Un logiciel de gestion des entretiens professionnel est une application digitale pour organiser et suivre chaque étape d'un entretien entre un collaborateur et son manager. En entreprise, différents types d'entretiens ponctuent le parcours professionnel d'un salarié :

• les entretiens annuels d'évaluation des compétences ;
• les entretiens professionnels tous les 2 ans, centrés sur les besoins en formation ;
• les entretiens de carrière, à l'issue d'un cycle de 6 ans ;
• les entretiens de reprise suite à une absence de plus de 3 semaines.

En fonction du secteur d'activité, certains entretiens font partie des pratiques afin de cibler au mieux l'évolution des performances attendues. C'est le cas notamment des équipes commerciales, avec les entretiens de suivi des objectifs.

L'agenda des entretiens est donc à suivre de près. La planification est essentielle afin de ne pas passer à côté d'une rencontre entre le salarié et le manager. Chaque entretien fait l'objet d'une préparation mutuelle à l'aide d'un outil.

Par ailleurs, une retranscription des points forts est attendue de part et d'autre à l'issue de l'entretien afin de servir de base d'échanges et de suivi. Le logiciel de gestion des entretiens simplifie la vie des managers, des collaborateurs et des services RH en automatisant de nombreuses tâches prévisibles.

Destinés à améliorer le management du capital humain, les entretiens individuels et professionnels sont des outils de développement des compétences, d’évolution professionnelle, de gestion de l’organisation du travail et de mesure du climat social.

Ces processus, essentiels à la réussite de l’entreprise, sont exigeants en termes de temps et d’organisation. C’est pourquoi le logiciel de gestion des entretiens d'évaluation ou professionnels a été conçu pour assister les responsables RH et managers sur la totalité des campagnes.

Egalement appelé « entretien d’évaluation », l’entretien individuel est pour le manager, l’occasion d'évaluer les compétences professionnelles du salarié, d’identifier ses points forts et faibles, de vérifier sa charge de travail, de surveiller et contrôler d’éventuels dysfonctionnements et de fixer les objectifs de l’année à venir.

Cet entretien individuel qui est une véritable pierre angulaire de la politique RH de l’entreprise, est à dissocier des rapports et autres comptes rendus d’activité entre managers et salariés. La préparation de l’entretien annuel est essentielle. A cet égard, la mise au point d'un plan d'entretien ainsi que d’une grille d’évaluation est déterminante. Elle donne la tonalité de l’exercice.

Si pour le collaborateur, l'entretien est un moment d’échange sur son activité et sur son avenir, il est pour l’entreprise, l’occasion d’un bilan global. Climat social, cartographie des effectifs et des postes ou encore première étape d’une Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences (GPEC), les informations et indicateurs ainsi recueillies orientent la direction des ressources humaines.

Différent de l’entretien annuel d’évaluation, l’entretien professionnel est consacré aux perspectives d’évolution professionnelle du salarié. C’est la loi de 2014 relative à la formation professionnelle, qui a donné lieu à sa création. Réalisé tous les deux ans à l'initiative de l'employeur, il s’agit d’un moment d'échange organisé pour évoquer les aspirations professionnelles, les souhaits d'évolution, la validation des acquis professionnels ainsi que les besoins en formation du salarié. Ce bilan implique le salarié dans la construction et la gestion de son parcours professionnel.

A l’occasion de l’entretien professionnel, l’employeur doit informer le salarié de la possibilité de recourir à des services de CEP gratuits. Les opérateurs du CEP (OPACIF, Apec, Mission locale, Pôle emploi) peuvent aider le salarié à faire le point sur sa situation, ses compétences professionnelles et l’accompagner dans ses projets professionnels.

Les fonctionnalités d'un logiciel de gestion des entretiens sont multiples. Elles ont pour but d'automatiser certaines tâches répétitives, de faciliter l'organisation des campagnes et de valider chaque étape du circuit de l'entretien.

Le logiciel de gestion des entretiens est une à la planification par les fonctionnalités suivantes :

• création de campagnes d'entretiens individuels ;
• définition de la liste des personnes concernées par la campagne (collaborateurs et responsables de services) ;
• planning prévisionnel des entretiens ;
• convocation automatisée par e-mail ;
• demandes de confirmation ou de report des rendez-vous ;
• ouverture et clôture de la campagne d'entretiens.

