Fluidifiez et accélérez la signature de tous vos documents RH du quotidien.
Signature électronique
La signature électronique du contrat de travail permet de réduire les délais de contractualisation.
Le processus de recrutement est accéléré et sécurisé, et l’expérience candidat améliorée!
Finies les impressions! Quelques clics sur votre ordinateur, smartphone ou tablette et le tour est joué.
Notifications de signatures et relances automatiques vous simplifient le suivi au quotidien.
Signature électronique
SIGNATURE électronique
Temoignages
“Inventer c’est penser à côté” A. Einstein
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Vous vous demandez si les signatures électroniques ont la même valeur légale que leur équivalent classique ? L'article 1367 du Code civil, issu de l'ordonnance n° 2016-131 du 10 février 2016 définit la signature électronique de la manière suivante :
"Lorsqu'elle est électronique, elle consiste en l'usage d'un procédé fiable d'identification garantissant son lien avec l'acte auquel elle s'attache. La fiabilité de ce procédé est présumée, jusqu'à preuve contraire, lorsque la signature électronique est créée, l'identité du signataire assurée et l'intégrité de l'acte garantie."
Deux points sont donc essentiels :
Les e-signatures proposées par Eurécia en partenariat avec Universign ont une valeur probante, c'est à dire qu'elles ont la même portée légale qu'une signature manuscrite.
Cette valeur juridique est garantie via :
Universign, en sa capacité de prestataire de service de confiance eIDAS, donne qui plus est une dimension européenne à la e-signature, lui conférant une légalité reconnue à travers toute l'union européenne.
Le règlement européen elDAS a facilité le déploiement de la signature électronique en fixant un cadre légal. Il prévoit les différentes formes de signature ayant une valeur juridique.
Il en existe trois :
En pratiquen, la signature électronique simple se traduit souvent par un bouton "validé" ou "j'accepte". Néanmoins, elle ne permet pas d'identifier de manière sécurisée la personne ayant signé. Son identité peut être falsifiée.
La signature électronique avancée est associée à une clé chiffrée unique. Grâce à elle, il est possible de s'assurer de l'identité du signataire. Cette clé cryptographique répond à des normes techniques assez éléevées.
La signature électronique qualifiée est remise à un destinataire unique en personne. Le prestataire se déplace pour remettre un certificat qualifié. Il s'agit d'un token physique, souvent une clé USB. Elle est basée par une vérification multifactorielle.
Bon à savoir: La signature électronique est-elle équivalente à la signature manuscrite ?
Pour le Code civil, seule la signature électronique avancée équivaut à une signature manuscrite. Cette valeur est due à sa grande fiabilité.
Le règlement européen elDAS a facilité le déploiement de la signature électronique en fixant un cadre légal. Il prévoit les différentes formes de signature ayant une valeur juridique.
Il en existe trois :
En pratiquen, la signature électronique simple se traduit souvent par un bouton "validé" ou "j'accepte". Néanmoins, elle ne permet pas d'identifier de manière sécurisée la personne ayant signé. Son identité peut être falsifiée.
La signature électronique avancée est associée à une clé chiffrée unique. Grâce à elle, il est possible de s'assurer de l'identité du signataire. Cette clé cryptographique répond à des normes techniques assez éléevées.
La signature électronique qualifiée est remise à un destinataire unique en personne. Le prestataire se déplace pour remettre un certificat qualifié. Il s'agit d'un token physique, souvent une clé USB. Elle est basée par une vérification multifactorielle.
Bon à savoir: La signature électronique est-elle équivalente à la signature manuscrite ?
Pour le Code civil, seule la signature électronique avancée équivaut à une signature manuscrite. Cette valeur est due à sa grande fiabilité.
Vous souhaitez mettre la signature électronique dans votre entreprise ? Avant de concrétiser votre votre projet, il est important de définir vos besoins.
La première étape est de réaliser un état des lieux. Ceela vous permet de cibler votre objectif. De cette manière, vous maitrisez votre budget comme les risques juridiques.
