Tickets restaurant, heures supplémentaires, congés payés, primes... il est temps de vous réconcilier avec les EVP !
Gestion des variables de paie
Récupération automatique de tous les éléments saisis dans les différents modules.
Saisie supplémentaire d’éléments variables par les managers.
Le tout fiabilisé grâce à un circuit de validation des EVPs adapté à votre organisation.
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4 modules intégrés et complémentaires pour préparer votre paie en toute sérénité.
Modernisez vos RH et distribuez vos bulletins de paie en un clic.
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Accès aux bulletins simple, distribution plus rapide, export en masse, vous feront gagner beaucoup de temps au quotidien et facilite vos contrôles URSSAF
Valorisez votre entreprise en optant pour une solution innovante et moderne
Avec la dématérialisation, consommez moins de papier !
dématérialisation des bulletins de paie
dématérialisation des bulletins de paie
La dématérialisation des bulletins de salaire consiste à fournir aux salariés des fiches de paie sous format électronique. Les documents papier sont remplacés par des fichiers (le plus souvent des PDF) stockés dans des coffres-forts numériques. L’espace de stockage peut être internalisé sur les serveurs de l’entreprise ou dans le Cloud d’un prestataire.
La fiche de paie numérique a une valeur légale identique à celle du bulletin de salaire papier. L’employeur doit toutefois respecter certaines conditions techniques pour obtenir l’équivalence de valeur.
L’objectif de cette évolution est multiple. Elle vise tout d’abord à faciliter la conservation des bulletins de salaire par le salarié. Celui-ci dispose d’identifiants confidentiels lui permettant de se connecter pour retrouver ses fiches de paie à tout moment de sa carrière ou même après son départ à la retraite. Elle doit ensuite permettre un accès plus facile ou plus rapide aux bulletins de salaire. L’employé n’a pas à stocker les documents chez lui, il ne risque pas de les perdre ou de les jeter par erreur.
Il s’agit aujourd’hui du postulat pour les entreprises du secteur privé, tout comme pour les organismes de la fonction publique. Le collaborateur peut continuer à recevoir son bulletin de salaire au format papier uniquement s’il en fait la demande expresse.
En 2019, le taux de déploiement du bulletin de paie dématérialisé était de 26 %. En 2023, le taux s’élevait à 62 %. Une augmentation remarquable démontrant le caractère utile de la démarche.
Dématérialiser les bulletins de paie est une opération avantageuse pour l’entreprise, comme pour ses salariés. Cette solution innovante permet de réduire les coûts opérationnels, de sécuriser les données, mais aussi de simplifier les processus administratifs.
Les informations qui doivent figurer dans une fiche de paie au format digital sont les mêmes que pour un bulletin de salaire en version papier. Veuillez trouver ci-dessous les mentions obligatoires à indiquer. Concernant l'identité de l'employeur :
Concernant l'identité du salarié :
Concernant les informations en lien avec le calcul de la rémunération :
Le solde des congés payés est généralement indiqué sur le bulletin de salaire. Cependant, cette mention est facultative.
Dites adieu aux rondes (carrément interminables) de distribution des bulletins de salaire. La dématérialisation des bulletins de paie passe par la mise en place d’un espace individuel et sécurisé.
Voici les 3 étapes du process de distribution des bulletins de paie dématérialisé avec le logiciel RH & paie Eurécia :
Quelle est la réglementation à respecter concernant la dématérialisation des bulletins de paie ?
La dématérialisation du bulletin de salaire est un procédé technique officialisé en 2009 par la loi n° 2009-526 du 12 mai 2009 de simplification et de clarification du droit et d’allègement des procédures.
La loi n° 2016-1088 du 8 août 2016, dite loi Travail, est venue affermir le dispositif. Elle a donné aux employeurs du secteur privé la possibilité de décider de la mise en place de la fiche de paie électronique. Depuis le 1er janvier 2017, c’est aux salariés souhaitant disposer de bulletins de paie papier d’en faire la demande expresse.