Cet outil est également une aide à l'ingénierie de l'entretien. Ses fonctionnalités permettent de créer des contenus sur mesure et adaptés à l'objectif de la rencontre :

• création des outils préparatoires à l'entretien (auto-évaluation ou évaluation 360) ;
• construction des grilles d'évaluation pour le manager ;
• saisie des éléments préparatoires à l'entretien ;
• paramétrage des comptes-rendus ;
• mise en valeur des axes forts de l'entretien.

Le logiciel de gestion des entretiens dispose de fonctionnalités d'interface entre les parties prenantes afin d'assurer le suivi des informations en temps réel :

• formalisation du processus d'entretien avant, pendant et après (convocation, préparation, compte-rendu, validation) ;
• messagerie automatisée pour chaque étape ;
• répartition des rôles et des tâches;

Enfin, le logiciel est un allié technique essentiel au pilotage des campagnes d'entretiens :

• saisie directe dans les formulaires d'entretien ;
• actualisation permanente du planning des entretiens ;
• état d'avancement de la campagne ;
• rapports statistiques sur les campagnes en cours.

L'utilisation d'un logiciel de gestion est bénéfique pour chaque partie prenante de l'entreprise. Il facilite la communication interne en entreprise. Les entretiens sont définis selon un cadre bien structuré.

Un plus pour le collaborateur

Le logiciel de gestion des entretiens simplifie chaque étape d'une campagne. Les collaborateurs ont la possibilité de valider ou demander un report de date d'entretien en réponse à la convocation.

Ils ont accès aux outils préparatoires à l'entretien et peuvent ainsi travailler leur rencontre en amont et à leur rythme. Par la suite, ils bénéficient d'un compte-rendu détaillé, qu'ils peuvent co-signer en un clic.

Un indispensable pour le manager

La planification des entretiens est continue et chronophage. Le logiciel de gestion des entretiens permet de centraliser les données liées à chaque cycle d'entretien. Les paramétrages personnalisés donnent accès à des extractions de listes de personnes concernées par les entretiens. Il n'y a plus besoin de chercher dans chaque dossier du personnel leur date d'entrée pour suivre les cycles des entretiens.

La vue d'ensemble sur l'état d'avancement des campagnes donne des repères précis aux responsables. Ils disposent des informations en temps réel et peuvent ainsi valider chaque étape afin de passer à la phase suivante en quelques clics.

L'utilisation d'un logiciel facilite la mise en lien entre le capital humain et la performance de l'entreprise. Les objectifs individuels sont rassemblés sur l'application. Ces informations faciles d'accès permettent aux responsables d'identifier les axes de la gestion :

• des compétences ;
• des carrières ;
• des performances individuelles et collectives.

La gestion des emplois et des parcours professionnels (GEPP) est facilitée. Les compétences sont identifiées.

Un allié de taille pour le service RH

Le recours à un logiciel de gestion des entretiens permet de construire une politique des ressources humaines, alliant suivi et bonnes pratiques. Les grilles d'entretien et les procédures sont harmonisées et peuvent s'actualiser de façon simple. Leur diffusion est facilitée via la plateforme partagée.

La planification et les automatisations réduisent les risques d'erreur ou d'omission de phases d'entretien pour chaque collaborateur. L'organisation des campagnes d'ampleur n'a jamais été aussi simple.

Les données sensibles liées au personnel sont sécurisées via un accès réservé. Les logiciels de gestion des entretiens sont conformes au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), une obligation pour l'employeur. Cette sécurisation participe à la relation de confiance entre l'entreprise et les collaborateurs.

L'outil de gestion des entretiens doit correspondre à vos attentes. Il doit représenter un gain de temps et de productivité pour votre entreprise, et non l'inverse. Afin d'opter pour le bon logiciel, quelques critères sont bons à prendre :

• le caractère intuitif de l'interface : l'outil doit être simple à utiliser par n'importe quel professionnel. Ne faites pas l'impasse sur l'expérience utilisateur, au risque de sous-utiliser l'application. C'est la clé d'entrée d'un bon logiciel.
• le caractère modulable de la solution : les dispositions légales en matière d'entretien sont évolutives. Vous devez disposer de garanties de la part de l'éditeur du logiciel quant à son développement. Cela implique du côté de l'éditeur une parfaite maîtrise des politiques de ressources humaines.
• la personnalisation du paramétrage : les lois en matière de droit du travail incombent à toutes les entreprises, mais chaque organisation a son ADN et sa façon de procéder. Veillez à choisir un logiciel capable de traduire votre politique RH (charte graphique, formulaires d'entretiens, typologie des rencontres).
• un service client présent à vos côtés : la société éditrice du logiciel doit être en mesure d'assurer un accompagnement de sa clientèle. Soyez donc pointilleux quant aux conditions d'assistance proposées.
• la sécurisation des données RH : le logiciel choisi doit obligatoirement être certifié conforme au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). L'éditeur doit vous présenter ses garanties sur ce sujet.
• la compatibilité avec votre SIRH existant : cette caractéristique vous fera gagner un temps précieux sur les actualisations de vos listes du personnel. Oubliez le phénomène de double saisie des bases de données.