Pour faire cette première analyse, il est conseillé de déterminer :
Les spécificités de votre entreprise sont à préciser dans votre cahier des charges. Vous vous assurez de trouver une solution adaptée à votre activité.
Une fois votre étude interne réalisée, il est préférable de demander à plusieurs prestataires leur devis. Ensuite, comparez les offres.
Il est nécessaire d'intégrer le service informatique, dans le process de mise en place de la signature électronique. Il est le seul pouvant valider la solution technique
N'oubliez pas : Communiquer sur votre projet de signature électronique
Vous voulez vous assurer de la bonne mise en oeuvre de la signature électronique dans l'entreprise ? Il est incontournable de communiquer sur le projet. Invitez les collaborateurs à remonter leurs attentes en amont de la mise en place des signatures éléectroniques. Grâce à la communication interne, vous pouvez tenir les salariés informés de toutes les avancées du projet jusqu'à sa mise en oeuvre. Un vrai plus pour les engager comme pour s'assurer de l'utilisation du nouvel outil. Au moment de la mise en oeuvre, il peut être intéressant de proposer une présentation ou une formation sur l'utilisation de la signature électronique.
Pour les RH, la signature électronique est synonyme de simplification des procédures. Grâce à elle, vous pouvez :
C'est aussi un avantage en matière d'image de marque de l'entreprise. L'utilisation de cet outil permet de montrer l'intérêt de la société pour les nouvelles technologies. Elle démontre la modernité de l'organisation. C'est aussi une manière de favoriser la qualité de vie au travail en simplifiant les démarches administratives.
La signature électronique améliore le quotidien des RH en lui faisant gagner du temps sur les tâches administratives. Votre équipe peut se concentrer sur des missions à haute valeur ajoutée.
Automatisez la gestion de vos documents avec une solution GED adaptées à vos besoins.
Le temps de recherche des bonnes informations représente en moyenne 7,5 heures par semaine de travail pour une PME. Un classement efficace des documents internes est crucial pour assurer la rentabilité de l’entreprise. C’est l’objectif des logiciels GED : proposer une solution de stockage et de classification automatique des données.
Avant de mettre en place un outil, il est toutefois essentiel de s’assurer de sa compatibilité avec l’organisation de la société. Le classement doit prendre en compte toutes les spécificités de l’activité. Comment faire les bons choix en matière de logiciels GED ? Découvrez vite nos conseils.
Logiciel Gestion électronique des documents (GED)
La gestion de vos documents RH devient simple et accessible à tout moment. Tous vos dossiers salariés, justificatifs de notes de frais, bulletins de salaire, contrats de travail ou encore documents obligatoires (affichages légaux, PV du CSE, informations sur la mutuelle, etc.) sont centralisés sur une plateforme en ligne.
Cet espace sécurisé est disponible 24h/24 pour l'ensemble de vos collaborateurs, facilitant ainsi la consultation et le partage des informations en toute sécurité. Vous gagnez en efficacité tout en assurant la conformité et la confidentialité de vos documents RH essentiels.
Partager vos documents devient un jeu d'enfant. Que vous souhaitiez envoyer un fichier à une seule personne, à un service spécifique, à l’ensemble de l’entreprise ou uniquement aux cadres, le processus est simple et rapide.
Grâce aux règles de partage personnalisables et aux notifications automatiques, vous pouvez être sûr que votre document arrivera entre les bonnes mains, et ce, sans effort supplémentaire.
Vous maîtrisez ainsi la diffusion des informations de manière ciblée et sécurisée, en garantissant que seuls les destinataires concernés reçoivent les documents qui leur sont destinés.
Dites adieu aux piles de papier qui s'accumulent et aux classeurs qui débordent grâce à Eurécia ! Désormais, retrouvez vos documents salariés en un clic : que vous ayez besoin de l'attestation d'emploi de Sophie, du bulletin de salaire de décembre 2020 de Marc, ou encore du dernier justificatif de note de frais de Françoise, tout est à portée de main.
Fini les documents égarés et la perte de temps inutile. Votre gestion documentaire devient fluide et efficace, vous permettant de vous concentrer sur l'essentiel.