Dans l’implémentation de la dématérialisation des fiches de paie, l’entreprise doit respecter certaines conditions fixées par la loi Travail et inscrites au Code du travail à l’article L. 3243-2 (8) :
💡Bon à savoir : La cessation d’activité de l’entreprise ou du prestataire du coffre-fort numérique
Si l’entreprise ou son prestataire de stockage des bulletins de salaire ferme, le salarié doit en avoir connaissance trois mois avant la date de fermeture du service. Ce délai lui est laissé pour lui permettre de télécharger les fiches de paie dématérialisées, puis les stocker par lui-même.
Aujourd’hui, il existe plusieurs solutions vous permettant de dématérialiser vos fiches de paie. Chaque solution possède des atouts comme des inconvénients. L’outil choisi doit être adapté à votre organisation : nombre de salariés, filiales, franchise, types de salariés, utilisateurs principaux… En clair, quelles sont les spécificités de votre entreprise ? Vous pouvez établir en amont de vos recherches un cahier des charges décrivant vos besoins, mais aussi les spécificités de votre structure.
Pour identifier la bonne solution, vous pouvez aussi vous baser sur plusieurs critères :
La solution de dématérialisation des bulletins de paie d’Eurécia a été conçue pour répondre aux besoins de toutes les entreprises. Elle permet notamment l’édition des bulletins de salaire, puis leur envoi via un coffre-fort numérique de manière simplifiée, mais aussi rapide. Eurécia propose des mises à jour, comme des maintenances automatiques. Vous restez à la page en temps réel.
Depuis 2017, la dématérialisation de la fiche de paie est la pratique de principe. Toutefois, un salarié peut refuser la dématérialisation de son bulletin de paie. Son employeur est alors tenu de lui faire parvenir le document sous format papier.
Le collaborateur doit être informé de cette possibilité de refus :
Le collaborateur doit informer l’entreprise de sa décision par écrit. Il peut le faire à tout moment. L’entreprise a trois mois pour se conformer à la demande. Le salarié peut revenir sur sa décision en informant son employeur. Il existe des prestataires proposant une démarche multicanale, coffre-fort numérique ou encore édition des fiches de paie.
Le bulletin de salaire sert à plusieurs moments de la vie d’un salarié : lors de l’achat de sa résidence, pour réaliser ses déclarations de revenus ou pour demander sa retraite. Il doit donc conserver ses fiches de paie pendant une longue période (50 ans ou jusqu’à ses 75 ans).
L’entreprise doit conserver les bulletins de ses collaborateurs pendant cinq ans au minimum. Elle doit aussi s’assurer que ces documents sont stockés jusqu’aux 75 ans du collaborateur, même s’il a quitté l’entreprise. Par une pratique commune, les fiches de paie dématérialisées restent dans le coffre-fort numérique du salarié toute sa vie.
Un employé peut posséder plusieurs coffres-forts numériques s’il a eu plusieurs employeurs. Chacune de ses entreprises peut avoir choisi un prestataire de stockage différent. Le salarié doit alors conserver les différents identifiants pour chaque coffre-fort. Ce dernier dispose du choix de faire envoyer ses anciennes fiches de paie vers son dernier espace de stockage pour simplifier sa gestion administrative.
Respectez les obligations légales grâce à notre solution de stockage sécurisé.
Coffre-Fort Numérique (CFN)
L’utilisation d’une plateforme d’archivage numérique vous permet d'être en totale conformité avec les réglementations en vigueur sur la gestion des documents électroniques, notamment pour les bulletins de salaire. Les lois imposent un cadre strict d’obligations pour l’employeur. Le coffre-fort numérique facilite la conformité de votre archivage. Vos données sensibles sont sécurisées. Elles bénéficient d’une traçabilité en adéquation avec la réglementation.