Il n'y a pas de secret : réussir la mise en place d'un logiciel repose sur une bonne anticipation du déploiement. Ainsi, quelques étapes s'avèrent indispensables avant l'installation technique de votre logiciel pour un projet qui fait sens dans votre organisation :

• Identifiez votre besoin en gestion des entretiens. Qu'attendez-vous exactement d'un logiciel ? Quelles sont vos priorités ? Il peut s'agir de gagner du temps, d'améliorer le suivi de vos campagnes ou encore de développer votre vision stratégique des compétences. Ces réponses vont aiguiller la suite de votre démarche.
• Définissez votre budget en achat et maintenance. Un logiciel de gestion représente un investissement pour votre entreprise. Le fait de définir un budget au préalable vous donne une ligne de conduite pour prendre vos décisions. Les abonnements sont souvent basés sur le volume des salariés ou le nombre d'utilisateurs. Rassemblez les données nécessaires pour établir votre budget.
• Anticipez la typologie et la volumétrie des entretiens. Qu'allez-vous demander exactement à votre logiciel ? Quelles sont vos pratiques en matière d'entretiens professionnels ? Vous pouvez définir les types d'entretiens, leur fréquence et le volume prévisionnel annuel.
• Préparez les paramétrages. Les réponses aux questions précédentes vont définir une vision assez précise des options et applications nécessaires pour l'installation de votre logiciel.
• Formez le personnel à l'outil de gestion. Les collaborateurs, les managers et le service RH doivent maîtriser les fonctionnalités du logiciel pour une bonne prise en main.

Choisir Eurécia, c'est opter pour une solution 100 % modulable pour la gestion de vos ressources humaines. Le SIRH Eurécia s'adapte à votre besoin sur toute la ligne, en vous proposant des modules à intégrer au gré de votre développement.

Le logiciel Entretiens Eurécia allie toutes les fonctionnalités pour vous simplifier la gestion et le suivi de vos temps de rencontres avec les salariés :

• vous pouvez intégrer toutes vos catégories d'entretiens (annuels, professionnels, de carrière, etc.) ;
• les entretiens de reprise d'activité suite à une absence de longue durée sont identifiés afin de ne rien oublier ;
• les salariés ont accès à tout leur historique d'entretiens et peuvent ceux à venir via l'application ;
• vous pouvez créer tous les supports dont vous avez besoin pour mener vos entretiens.

Simplifiez votre quotidien en entreprise avec un outil à la hauteur de vos talents. Bonne nouvelle ! Le logiciel Entretiens complète parfaitement les modules RH de dossiers du personnel ou de gestion de la paie. N'attendez plus et poussez les portes d'une démo avec l'un de nos experts RH.

Un portail RH est un outil qui permet aux collaborateurs de disposer instantanément de diverses données internes qui ont été intégrées dans le SIRH. Telle une plateforme collaborative, un portail RH amène les différentes équipes de l'entreprise à classer et à stocker des documents dématérialisés, au lieu de les transmettre par courrier, comme les bulletins de salaire, par exemple.

L'accès aux données est contrôlé, notamment grâce au coffre-fort numérique qui est personnel et sécurisé. Chaque salarié peut y trouver ses bulletins de paie, par exemple. Le portail RH est donc un outil pratique pour contrôler l'accès à certains fichiers. Il permet de transmettre et de stocker des documents dématérialisés au lieu de les imprimer et de les transmettre en version papier.

Grâce au module Portail RH, vous allez pouvoir faciliter la sauvegarde de toutes les données salariales ! Les contrats, les bulletins de salaire, les demandes de congés des collaborateurs, l'archivage des données des anciens collaborateurs, tout cela y est enregistré. Concernant l'onboarding ou encore l'offboarding, ces étapes sont facilitées avec l'utilisation du module Portail RH. Pour le départ d'un salarié, il vous suffit d'indiquer l'information dans la fiche du collaborateur, dans le Portail RH, puis les étapes à effectuer seront affichées.

