Photo et envoi de la pièce justificative
Le collaborateur prend en photo le justificatif de sa dépense sur son téléphone et l'envoie directement via l'application dédiée ou depuis son ordinateur.
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Divisez par deux le délai de remboursement des notes de frais
Fluidifiez et fiabilisez la gestion des notes de frais, fini la course aux
justificatifs
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Note de frais
Passez à la gestion des notes de frais dématérialisée
Les erreurs de comptabilité et les reçus égarés c’est de l’histoire ancienne avec Eurécia.
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Export sans ressaisie vers la comptabilité
Une fois le remboursement validé, exportez facilement les dépenses vers votre logiciel de comptabilité... Sans ressaisie !
Calcul des titres restaurant
Calcul automatique du nombre de tickets restaurant à distribuer, à partir du nombre de repas d’affaires et de congés pris, avec envoi vers la paie en quelques clics.
Autonomie des collaborateurs
Collaborateurs et managers avec ou sans l’application mobile sont autonomes dans la gestion et la validation.
Reporting des dépenses
Rapports personnalisables avec ventilation des dépenses par nature, projet, salarié, etc.
des fonctionnalités complètes, faciles à prendre en main
Un outil pensé pour
l’ensemble des équipes
Taux de change
Calcul automatique des taux de change pour les notes de frais en devises étrangères
Contrôle des dépenses
Grâce aux seuils de remboursement, plafonnez certains types de dépenses ou paramétrez des forfaits (repas midi, téléphone, ...).
Barème kilométrique
Basez vos remboursements kilométriques sur le barème légal de l'URSAFF, ou sur un barème sur-mesure.
Historique exportable
En cas de contrôle, exportez facilement vos remboursements passés et tous vos justificatifs à valeur probante en un clic.
Justificatifs à
valeur légale
Grâce à la valeur probante des notes de frais, vous pouvez jeter vos justificatifs numérisés en cas de contrôle, ils ont la même valeur.
Application mobile
Avec l'appli myEurécia, vos collaborateurs enregistrent facilement leurs notes de frais et les justificatifs.
Notes de frais
Photographiez, envoyez et jetez... fini les reçus qui encombrent votre bureau !
Reconnaissance automatique
Grâce au système intelligent de reconnaissance des caractères, le type de dépense, le montant, la date et la TVA sont renseignés automatiquement. Pratique !
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Validation de la note de frais et direction recyclage
Managers ou RHs peuvent valider (ou refuser) la note de frais en un clic.
Puis, avec la valeur probante, plus besoin de garder vos justificatifs papier, ils ont la même valeur légale en cas de contrôle.
Puis, avec la valeur probante, plus besoin de garder vos justificatifs papier, ils ont la même valeur légale en cas de contrôle.
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Note de frais
Des avantages pour chacun des acteurs
Collaborateur
- Enregistre ses dépenses professionnelles en 2 minutes.
- Transfère ses justificatifs à valeur probante depuis son mobile.
- Suit le remboursement de ses notes de frais.
Manager
- Est informé instantanément d'une nouvelle demande.
- Gère les budgets de dépenses dans le temps, par projet, client, etc.
- Valide le remboursement des frais professionnels en un clic.
Entreprise
- Définit les modalités de remboursement des notes de frais.
- Est alerté en cas de non respect des règles de validation (plafond, cohérence, etc.).
- Génère les ordres de virement au format SEPA.
Temoignages
Nos 4000 clients et 350 000 utilisateurs en parlent mieux que nous !
“Inventer c’est penser à côté” A. Einstein
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Mis à jour le 27/06/2025
Qu’est-ce qu’un logiciel de note de frais ?
Un logiciel de note de frais ou application de note de frais est une solution qui automatise la procédure de déclaration des dépenses professionnelles par le collaborateur. Elle permet aux équipes RH d'encadrer ce process, en fixant dès le départ les informations obligatoires à fournir (le justificatif de paiement, la date et le motif de l’opération). Le manager, quant à lui, peut traiter toutes les demandes de remboursement centralisées. Avant de soumettre leur validation finale au service comptable.
Le logiciel de note de frais vous permet de :
- centraliser toutes les informations réglementaires
- archiver les justificatifs de paiement
- plafonner vos dépenses pour respecter les obligations de dépenses raisonnables, mais également le seuil des avantages en nature
Le logiciel de note de frais s’intègre surtout à votre écosystème informatique RH. Il s’interface facilement avec votre SIRH. Il communique les données nécessaires à tous les modules RH qui en ont besoin, notamment le logiciel de paie.
Pourquoi utiliser un logiciel de note de frais ?
Optimiser la gestion des dépenses professionnelles
Le logiciel de notes de frais vous permet de paramétrer une procédure applicable à tous les collaborateurs.
Grâce à l’automatisation, l’expérience utilisateur est améliorée. La note de frais s’avère bien plus simple à réaliser grâce au logiciel, comparé à un formulaire papier ou un fichier Excel de notes de frais.
Gagner du temps
L’application permet de réduire jusqu’à 90 % le temps consacré à la gestion des notes de frais. Le salarié photographie son justificatif via l’application mobile. Le système OCR reconnaît automatiquement les données clés et préremplit les champs nécessaires. La création d’une note de frais prend moins de deux minutes et peut se faire à tout moment.
Le N+1 passe, lui aussi, moins de temps à contrôler les dépenses de ses collaborateurs. Le manager la valide en un clic. Le service comptabilité reçoit une note conforme, complète et homogène, immédiatement exploitable.