Notre solution RH sécurisée vous aide à respecter vos responsabilités d’employeur :
Avec la solution de stockage sécurisé, vous automatisez la distribution des bulletins de salaire. Tout se fait directement en ligne. Les envois papier et les impressions disparaissent !
Avec le coffre-fort numérique, vous offrez plus de flexibilité à vos salariés. Vos collaborateurs ne sont plus limités par des contraintes temporelles ou géographiques.
Coffre-Fort Numérique (CFN)
Coffre-Fort Numérique (CFN)
La fonctionnalité CFN du module Portail RH d’Eurécia se fait par le biais de notre partenaire de confiance eDoc, spécialiste de l’archivage numérique sécurisé.
eDoc possède les certifications CFN (NFZ42-020), Gestion des bulletins de paie dématérialisés (NF42-025), NF Logiciel (NF203CCFN), ISO27001 et l’agrément SIAF (Service Interministériel)
Notre partenaire respecte les modalités de mise en œuvre d’un CFN en accord avec la législation en vigueur (Décret n° 2018-418 du 30 mai 2018 et Code des postes et des communications électroniques relatifs aux modalités de mise en œuvre du service de CFN).
Qu'est-ce qu'un coffre-fort numérique ?
Un coffre-fort numérique (ou coffre-fort électronique) est un service de stockage sécurisé permettant d’archiver de manière pérenne des données à caractère sensible et/ou confidentiel comme les bulletins de paie. On peut se servir de ce système d’archivage électronique (SAE) pour stocker factures, documents administratifs, contrats… en bref, tout document requérant une conservation longue et sans faille.
Particuliers comme entreprises peuvent tirer bénéfice de cet archivage électronique : les uns, pour conserver leurs papiers personnels en lieu sûr (relevés bancaires, factures, photos...), les autres pour sécuriser et dématérialiser les données, notamment les bulletins de salaire de leurs employés.
Depuis janvier 2017, les entreprises peuvent effectivement proposer à leurs employés de recevoir leur bulletin de paie au format électronique plutôt que papier. Une aubaine pour les entreprises et les salariés désireux de se libérer de la paperasse, mais qui vient avec son lot de contraintes.
Quelles sont les obligations légales pour l'employeur ?
Dématérialiser ses bulletins de paie avec une solution de stockage sécurisé, oui mais attention à ne pas enfreindre les obligations légales vis-à-vis de vos employés !
Ainsi, le décret du 16 décembre 2016 organise les conditions dans lesquelles l’employeur informe le salarié de son droit d’opposition et détermine les modalités d’accessibilité aux bulletins de paie afin de préserver la confidentialité des données.
Voici, en bref, vos principales obligations :
quels sont les documents que l'on retrouve dans un coffre-fort numérique ?
Un coffre-fort numérique est conçu pour stocker une variété de documents sensibles et confidentiels. Parmi les documents que l'on peut retrouver, on trouve :
Cet archivage électronique permet non seulement de centraliser et de sécuriser ces documents, mais aussi de faciliter leur accès pour les personnes autorisées, tout en garantissant leur intégrité et leur confidentialité.
Quels sont les avantages du coffre-fort électronique Eurécia ?
L'utilisation d'un coffre-fort électronique pour bulletin de paie permet à nos clients de respecter les obligations légales liées à la dématérialisation des bulletins de salaire :
Ce système d'archivage électronique a également l'avantage de faciliter la vie des admin/managers dans la distribution des bulletins de salaire :
Il facilite également la vie de vos salariés :
Enfin, le coffre-fort numérique présente une alternative plus écologique aux bulletins papier. C’est une solution idéale aux acteurs économiques soucieux de l’environnement.
Comment fonctionne le coffre-fort numérique dans une entreprise ?
Le fonctionnement d’une solution de stockage sécurisé au sein d’une entreprise repose sur plusieurs étapes clés de dématérialisation des documents.
