Pas de panique, des solutions existent pour vous aider !
Sommaire
Les meilleures pratiques pour gérer les demandes de congés et les approbations regroupent un ensemble d'actions qui vont vous permettre d'éviter les tensions au sein de votre entreprise. Premièrement, vous devrez instaurer des règles qui seront connues de tous. Cela peut par exemple concerner l'ordre de départ en congé, s'il y en a un, ou le respect d'un calendrier pour anticiper au mieux les congés de toutes les équipes. En fixant des règles, vous limitez les incompréhensions et favorisez la transparence vis-à-vis de la gestion des congés.
Les règles sont instaurées par l'employeur, mais il est judicieux d'en parler avec les collaborateurs, voire uniquement avec les managers ou autres responsables hiérarchiques, afin de déterminer les règles. Elles doivent être justes et ne pas pénaliser les salariés, sinon ils seront insatisfaits et cela créera des tensions. Les règles peuvent prendre en compte la situation familiale pour les congés pendant les vacances scolaires, par exemple. Par ailleurs, elles peuvent aussi concerner les éventuels congés imposés du conjoint. Les accords collectifs applicables à l'ancienneté du salarié sont également considérés. Vous pouvez instaurer un roulement concernant les prises de congés sur certaines périodes, afin que chacun puisse trouver son bonheur.
Deuxièmement, vous devrez impérativement anticiper les demandes de congés afin de gérer au mieux les acceptations et les refus de congés. Par exemple, vous pouvez demander à vos salariés d'indiquer les dates qu'ils souhaitent prendre pendant les vacances d'été, dès les premiers mois de l'année. Cela vous permettra d'avoir le temps nécessaire pour harmoniser les demandes et les plannings, afin que tout le monde soit satisfait. Vous pouvez faire de même pour les congés de Noël qui sont très prisés, en demandant à vos salariés de faire leur demande dès la rentrée. Vous pouvez même leur demander de vous répondre avant une certaine échéance, afin de les pousser à vous donner l'information au plus vite.
Enfin, les outils que vous utilisez vous aideront sans aucun doute à suivre au mieux la gestion des congés. En utilisant un logiciel spécialisé, ou un fichier tel un tableur, vous serez dans de meilleures conditions pour vous en sortir face aux soldes de congés de vos salariés, les dates de congés prisées demandées par plusieurs salariés, etc.
En fin de contrat, la gestion des congés est régulièrement une source d'interrogation, autant pour le salarié que l'employeur. Chaque année, le salarié acquiert des jours de congés payés pendant la période de référence, qui débute généralement le 1er juin et se termine le 31 mai de l'année suivante. À la fin de la période de référence, les congés payés non pris seront perdus, en théorie. Cependant, ils peuvent être reportés pour la période suivante, avec l'accord de l'employeur. De plus, en cas de situation exceptionnelle, l'employeur accorde aussi le report des congés payés non pris, pour la période suivante. Cela intervient lors d'une maladie, d'un congé de maternité, d'un congé de paternité ou d'un accident de travail, par exemple. Il est donc primordial d'en discuter afin d'éviter toute tension.
En cas de rupture de contrat, l'employeur se doit de verser une indemnité compensatrice de congés payés, selon le Code du travail. Le montant correspond à la rémunération de la totalité des jours de congés payés acquis non pris jusqu'à la date de fin de contrat. Avec l'accord de l'employeur, il est possible de poser les congés avant la fin du contrat, si cela arrange les deux parties. L'indemnité compensatrice de congés payés concerne la rupture de tous les types de contrat, qu'il soit un CDI, un CDD, un travail temporaire ou un contrat d'apprentissage. De plus, il n'y a pas de différence s'il s'agit d'une rupture de l'initiative de l'employé ou de l'employeur.
L'ICCP est versée lors d'une démission, lors d'un licenciement ou lors de la rupture d'une période d'essai. Le calcul de l'ICCP versé en fin de contrat est le même que celui qui concerne l'indemnité des jours de congé pris. L'indemnité est indiquée dans un des documents que l'employeur doit obligatoirement transmettre lors du départ de son salarié : le solde de tout compte. Elle doit être payée soit au moment du départ du salarié, soit au maximum à la date habituelle du paiement du salaire.