Logiciel Gestion électronique des documents (GED)
L’acronyme GED signifie « gestion électronique des documents ». Le logiciel GED est un outil facilitant l’organisation de l’archivage des documents. Il permet de stocker électroniquement tous les types de texte liés à l’entreprise :
Les documents sont soit sous format électronique, soit sous format papier. Il faut alors les scanner pour créer une copie numérique.
La GED est le système de rangement digital de la mémoire de l’entreprise. Son objectif est de permettre l’exploitation de tous les documents générés pour augmenter les performances internes. Le logiciel de GED va donc au-delà de l’archivage. Il optimise l’accès, le partage ou la diffusion des dossiers de l’entreprise.
Le logiciel GED prend la forme d’une plateforme commune accessible par tous les collaborateurs. Ces derniers peuvent y uploader des documents ou y faire des recherches. Il est nécessaire de créer un référentiel unique d’archivage pour organiser précisément les documents de l’entreprise. La plupart des tâches de stockage ou de classification sont automatisées dans la GED à partir des rubriques créées par l’employeur.
Le plus complexe pour l’entreprise est de trouver un outil GED :
En moyenne, les données gérées par les entreprises doublent tous les deux ans. Cela représente environ 3 pétaoctets pour chaque entreprise. Les logiciels GED sont devenus incontournables depuis quelques années.
Ils aident à gagner du temps. L’automatisation de la classification permet de soulager les collaborateurs des tâches répétitives : classer, scanner, nommer le fichier, classer dans un dossier. Le gain de temps se remarque aussi au niveau de l’exploitation des documents. Une classification efficace permet de trouver les informations en quelques clics dans la GED. Sans un tel logiciel, il faut compter quelques dizaines de minutes à plusieurs heures pour parvenir au même résultat.
Les logiciels GED participent également à réduire les charges financières. La numérisation permet d’éviter les impressions. La forme électronique est privilégiée puisqu’il n’est plus nécessaire d’archiver les documents au format papier. Les économies se jouent également au niveau de la location ou de l’entretien d’espaces physiques de stockage des boites à archives. 5 % du chiffre d’affaires des entreprises est consacré à la gestion des documents. Les outils GED sont donc les bienvenus pour réduire le budget interne.
En supprimant les copies papier, vous permettez à votre entreprise de lutter pour la préservation de l’environnement. En plus de faire un geste écologique, vous renforcez votre marque employeur en agissant pour la planète.
Un autre atout des solutions GED concerne l’augmentation des performances de l’entreprise. Les documents internes sont centralisés. Les collaborateurs disposent des accès à toutes les informations dont ils ont besoin. Ils partagent facilement les données pour faciliter le travail de leurs collègues.
La sécurisation des informations stratégiques est un autre avantage des logiciels GED. Toutes les données sont stockées sur des serveurs sécurisés. Vous ne risquez pas de voir partir la mémoire de votre entreprise en fumée. Des sauvegardes sont régulièrement faites pour parer à un problème sur les serveurs.
Le logiciel GED offre de nombreuses fonctionnalités essentielles pour une gestion optimale des documents en entreprise, facilitant ainsi leur organisation, leur sécurité et la collaboration entre équipes.
Le premier objectif d'un logiciel GED est de créer un cycle de vie complet pour le traitement des documents. Cela débute par le téléchargement des fichiers dans l'outil. Pour simplifier cette étape, la GED propose souvent des solutions de capture via smartphone ou de numérisation à l'aide d'un scanner.
Une fois les documents télécharges, ils sont classés et organisés dans des rubriques spécifiques. Des accès personnalisés sont définis pour garantir que seules les personnes habilitées puissent consulter certaines informations. Cela assure la sécurité et la confidentialité des données.
Par exemple, une équipe en charge des stocks n'aura pas accès aux documents juridiques, mais pourra consulter les contrats avec les transporteurs ou les bons de commande. Ce système d'accès ciblé permet une gestion efficace et adaptée aux besoins de chaque service.