Les documents physiques (comme les bulletins de paie) sont numérisés et importés dans le système. Ce processus peut être automatisé grâce à des logiciels dédiés qui facilitent l’intégration des données.
En intégrant un coffre-fort numérique, les entreprises peuvent ainsi améliorer l'efficacité de leur gestion administrative tout en assurant la conformité avec la législation en vigueur.
Exemples d'utilisation du Coffre-Fort Numérique Eurécia
Hélène, assistante de direction, importe chaque mois dans Eurécia le fichier PDF que lui a fourni son prestataire de paie, qui regroupe les bulletins de salaires des 50 collaborateurs de la société. En un clic, le fichier est découpé et chaque bulletin de salaire est distribué dans le dossier salarié du chaque collaborateur.
Hugo, commercial, reçoit chaque mois son bulletin de salaire dans son dossier salarié ainsi que dans son coffre-fort numérique personnel chez eDoc. S'il quitte la société, Hugo continuera à avoir accès à ses bulletins via son espace personnel eDoc, et pourra les retrouver durant toute sa vie active et au-delà (durant 50 ans ou jusqu'à ses 75 ans)... Pratique !
Florent, plus traditionnel, préfère recevoir ses bulletins de salaire au format physique. Il exprime donc son souhait via son espace personnel, en cochant la case "recevoir mes bulletins de salaire au format papier". Hélène en est tout de suite notifiée, et pourra prendre sa requête en compte le mois suivant.
Quel est le meilleur coffre-fort virtuel gratuit ?
Il existe un large choix de solutions de stockage sécurisé sur le marché. Eurécia propose sa propre solution RH sécurisée en partenariat avec eDoc.
Digiposte, eDocPerso ou Sécuribox sont d’autres offres disponibles. C’est le cas également de MonCoffre, offre gratuite pour les salariés proposée par le groupe Numeria.
Le meilleur coffre-fort virtuel est celui adapté à vos besoins. Il est donc essentiel de réaliser un cahier des charges afin de poser sur le papier vos objectifs.
Quels sont les inconvénients d’un coffre-fort numérique ?
Une plateforme d’archivage numérique peut représenter certaines contraintes. Les prendre en compte dès le début de votre projet, vous permet de trouver les solutions pour les atténuer.
Tout d’abord, ce type de solution RH sécurisée peut présenter des coûts supplémentaires pour l’entreprise. Vous payez un abonnement ou une licence. Des frais d’intégration sont potentiellement à prévoir.
Le stockage des données de vos salariés en ligne peut les exposer à un risque de piratage ou de destruction. Les garanties apportées par l’éditeur sont particulièrement importantes. De plus, en cas de non-conformité avec les réglementations en vigueur de la solution de stockage sécurisé, l’employeur s’expose à des amendes administratives ou pénales.
La limitation de l’espace numérique d’archivage est un autre inconvénient. Le prestataire du coffre-fort numérique doit pouvoir vous proposer une solution évolutive en fonction de la croissance ou de la longévité de votre entreprise.
Enfin, disposer d’une plateforme d’archivage numérique ne supprime pas le risque de faute de gestion. Pour sécuriser les bulletins de salaire, il est indispensable de mettre en place des procédures internes.
Quel est le tarif d’un coffre-fort numérique ?
Le prix d’une plateforme d’archivage numérique varie en fonction de nombreux critères (fonctionnalités, espace de stockage, etc.).
Certaines solutions sont gratuites. Les premiers prix des offres payantes s’établissent autour de 15 € par mois et par utilisateur. Ils concernent des outils destinés à une gestion documentaire personnelle.
Pour des espaces de stockage plus importants en utilisation professionnelle, il faut prendre en compte un budget moyen de 500 €.
Contactez-nous afin d’obtenir un devis personnalisé pour la solution de coffre-fort numérique d’Eurécia. Nos tarifs sont totalement adaptés à votre organisation, en fonction de l’espace de stockage nécessaire et de vos besoins évolutifs.
