Vous avez des questions sur le logiciel de gestion des congés ?
Qu'est-ce qu'un logiciel de congés ?
Un logiciel de congés est une application conçue pour automatiser la gestion des absences au sein d’une entreprise. Il remplace les fichiers Excel, formulaires papier ou échanges informels, en centralisant toutes les demandes et validations sur une interface unique, accessible aux salariés, managers et services RH.
Concrètement, ce type de logiciel permet à chaque collaborateur de :
- Faire une demande de congés (CP, RTT, congés exceptionnels, etc.)
- Suivre l’état de ses demandes (en attente, validée, refusée)
- Consulter son solde de congés en temps réel
Le manager reçoit instantanément une notification, visualise l’impact dans le planning d’équipe, puis valide ou refuse la demande en quelques clics.
Côté RH, le logiciel met automatiquement à jour les compteurs individuels et prépare les éléments variables de paie (absences, jours enfant malade, récupérations, etc.). Toutes les données sont historisées pour simplifier le reporting et la préparation des bulletins de salaire.
Comment choisir le bon logiciel de congés pour votre entreprise ?
Le bon logiciel de congés est celui qui :
- correspond à votre taille d’entreprise
- s’intègre à vos outils RH
- facilite réellement la vie des salariés, managers et RH
- est fiable, sécurisé, et bien accompagné
Un logiciel paramétrable selon vos règles internes
Votre solution doit s’adapter à votre organisation :
- Profils d’utilisateurs personnalisables (salariés, managers, RH)
- Typologies d’absences propres à votre convention collective
- Circuits de validation adaptés (1 ou plusieurs niveaux)
- Gestion multi-sites ou multi-sociétés si nécessaire
Une solution qui convient à la taille de votre entreprise
- Pour les TPE/PME : optez pour une offre simple, tout-en-un, rapide à mettre en œuvre
- Pour les grandes entreprises : privilégiez un outil évolutif, modulable et compatible avec vos autres logiciels RH
Un prix aligné avec votre budget
- Certaines solutions gratuites (Excel, open source…) peuvent suffire temporairement
- Pour une solution SaaS complète, les tarifs sont généralement formulés de façon mensuelle et par collaborateur
- Vérifiez ce qui est inclus : support, mises à jour, modules complémentaires
Une comptabilité avec vos outils existants
Un bon logiciel de congés doit pouvoir s’intégrer facilement à :
- Votre logiciel de paie
- Votre outil de planning ou de gestion des temps
- Vos solutions RH annexes (notes de frais, suivi télétravail)
Une expérience fluide sur tous les supports
- L’interface doit être simple, claire, et responsive (ordinateur, tablette, mobile)
- Vos collaborateurs doivent pouvoir poser leurs congés ou consulter leur solde depuis n’importe où
- Pensez aussi à tester l’application mobile (présente ? bien notée ? complète ?)
Une conformité totale avec le RGPD
- Les données RH sont sensibles : exigez une solution hébergée en France ou dans l’UE, avec chiffrement et traçabilité
- Vérifiez les certifications de l’éditeur (ex : ISO 27001)
- Contrôlez les accès par rôle : un salarié ne doit pas pouvoir consulter les compteurs d’un collègue
Un bon support client : disponible, francophone, compétent
- Assistance rapide en cas de question ou de blocage
- Base de connaissances à jour, guides d’utilisation clairs
- Accompagnement à la prise en main + démo personnalisée
Envie d’en savoir plus ? Nous vous présentons ici les spécificités de 8 logiciels de congés présents sur le marché français, dont Eurécia fait partie.
Quels sont les avantages d'un logiciel de congés ?
Un bon logiciel de congés comme Eurécia simplifie la vie de tous les acteurs concernés. Il automatise les tâches répétitives, réduit les erreurs et fluidifie la communication entre collaborateurs, managers et RH.
Le collaborateur peut :
- Consulter son solde de congés en temps réel, sans passer par les RH
- Faire une demande d'absence en quelques clics, depuis un mobile ou un ordinateur
- Visualiser les absences de son équipe pour mieux planifier ses départs
Le manager peut :
- Être alerté immédiatement lorsqu’un collaborateur fait une demande
- Valider ou refuser une absence en fonction du planning de l’équipe
- Anticiper les absences grâce à une vue d’ensemble des périodes sensibles
Le service RH peut :
- Centraliser toutes les demandes et absences dans une seule interface
- Transmettre automatiquement les éléments variables à la paie
- Éditer des rapports fiables sur les absences, les soldes et l’absentéisme
- Réduire le risque d’erreurs grâce aux compteurs mis à jour en temps réel
Quelles sont les fonctionnalités d'un logiciel de congés ?
Le logiciel de congés couvre l’ensemble du cycle de gestion des congés et absences, de la saisie des demandes jusqu’à l’export vers la paie.
Demande et validation des congés
Chaque collaborateur peut poser ses congés (CP, RTT, absences exceptionnelles, télétravail…) directement sur son ordinateur ou depuis son application mobile. Les managers reçoivent une alerte instantanée et peuvent valider ou refuser la demande en tenant compte du planning d’équipe.