Le portail RH sert à stocker, à classer et à consulter des documents et des informations salariales. C'est un élément essentiel pour lancer la digitalisation des données de votre entreprise. De plus, il permet notamment de répondre aux normes concernant la conservation de documents légaux. Par ailleurs, le module Portail RH vous permet de contrôler l'accès aux documents transmis, grâce à l'utilisation d'un coffre-fort numérique.

Le portail RH est très utile pour la communication interne en entreprise. La facilité de transmission de document permettra au service RH de déposer les bulletins de salaire des collaborateurs dans les coffres-forts numériques (CFN). Ils sont sécurisés et les accès sont personnels.

De plus, des e-mails automatiques sont paramétrables via les fiches salariés, ce qui permet au manager et au service RH de ne rater aucune échéance, comme la fin d'un contrat, par exemple. Au sein d'une entreprise, le module RH permet aux équipes de disposer d'un outil performant, sécurisant et facile d'utilisation, qui correspond aux nécessités des TPE/PME pour améliorer la gestion RH. L'avantage principal est que la centralisation et l'archivage de toutes les données salariales sont facilités et les documents légaux sont stockés et conservés pendant toute la durée légale nécessaire. Grâce au Portail RH, plus aucun document ne sera égaré et vos salariés pourront disposer de leurs documents personnels de manière sécurisée.

Les avantages d'un portail RH sont nombreux ! L'utilisation d'un outil collaboratif tel que celui-ci permet de faciliter l'accès aux données, tant pour les salariés que pour les managers. Nous vous proposons de consulter le tableau synthétique ci-dessous, vous y trouverez diverses informations concernant les avantages du module Portail RH proposé par le logiciel Eurécia.

Pour déployer un portail RH, l'équipe Eurécia vous accompagne ! Notre SIRH est un atout pour votre entreprise et il est facile d'utilisation. Pour déployer votre portail RH, il vous suffit, dans un premier temps, de créer une fiche salarié pour chacun de vos collaborateurs. Vous allez y renseigner toutes les données salariales utiles, telles que le type de contrat, la date de début du contrat, ainsi que la date de fin, le cas échéant. Vous y indiquerez aussi les éventuels frais à prendre en compte, comme les abonnements de transport, si l'entreprise participe aux frais. Après cela, il vous faudra envoyer un lien par e-mail à chacun des salariés, afin qu'ils puissent accéder à la plateforme. Ils pourront choisir leur mot de passe, leur accès sera personnel.

Il est très simple de déployer un portail RH au sein d'une PME ou d'une plus petite entreprise. De plus, le travail effectué en renseignant les données salariales dans le logiciel vous fera gagner du temps ultérieurement, lors de la création d'un contrat, par exemple. Les documents reprennent les données indiquées dans le logiciel afin de proposer un modèle prérempli. Que ce soit pour un contrat de travail, un avenant ou un solde de tout compte, par exemple, le portail RH facilite tout cela.

Pour gérer les utilisateurs d'un portail RH, il vous suffit de créer une fiche salarié ! En créant un nouveau collaborateur dans l'outil du portail RH, vous aurez accès à une liste de tâches à effectuer afin d'accueillir votre nouvelle recrue comme il se doit ! Par exemple, pour faciliter l'onboarding des salariés, le contrat de travail sera prérempli grâce à la fonction de remplissage automatique qui intègre les données renseignées dans la fiche du salarié, au sein même des modèles des documents.

Vous pourrez apporter des modifications dans le logiciel à n'importe quel moment, concernant votre collaborateur. Par exemple, en cas de départ, il vous suffit d'indiquer la date de fin de contrat pour que le logiciel vous propose une liste de tâches à effectuer afin de réaliser l'offboarding de votre salarié sans omettre un document à transmettre.

Les utilisateurs ont différents profils, qui leur donnent différents accès. Cette information est aussi à renseigner sur la fiche du salarié, dans le logiciel. Par exemple, un salarié n'aura pas les mêmes accès qu'un manager, qui lui-même n'aura pas les mêmes droits que l'administrateur. Cela permet de contrôler l'utilisation des modules et les éventuelles modifications des paramètres du logiciel.