Les logiciels GED intègrent un historique d'utilisation des documents. Pour chaque fichier, un journal est généré automatiquement avec les dates de création, de téléchargement et les accès successifs. Cette fonctionnalité est essentielle pour garantir la traçabilité et répondre précisément à toute demande de consultation ou d'audit.
La GED améliore la collaboration entre les différents services, ainsi qu'avec les clients et partenaires. Il est possible de leur fournir des accès à certaines parties des documents, ce qui supprime les échanges de mails et simplifie la communication. Cela renforce aussi la confiance entre les parties.
Enfin, la GED permet de travailler en équipe de manière fluide. Les documents peuvent être modifiés, commentés ou annotés par plusieurs personnes. De plus, des circuits de validation peuvent être mis en place pour garantir une gestion collaborative et structurées des informations.
Il existe deux types de GED, celles locales et celles sur le Cloud.
Les GED locales sont basées sur les serveurs internes de l’entreprise. Les GED Cloud sont accessibles sur Internet via une interface en ligne. Les deux solutions diffèrent de manière significative sur plusieurs éléments.
Tableau : avantages et inconvénients des GED locales et des GED Cloud
GED LOCALE | GED CLOUD | |
|---|---|---|
| Le stockage des documents | Serveurs dédiés appartenant à l'entreprise | Serveurs externalisés chez un prestataire tiers |
| La sécurité des données | Sécurité forte Sauvegarde physique et digitale | Risque de piratage plus élevé Sauvegarde digitale uniquement |
| La conformité légale | Paramétrage des obligations légales à respecter par l'employeur Conformité au RGPD | Risque de non-conformité au RGPD si le serveur est situé hors de l'Union Européenne |
| Traçabilité des accès | Journal des accès et versions des documents | Reporting non disponible ou restreint sur les versions des documents |
| Intégration | Intégration nécessaire dans l'environnement informatique de l'entreprise | Interconnexion possible via des API |
| Coût | Elevé Achat nécessaire de serveurs informatique en plus du logiciel | Investissement réduit |
La sélection d’un logiciel GED est particulièrement importante. En effet, pour vous assurer de sa bonne utilisation par les collaborateurs de l’entreprise, il est obligatoire de trouver un outil adapté à votre organisation. Un décalage entre les règles de classement et l’organisation concrète de l’entreprise peut rendre la solution inefficace.
Avant de choisir son outil GED, il faut donc commencer par faire le bilan de ses besoins. Vous pouvez lister les process internes et les spécificités de fonctionnement. Les processus sont intéressants à analyser. N’hésitez pas à interroger un maximum d’acteurs de l’entreprise : des collaborateurs, des managers, des directeurs. Ensuite, il faut évaluer le volume de documents à archiver chaque mois et chaque année. Noter les pics d’activité et les périodes calmes. Cela vous permettra de prévoir une organisation de stockage ou de classification. N’oubliez pas d’anticiper les évolutions et le futur de votre activité pour trouver un outil GED pertinent sur le long terme.
L’interconnectivité est incontournable. Il doit pouvoir communiquer de manière transparente avec votre système d’information. C’est un élément clé pour permettre l’automatisation du classement des documents.
Avant de choisir votre logiciel GED, il est essentiel de s’intéresser à l’éditeur de la solution. Il doit vous apporter plusieurs garanties :
Offrez à vos équipes une vision claire des rôles et des liens hiérarchiques, pour plus de fluidité et de collaboration.
Quand les relations hiérarchiques sont floues, cela freine les décisions et complique la collaboration.
Un organigramme clair, actualisé et accessible permet de gagner en transparence.
Grâce à un logiciel d’organigramme, vous structurez votre entreprise de manière lisible et dynamique. Un indispensable pour accompagner la croissance et faciliter l’onboarding des nouveaux talents.
Logiciel organigramme
L’organigramme est une photographie fidèle de l’organisation. Il représente l’ensemble des liens hiérarchiques et des fonctions des salariés. En un clin d’œil, vous comprenez le fonctionnement de l’entreprise !
L’organigramme clarifie les relations de travail. Il suffit de s’y reporter pour identifier le bon interlocuteur. Dans l’entreprise, la communication est fluide.