Pour éviter les conflits de calendrier dans la gestion des congés, il est judicieux d'utiliser un outil informatique pour centraliser les informations. Pour éviter tous problèmes, vous devez rendre la gestion des congés limpide pour tous. Pour ce faire, vous devez être transparent concernant la procédure à suivre afin de demander les congés et d'en informer le salarié. En utilisant un logiciel dédié, ou un outil spécifique comme un fichier Excel, vous allez pouvoir regrouper plusieurs informations au même endroit, ce qui vous facilitera la tâche.
En gérant les congés de vos salariés avec un logiciel en ligne, tel que l'outil que nous vous proposons, vous êtes sûr d'optimiser la gestion RH. Pour éviter les conflits de calendrier, vous devez utiliser un support qui vous permet d'avoir une vue d'ensemble. Notre logiciel vous permet de mettre en place un tableau de bord unique pour centraliser toute la gestion des congés. Il gère notamment :
L'utilisation d'un tableau de bord unique est un moyen essentiel pour réussir la gestion des congés payés. Il permet de centraliser toutes les données nécessaires pour optimiser le traitement des demandes et ainsi d'éviter les conflits de calendrier.
Il est intéressant de relever le fait que la transparence vous permet aussi de rendre la gestion des congés plus compréhensible auprès de tous. Par exemple, en mettant à disposition un calendrier indiquant les demandes de congés des membres d'une même équipe. De ce fait, chaque équipe peut éventuellement discuter ensemble de la répartition des congés. Cependant, il se peut qu'ils n'arrivent pas à trouver un terrain d'entente, auquel cas la personne en charge des congés devra trancher en fonction des règles instaurées.
C'est le ou la DRH qui doit gérer les absences et les congés de ses salariés. Généralement, cette mission est réalisée par les assistants des ressources humaines ou par les gestionnaires RH, selon la taille de l'entreprise. Leurs missions sont donc supervisées par le DRH. En cas de conflit de calendrier, la décision finale lui reviendra et il devra se référer aux règles instaurées afin de prendre les meilleures décisions.
Le service des ressources humaines s'occupe de gérer et de suivre l'utilisation des supports ou des outils utilisés par tous les employés pour les demandes de congés. L'utilisation d'un logiciel permet de gérer au mieux les congés payés, de plus, cela permet au service RH de superviser l'ensemble des demandes en cours. Le service des ressources humaines gère les demandes, les validations et les refus des congés annuels et des congés exceptionnels, ainsi que le suivi des absences. L'information est indiquée sur le logiciel et l'équipe RH se charge de traiter les informations afin que la répartition des congés soit optimisée.
Pour gérer au mieux les absences, nous vous conseillons vivement l'utilisation d'un logiciel. Ce dernier est bien plus efficace que l'utilisation d'un fichier tableur. Un logiciel SIRH vous permet de gagner un temps précieux. Les informations qui y sont renseignées sont automatiquement transférées dans d'autres outils tels que le logiciel qui concerne l'élaboration des paies.
De ce fait, si vous utilisez notre logiciel de gestion des absences, les périodes d'absence de chaque salarié seront automatiquement indiquées dans la fiche de paie mensuelle correspondante. D'ailleurs, il en est de même pour les montants des notes de frais, lorsque vous utilisez notre module dédié aux notes de frais. C'est un gain de temps important pour le service des ressources humaines et cela évite aussi de commettre des erreurs.
Notre offre RH est complète, personnalisable et collaborative. Les salariés peuvent déclarer leurs absences directement dans le logiciel et le service RH n'a plus qu'à les consulter, les accepter ou les refuser. La centralisation des informations est idéale pour gérer au mieux les absences. Par ailleurs, la gestion des absences est aussi grandement facilitée grâce au logiciel proposé par Eurécia, notamment pour suivre les périodes d'arrêt maladie, par exemple.
Les absences injustifiées sont des absences non autorisées et non justifiées par un motif légitime. L'employeur peut considérer une absence comme injustifiée si le salarié ne fournit pas de justificatif (certificat médical, convocation officielle, etc.) dans les délais impartis (48 heures pour un arrêt maladie, 24 heures pour un accident de travail ou de trajet).
