l’entretien professionnel. Il est également possible de le laisser en libre accès sur l’interface du logiciel de gestion des entretiens.
• Des trames préremplies : il s’agit d’un cadre à l’entretien. Chaque étape de l’entretien y est précisée. Elles sont intéressantes pour homogénéiser le rendez-vous. Chaque manager utilise le même modèle d'entretien professionnel. Pour les équipes RH, cela simplifie l’analyse des données. Il est ainsi plus facile d’extraire des statistiques. Ces trames aident le manager et le salarié dans leur préparation. C’est un levier d’efficacité.
• Des formations : mener un entretien professionnel est une mission complexe. Il peut être intéressant de former tous les managers à la pratique. De cette façon, vous garantissez la pertinence de l’exercice. La formation peut porter sur la communication ouverte, par exemple. Les formations peuvent être proposées à un collaborateur si les entretiens sont particulièrement stressants pour lui.
• Un accès au CEP : le conseil en évolution professionnelle est un dispositif d’accompagnement à l’établissement d’un projet de carrière. C’est une préparation particulièrement bénéfique pour l’entretien professionnel. Il est possible de le proposer à tous vos collaborateurs. La démarche est gratuite.

Le logiciel de gestion des entretiens annuels est le meilleur moyen de centraliser les résultats des entretiens grâce à la gestion des feedbacks. Depuis le menu du tableau de bord, il est possible d’inscrire les commentaires ou les échanges entre le manager et le collaborateur. Ces informations sont stockées sur le serveur de l’outil.  Vous pouvez retrouver l’historique des conversations à tout  moment. Les commentaires, les révisions ou les ajouts sont également archivés.

Le stockage sur un serveur sécurisé garantit la traçabilité des évaluations d’une année sur l’autre. Un moteur de recherche aide à retrouver les données pertinentes rapidement pour une efficacité maximale.

Disposer d’une plateforme unifiée de gestion des entretiens est particulièrement intéressant pour collecter les feedbacks. Cette procédure favorise la transparence. Le manager donne au collaborateur l’opportunité de fournir son propre retour sur l’entretien. Il peut modifier les aspects du compte-rendu d’entretien avec lequel il n’est pas en adéquation.

La solution numérique permet aussi de recueillir les feedbacks des managers et des employés sur le déroulé des entretiens annuels. Grâce à ces retours, les équipes RH ont la possibilité d’améliorer en continu leur process.

Sans outil digital, la centralisation des retours des entretiens est beaucoup plus hasardeuse. Les équipes RH doivent recueillir chaque compte-rendu d’entretien de la part des managers. Des relances par mail sont souvent nécessaires. Le stockage nécessite de créer un dossier partagé. Se pose alors la question des erreurs de manipulation, de mise à jour ou d’accès aux données sensibles.

Avec le logiciel de gestion des entretiens annuels, il est possible de personnaliser les trames d’entretien.

La fonctionnalité de création de modèles d’entretiens préétablis est intéressante pour homogénéiser la procédure globale au sein de l’entreprise. Tous les managers disposent d’une même structure claire et précise.

Les équipes RH fixent les objectifs de développement du capital humain. Ils ont la possibilité d’adapter les modèles aux différentes activités ou à chaque service de l’entreprise.  De leur côté, les managers peuvent ajouter aux trames toutes les questions nécessaires. Ils prennent en compte les objectifs de leur équipe, les besoins ou les aspirations des collaborateurs.

Le logiciel s’appuie sur une bibliothèque de modèles évolutifs que vous adaptez chaque année. Il propose des modèles complètement adaptés à l’entreprise et à ses spécificités. C’est une aide précieuse pour les RH et les managers. Grâce à ces modèles, les équipes RH disposent de données homogènes afin de mener une politique de développement des performances véritablement efficace.

Le logiciel fournit une bibliothèque de modèles à améliorer d’année en année. L’outil fournit la possibilité de recueillir des feedbacks. Les commentaires constructifs peuvent être utilisés pour faire évoluer les trames.

La solution digitale possède une interface ergonomique facile à prendre en main. Tous les membres de l’équipe ou les managers l’utilisent de manière intuitive, sans avoir à suivre une formation chronophage.

La digitalisation du processus d’entretien annuel se crée en plusieurs étapes :

Étape 1 : Réaliser des modèles personnalisables d’entretien

Le logiciel permet de créer différentes trames d’entretiens. Chaque service, activité ou niveau hiérarchique dispose d’un modèle cohérent et adapté à ses besoins. Les managers peuvent ensuite les personnaliser afin de répondre aux attentes comme aux objectifs de chaque collaborateur.

Étape 2 : Paramétrer un système de notifications

Le logiciel de gestion des entretiens annuels automatise la planification administrative des entretiens. Il programme le rendez-vous en quelques clics en fonction des plannings du collaborateur et du manager. Les équipes RH disposent de la possibilité d’activer des notifications afin de prévenir les salariés suffisamment à l’avance de la tenue de l’entretien. L’invitation envoyée contient un lien vers l’entretien de façon à lui donner la possibilité de préparer le rendez-vous. Enfin, dans le but de s’assurer de la tenue des délais, les équipes RH ont la possibilité de paramétrer des alertes et rappels. 

Étape 3  Établir des accès collaboratifs

Les équipes RH posent des accès en fonction des besoins de chacun. Les collaborateurs, comme leur manager, ont accès à toutes les évaluations depuis l’arrivée du salarié dans l’entreprise. Ils peuvent analyser la progression sur le long terme.

Étape 4 Programmer un reporting automatique des résultats

Le logiciel facilite l’amélioration continue du processus d’entretien annuel en intégrant le reporting et le suivi RH automatisés. Sa fonctionnalité de feedback permet de recueillir les commentaires des managers et des collaborateurs. L’avis de chacun est favorisé.

Le logiciel de gestion des entretiens annuels offre la possibilité d’évaluer l’efficacité des entretiens. L’outil permet d’éditer des rapports ou d’extraire des statistiques :

• Taux de complétion des entretiens : la tenue des entretiens annuels est tracée. Les équipes RH disposent de la liste des entretiens réalisés et de ceux restant à conduire. À la fin de la campagne, ils connaissent exactement le taux de complétion. Ils peuvent le comparer avec les années précédentes et même fixer des objectifs à atteindre. En fonction du chiffre obtenu, il est possible de mettre en place des mesures correctrices.
• Satisfaction des employés post-entretien : ces données sont obtenues par l’envoi d’un questionnaire de satisfaction. Il est possible de le diffuser automatiquement pour chaque collaborateur. Le logiciel fournit un rapport des réponses afin de conduire une stratégie d’amélioration continue des entretiens annuels. Ces données sont utilisées par les équipes RH, mais également par la direction.
• Amélioration des performances individuelles : les évaluations sont analysées par le logiciel pour extraire les indicateurs les plus performants sur les performances. Par exemple, il extrait les informations relatives à la réussite ou non des objectifs. Il peut également prendre en compte les formations suivies ou les travaux collaboratifs.

Le logiciel de gestion des entretiens annuels constitue un levier stratégique pour les entreprises. En plus de libérer du temps aux équipes RH, la digitalisation du processus permet un meilleur suivi des performances. Il permet de renforcer l’engagement des collaborateurs grâce à une démarche structurée et transparente.