Disposer d’un organigramme à jour permet de repérer les postes non pourvus ou les défauts d’organisation. Pour les équipes RH, l’organigramme est un outil de gestion du capital humain incontournable.
Avec un organigramme, il est aisé de déterminer les responsabilités. Pour chaque projet, il permet d’obtenir les bonnes validations rapidement. À la clé : une prise de décision éclairée et optimisée.
Logiciel organigramme
Les managers peuvent identifier les forces et faiblesses de leur service . Ils optimisent leurs processus métiers.
L’organigramme est un outil d’organisation du capital humain. Ils déterminent les postes pourvus ou nécessitant une embauche. Il facilite la planification stratégique.
L’organigramme illustre les liens hiérarchiques ou fonctionnels entre les collaborateurs et service. C’est un gain de temps indéniable au service de leur productivité.
Un logiciel d’organigramme est un outil destiné à schématiser l’organisation d’une entreprise.
Il offre une vision d’ensemble :
L’organigramme digital définit les canaux de communication. Pour faciliter la compréhension du schéma, il est possible d’y ajouter les portraits de chaque collaborateur.
La principale différence entre un organigramme manuel et un organigramme généré pour un logiciel est la flexibilité. La version numérique permet des mises à jour régulières. De cette façon, les salariés disposent à tout moment d’une photographie authentique. Le logiciel permet les interconnexions avec le SIRH (système d’information des ressources humaines) pour une coordination automatique des données.
Les principales fonctionnalités d’un logiciel d’organigramme sont les suivantes :
Vous recherchez un logiciel d’organigramme performant ? Pour trouver l’outil le plus adapté à votre organisation, il est essentiel de prendre en compte plusieurs critères.
Un logiciel d’organigramme doit proposer quatre grandes fonctionnalités.
Il doit posséder une fonction de création et de personnalisation des organigrammes. Vous devez pouvoir réaliser un schéma représentatif de votre structure.
Il inclut :
Le logiciel d’organigramme doit autoriser la mise à jour et la synchronisation des données d’entreprise. Ce type de schéma structurel est une photographie de l’organisation à un instant T. Toute évolution doit pouvoir être prise en compte rapidement pour proposer aux collaborateurs un organigramme actualisé. C’est un enjeu essentiel pour la performance de l’entreprise. Par exemple, cela peut éviter les erreurs d’interlocuteurs. La solution d’organigramme en ligne peut prévoir deux types de mise à jour : manuelle ou automatique via l’interconnexion de l’outil avec vos logiciels RH.
La solution d’organigramme digitale doit proposer la possibilité de gérer les accès et les droits d’utilisateurs.
Les équipes peuvent contrôler les personnes ayant accès aux informations structurelles des organigrammes. Il est possible d’autoriser l’accès à l’organigramme à un prestataire externe pour une durée limitée ou de le segmenter pour conserver certaines données stratégiques.
Enfin, le logiciel doit permettre de distinguer les collaborateurs pouvant consulter ou modifier les organigrammes. Limiter le nombre d’éditeurs des schémas structurels aide à éviter les erreurs de manipulation.
Le logiciel d’organigramme doit offrir la possibilité d’exporter et de diffuser les réalisations. L’exportation doit pouvoir se faire sous différents formats pour optimiser les possibilités de lecteur (Word, Excel, PDF, PNG…). La diffusion peut avoir lieu directement via le tableau de bord de l’outil ou via un lien d’invitation. Il est important de choisir une solution d’organigramme d’entreprise disposant de larges interconnexions avec vos logiciels RH en place.
Il existe un large éventail de solutions d’organigrammes digitaux sur le marché. La sélection du meilleur logiciel est une tâche complexe. Pour vous aider à vous décider, voici un tableau comparatif des principaux logiciels d’organigramme :
| Nom | Avantages | Inconvénients |
|---|---|---|
| Lucidchart |
| Une plateforme très fournie et difficile à prendre en main |
| Canva |
|
|
| Creately |
| Manque d'intuitivité |
| Orgasoftware |
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Suivi difficile des temps. 