Les jours d'absence injustifiée ne sont pas rémunérés. Selon la gravité et la répétition des absences, l'employeur peut prendre des sanctions allant de l'avertissement au licenciement pour faute grave.
Procédure à suivre en cas d’absence injustifiée
💡Le point légal
Tout salarié, même pour une seule journée, doit fournir un justificatif (arrêt maladie, convocation, congé exceptionnel validé...). En cas d’absence injustifiée persistante, l’employeur peut envoyer une mise en demeure (délai ≥ 15 jours), après quoi l’absence peut être présumée comme une démission, sauf justification apportée.
Toute sanction disciplinaire doit respecter les délais légaux (entretien préalable obligatoire pour sanction lourde, délai de 2 mois pour agir).
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L’externalisation de la paie consiste à déléguer à un prestataire extérieur, les tâches liées à la gestion de la paie, totalement ou en partie.
Autrefois il s’agissait le plus souvent de faire appel à un cabinet d’expert-comptable et de leur confier la totalité du processus de paie. Avec les innovations technologiques, en termes d’applications et de solutions SIRH, l’externalisation de la paie peut maintenant consister en plusieurs sortes de prestations et de services :
L’externalisation peut porter sur les actions à proprement parler, du processus de paie :
Il peut aussi s’agir d’externaliser les moyens informatiques comme par exemple la gestion et la maintenance des bases de données, des logiciels, et de l’application de paie pour simplifier au maximum les processus de gestion de la paye en interne.
La gestion de la paie est un processus long, dont la complexité est souvent sous-estimée. Celui-ci ne se limite pas à imprimer les fiches de salaires, à les distribuer aux collaborateurs et à procéder au virement.
La gestion de la paye combine en effet plusieurs opérations spécifiques : collecte et saisie des données, calcul des rémunérations, contrôle, mise en conformité avec la loi, veille juridique. Il faut aussi considérer les temps et les coûts liés à la formation, au contrôle, à l’outil informatique ou à l’archivage.
Externaliser les tâches répétitives et chronophages permet de libérer du temps pour les équipes. Celles-ci peuvent alors se concentrer sur des actions à plus forte valeur ajoutée et améliorer leur productivité.
Cela permet également de maîtriser les coûts cachés de la gestion de la paie, en centralisant les dépenses dans une solution ou chez un prestataire.
C’est donc une démarche d’optimisation aux multiples avantages : gains de productivité, de temps et d’argent.
Avant de lancer un projet d’externalisation, il faut définir et cadrer les actions que l’on souhaite déléguer. Il peut être intéressant de calculer le coût de la gestion de la paie en interne. Cela permet de faire le point sur les réels besoins de l’entreprise.
L’externalisation si elle est informatique, partielle ou totale, ne demande pas la même gestion du projet, c’est pourquoi l’analyse des besoins est une étape essentielle.
Ensuite une étude de faisabilité technique et informatique s’impose. Après-tout, peut-être est-il seulement nécessaire de simplifier les processus internes ? De plus, la mise en place de l’externalisation peut s’avérer complexe d’un point de vue réglementaire ou d’un point de vue technique, il est donc primordial d’étudier le projet sous tous ses aspects.
Une fois ces analyses terminées, il faut choisir un chef de projet, identifier les acteurs qui prendront part à sa réalisation en interne, et pourquoi pas, demander l’avis et l’aide d’experts externes. Une fois constituée, cette équipe a pour mission de rédiger le cahier des charges, de faire le choix d’un prestataire ou d’une solution, et de veiller au bon déroulement du projet d’externalisation.
Les coûts de l’externalisation peuvent varier selon la solution ou le prestataire choisi. Il est donc nécessaire de faire établir et de comparer les devis chez différents experts ou éditeurs.
Ensuite selon la méthode choisie, solution informatique ou cabinet gestionnaire, la tarification se présente généralement sous forme d’abonnement au mois ou à l’année, ou sous forme d’un contrat entre 3 à 5 ans
Externaliser sa paie n'est pas nécessairement synonyme d'éloignement géographique et de délocalisation - il existe de nombreux prestataires près de chez vous.
Eurécia travaille de nombreuses années avec des prestataires paie de qualité dans toute la France, et est en mesure de vous proposer les services :
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