- Création de demandes ponctuelles ou récurrentes
- Annulation ou modification possible avant validation
- Alertes automatiques à chaque étape
- Gestion spécifique des temps partiels et forfaits jours
Planification et visualisation des absences
Le planning partagé permet d’avoir une vision claire de l’organisation des équipes, tout en respectant les droits d’accès définis (services, sites, niveaux hiérarchiques…).
- Vue consolidée par service ou par site
- Affichage personnalisable pour les managers
- Synchronisation possible avec Google Agenda ou Outlook
Suivi des compteurs de congés en temps réel
Les soldes de congés sont calculés automatiquement en fonction des droits, de l’ancienneté ou des absences déjà posées. RH, managers et salariés disposent à tout moment d’une vision fiable et à jour.
- Affichage des compteurs CP, RTT, CET, jours offerts…
- Prise en compte des entrées/sorties en cours de mois
- Génération de jours de fractionnement
- Possibilité de transfert entre compteurs ou vers un CET
Export des absences vers les outils RH
Eurécia évite les doubles saisies : les absences validées peuvent être exportées vers le logiciel de paie ou synchronisées avec les agendas de vos collaborateurs.
- Export des données au format Excel ou iCal
- Intégration avec le logiciel de paie
- Synchronisation bidirectionnelle avec les outils calendaires
Pilotage des absences et aide décisionnelle
Le module génère des rapports personnalisables et des indicateurs RH exploitables pour mieux suivre les tendances : absences injustifiées, taux d’absentéisme, jours travaillés ou recours au télétravail.
- Tableaux de bord RH interactifs
- Rapports filtrables par période, type d’absence ou service
- Indicateurs graphiques exportables
Comment le logiciel de congés peut-il améliorer la gestion du temps et la productivité ?
Un logiciel de congés permet de gagner un temps précieux en automatisant les demandes, les validations et le calcul des droits. Il évite les erreurs de saisie, élimine les tableurs manuels et centralise toutes les informations utiles pour les salariés, les managers et les RH. Résultat : les plannings sont à jour, la paie est juste, et chacun peut se concentrer sur des tâches à plus forte valeur.
Comment mettre en place un logiciel de gestion des congés ?
Avant le déploiement de l'application :
- Définissez les profils d'utilisateurs et leur niveau d'accès. Par exemple, un collaborateur pourra consulter le planning général ainsi que ses compteurs personnels, tandis qu'un manager aura accès à l'ensemble des compteurs.
- Intégrez votre liste des motifs d'absences, à l'image de l'existant au sein de votre entreprise (RTT, congés exceptionnels, etc.).
- Mettez en place votre base de données initiales, en créant un dossier par salarié, faisant état de sa date d'entrée et de ses compteurs actuels.
- Créez un accès pour chaque membre de l'entreprise, donnant accès à son espace personnel sur l'application.
Ces étapes sont généralement co-pilotées avec la société d'édition du logiciel. Chez Eurécia, les experts sont à votre service pour définir l'infrastructure informatique.
Durant la mise en place du logiciel :
- Communiquez avec les équipes et expliquez les conditions du déploiement, rétroplanning à l'appui
- Formez les collaborateurs à l'utilisation de l'outil
- Pensez en amont à une procédure de feedback en cas de problème ou de difficulté
Quelles sont les limites des logiciels de gestion des congés gratuits ?
Les logiciels de congés proposés sur internet à titre gratuit disposent de fonctionnalités assez limitées. Le nombre d'utilisateurs de l'application apparaît restreint dans la majorité des outils. L'augmentation des licences requiert un passage à une version payante.
Il est difficile de procéder à une gestion des congés à plusieurs sur ces logiciels. Les fonctionnalités de notification en temps réel demeurent rares. Là encore, il s'agit d'options sous forme de modules payants.
Enfin, la relation client se montre sommaire, avec une assistance fréquemment externalisée et peu d'informations sur le stockage des données.
Notre état des lieux complet du marché français est disponible ici.
Quels sont les outils indispensables pour la gestion des congés ?
Que vous ayez opté ou non pour un logiciel, la gestion des absences requiert a minima 4 types d'outils pour centraliser et actualiser les informations. Ces outils peuvent être implémentés sur Excel.
- Un classeur Excel de compteurs individuels des congés: chaque feuille du classeur correspond à un collaborateur. Sur cette feuille doivent figurer le nombre de jours acquis, le nombre de jours pris et le solde. À actualiser dès que nécessaire.
- Un planning général des congés. Ce tableau vous permet d'avoir une vision d'ensemble sur une période donnée. De plus, il se révélera nécessaire en communication interne, car l'ordre des départs en congés doit être affiché dans les entreprises.
- Une procédure de demande de congés, connue de tous ainsi qu'une demande type.
- Une fiche navette centralisant les éléments variables de salaire, dont les absences et les congés.
Il est possible de partager ces outils en utilisant Google Drive ou Google Sheet. Afin de vous faciliter la vie au bureau, Eurécia met gratuitement à votre disposition ces plannings de congés Excel.