Les justificatifs numériques ont par ailleurs une valeur probante, reconnue par l’URSSAF, l’inspection du travail ou le Trésor Public. En cas de contrôle, les données peuvent être exportées en quelques clics.
Renforcer le contrôle sur les dépenses professionnelles
Le logiciel de notes de frais vous permet de paramétrer :
- des plafonds de dépenses
- un barème kilométrique
- les taux de change applicables
- un décompte automatique des titres-restaurant
Vous êtes en mesure de faire appliquer une véritable politique interne sur les notes de frais. L’automatisation de la procédure limite drastiquement les possibilités d’y déroger. Vous pouvez également définir un double degré de contrôle ; manager puis service comptabilité.
Faire des économies
En digitalisant les notes de frais, vous limitez les erreurs humaines, les déclarations incomplètes et les tentatives de fraude. Vous pouvez récupérer la TVA de toutes les dépenses professionnelles grâce aux justificatifs numérisés. La fonctionnalité de reporting des dépenses vous permet d’obtenir des analyses personnalisables sur les frais engagés par projet, salariés ou nature de dépense.
Mieux encore : en identifiant les frais récurrents, il vous est possible de négocier des contrats-cadres avec les prestataires les plus sollicités.
Rembourser les collaborateurs plus rapidement
Le logiciel de notes de frais optimise le remboursement des notes de frais :
- La déclaration de dépense est plus facile à effectuer
- Le contrôle de la demande est plus rapide
- Les ordres de virement SEPA sont générés depuis la plateforme applicative
Quelles sont les fonctionnalités du logiciel de gestion des notes de frais et déplacements ?
Le logiciel de notes de frais conçu par Eurécia facilite la gestion des dépenses professionnelles à chaque étape du processus. Il simplifie la vie des collaborateurs, fiabilise les contrôles pour les managers et automatise les exports pour les équipes comptables.
Création et saisie des notes de frais
Le salarié saisit ses dépenses en quelques clics, depuis son ordinateur ou son mobile. La création d’une note de frais prend moins de deux minutes grâce à des raccourcis intelligents et à l’automatisation des tâches récurrentes. Il peut :
- Ajouter un justificatif en photo ou en pièce jointe (liste des formats variés acceptés)
- Bénéficier de la reconnaissance automatique (OCR) pour préremplir les champs : montant, TVA, date…
- Saisir une note pour un membre de son équipe, si besoin
- Consulter, modifier ou supprimer une note en attente ou validée
Les justificatifs numérisés ont valeur probante et sont archivés conformément aux normes URSSAF. Un export est disponible pour les besoins de contrôle ou d’archivage externe.
Validation, remboursement et suivi
Le circuit de validation est entièrement personnalisable, avec jusqu’à cinq niveaux d’approbation. À chaque étape, les utilisateurs sont notifiés automatiquement.
Les managers peuvent :
- recevoir une alerte dès qu’une note leur est soumise
- valider ou refuser en un clic depuis l’application
- répondre au collaborateur en temps réel
Une fois les notes approuvées, le service RH ou comptable peut :
- déclencher le remboursement via génération automatique d’ordres de virement SEPA
- suivre l’historique des remboursements par salarié
- analyser les délais de traitement et les montants engagés
Contrôle des règles de gestion et des plafonds
Le logiciel permet de faire appliquer automatiquement les règles de votre politique interne :
- barèmes kilométriques personnalisables (y compris gestion des véhicules électriques)
- plafonds de remboursement selon le type de dépense
- taux de change et gestion des devises par défaut
- décompte automatique des titres-restaurant
- reconnaissance des codes MCC (Merchant Category Code) sur les dépenses CB
Le calcul des montants remboursés, notamment pour les frais kilométriques, est entièrement automatisé, avec prise en compte des barèmes URSSAF à jour. Il est aussi possible de calculer l’empreinte carbone des déplacements.
Export et intégration comptable
Une fois validées, les données peuvent être intégrées directement à vos outils comptables. Le logiciel propose des exports natifs vers plus de 25 formats comptables, notamment :
- Sage (100, X3, Coala, Ligne 1000…)
- Cegid (Y2, CCMX, Quadratus…)
- EBP, SAP, Microsoft Navision, Divalto, Arcole, Compta First…
Les dépenses réglées par carte affaires peuvent également être importées dans la plateforme, et les libellés ou comptes analytiques personnalisés pour l’export.
Qui peut utiliser le logiciel de notes de frais ?
Le logiciel de notes de frais Eurécia s’adresse à l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise, quel que soit leur rôle.
- Les salariés saisissent leurs frais en quelques clics, photo du justificatif à l’appui.
- Les managers valident ou commentent les demandes directement depuis l’application ou leur messagerie.
- Les RH et la comptabilité accèdent à des données claires, conformes et exploitables sans retraitement.
Comment choisir son logiciel de notes de frais ?
Un bon logiciel de notes de frais doit répondre à quatre problématiques essentielles pour les entreprises :
- simplifier les remboursements des collaborateurs
- gagner du temps
- définir des règles de gestion précises
- éviter les erreurs comptables ou les fraudes
Il doit rester facile d’utilisation, pratique et compatible avec vos autres outils de gestion. Le logiciel Eurécia :
- Est accessible sur ordinateur, tablette et mobile
- Existe sous Android et IOS
- Est disponible en 6 langues
- S’intègre avec toutes les autres solutions RH Eurécia
- Est interopérable avec les principaux logiciels de comptabilité du marché
- Permet des exports aux formats Excel, CSV, PDF et XML
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