Pour gérer les accès, l'administrateur doit déterminer un type de profil d'utilisateur pour chacun de ses collaborateurs. Par exemple : le salarié, le manager, l'administrateur. Ce sont uniquement les administrateurs qui sont responsables de la configuration de la plateforme Eurécia. Ils sont donc les seuls à pouvoir effectuer une modification concernant les droits d'accès de chacun des utilisateurs du SIRH. Pour chaque collaborateur, il est possible de déterminer quels modules leur sont accessibles ou non, en cochant et décochant les cases à côté des modules indiqués sur leurs profils. Pour cela, il vous suffit de cliquer sur l'onglet « Administration », puis de cliquer ensuite sur la section « Modules ». N'oubliez pas d'enregistrer les modifications avant de quitter la page !

Comme pour tous les modules que nous proposons, vous pouvez adapter notre solution SIRH, afin qu'elle s'adapte au mieux à l'ensemble de vos équipes. La gestion des accès est très simple et intuitive. Si vous êtes en difficulté, n'hésitez pas à contacter notre équipe ! Nous sommes disponibles pour vous aider à intégrer au mieux notre logiciel au sein de votre entreprise. De plus, un support est disponible à tout moment, sur notre site internet.

Pour gérer l'interface d'un portail RH, vous pouvez entièrement adapter le logiciel afin qu'il réponde au mieux aux besoins de votre entreprise. Concernant l'administration du personnel, le module portail RH vous permet d'une part de centraliser les informations salariales. D'autre part, il vous aide à gérer la dématérialisation des bulletins de salaire grâce à l'utilisation d'un coffre-fort numérique. Par ailleurs, avec l'espace de documents partagés, vous pouvez transmettre aisément des documents à l'ensemble de vos équipes, tels que le règlement intérieur ou des formulaires, par exemple.

Grâce à l'adaptabilité du SIRH proposé par Eurécia, vous pouvez entièrement personnaliser l'utilisation de ce logiciel. Le choix des modules est modifiable, de plus, vous pouvez choisir qui aura accès ou non à chacun d'eux. La modification des droits d'accès est facile et immédiate. Par ailleurs, vous pouvez faire évoluer votre logiciel selon vos besoins, afin que celui-ci s'adapte au mieux à la croissance de votre entreprise.

Le portail RH est en lien avec les autres modules du logiciel. Les données renseignées au sein de cet outil peuvent être exploitées lors de l'utilisation des autres outils RH tels que : la gestion des notes de frais, la gestion des formations, les plannings, etc. Le logiciel Eurécia vous permet de gagner du temps, car en renseignant les données salariales dans le portail RH, elles sont ensuite automatiquement incluses dans d'autres modules.

Pour l'entreprise

L’Entretien One to One est un puissant outil de management de proximité permettant d’accompagner chaque collaborateur dans son quotidien, d’éliminer les tensions inutiles et d’améliorer la productivité et performance de l’entreprise. Un collaborateur valorisé, un manager en chef d’orchestre, un flux de travail optimisé: une entreprise gagnante !

Pour le manager

Le One to One permet de s’affirmer en tant que Manager, en tant que coach, au sein de l’entreprise et des équipes. Consacrer du temps à ses collaborateurs c’est leur signifier leur valeur et importance au sein de l’entreprise. Ces échanges font partis intégrantes du rôle de Manager: des collaborateurs suivis et écoutés mettront en avant la performance des équipes, et ainsi l’importance du Manager au sein de l’organisation. Notre outil de one to one est étudié dans cet objectif. Le manager retrouvera le nécessaire pour organiser ces moments le plus efficacement possible: fréquence, préparation, feedback, actions à réaliser,....

Pour le collaborateur

La réunion One to One est son moment privilégié avec son manager. C’est durant cet échange qu’il va pouvoir aborder tous les sujets dont il a envie, qu’il soit perso ou pro. Un collaborateur se sentant écouté, soutenu et valorisé sera un collaborateur impliqué, engagé et performant dans son quotidien. Via notre outil, il pourra retrouver à n’importe quel moment les échanges effectués avec son manager, retrouver ses missions, ses actions à réaliser ou tout autre sujet qu’il souhaiterait suivre.

• Eurécia, solution SIRH tournée vers la performance et le bien être – l’entretien one to one est au cœur de ces thèmes
• One to One proposé en option du module Entretiens, mais fait parti de notre solution RH globale – un seul outil pour l’ensemble des process RH
• Données liées entre modules (données collaborateurs, équipe, managers)
• Nos années d’expériences dans le développement des collaborateurs et la gestion des RH, nous ont poussé à proposer des fonctionnalités poussées à la prise en main facile qui faciliteront le quotidien des managers et collaborateurs
• Plus simple d’utilisation que d’autres outils dédiés à ce sujet