Logiciel de recrutement : votre nouvel allié pour trouver des talents

Les directions et services des ressources humaines sont rompus à l’exercice de la digitalisation. Pionniers au sein des entreprises, les logiciels et les systèmes d’information (SIRH) n’ont plus de secret pour eux. Pour autant, il y a bien un domaine au sein duquel le passage à l'automatisation est encore peu répandu : celui du recrutement.  
 

En utilisant un outil de gestion de recrutement, de nombreuses tâches chronophages peuvent être réduites au profit d’une meilleure expérience entre le recruteur et le candidat. Découvrez ici tout ce que vous devez savoir sur les logiciels de recrutement, en vision 360. Qui sait, vous serez peut-être convaincu de vous équiper avant l’arrivée de vos prochains candidats ? 

Sommaire

Qu'est-ce qu'un logiciel de recrutement ? 

Un logiciel de recrutement est un outil de gestion et de suivi des candidatures liées aux offres d’emploi d’une entreprise. Il est communément appelé ATS en anglais (Applicant Tracking System), se traduisant par « système de suivi des candidatures ». 

Les logiciels de recrutement ont longtemps été l’apanage des grandes entreprises. En effet, 68 % des entreprises des entreprises pensent que l’ATS (logiciel de recrutement) est un outil indispensable dans leurs différents processus de recrutements​ (source APEC). Les cabinets de recrutement ont grandement recours à ce type d’outil, en raison de la volumétrie des dossiers de candidatures. 

Aujourd’hui, la recherche de talents et le temps passé au recrutement sont de plus en plus chronophages, y compris pour les PME et les institutions. Les outils de suivi des candidats constituent une porte d’entrée intéressante pour professionnaliser le recrutement au sein des organisations. 

 

Comment fonctionne un logiciel de recrutement ? 

Le logiciel de recrutement est un véritable outil de pilotage. Quelle que soit la solution retenue, les logiciels de gestion des candidatures répondent à 4 principes clés sur lesquels vous appuyer pour vos campagnes de recrutement. 
 

La centralisation des informations sur les recrutements 

Comme tout logiciel, cet outil permet de réunir l’ensemble des informations à traiter au sein d’un espace unique. Toutes les opérations liées à un recrutement sont réalisées via le logiciel. Ainsi, l’offre d’emploi est diffusée à partir de l’outil. Les candidats transmettent également leur lettre de motivation et leur CV via un espace personnel. 

L’équipe chargée des recrutements a une vision d’ensemble quant à l’arrivée des candidatures. Elle peut ensuite apporter les actions nécessaires pour le bon déroulement de la campagne. 
 

La planification des recrutements 

Le tableau de bord permet de suivre chaque étape du recrutement. Ainsi, vous pouvez réaliser l’arborescence de votre processus de recrutement, avec par exemple les phases telles que :  

• l’accusé de réception des candidatures ; 
• l’invitation à des entretiens ; 
• la réalisation de tests ; 
• l’envoi de courriers pour chaque étape. 

Chaque candidature reçue est intégrée dans le parcours défini. Son statut est modifié à chaque étape selon votre décision. Le parcours du candidat est donc actualisé en temps réel. 
 

L’outil collaboratif pour recruter 

Le logiciel de recrutement est partagé. De cette façon, chaque membre de l’équipe impliqué dans le recrutement dispose d’un code d’accès à l’espace. En pratique, les outils sont dotés d’une messagerie spécifique et chaque personne peut ajouter des notes ou commentaires dans les dossiers individuels des candidats. Ces fonctionnalités permettent à chacun de gérer les candidatures selon son emploi du temps. Chaque participant peut avoir une vision des avis des autres de façon simple.

 

Quelles sont les fonctionnalités indispensables d’un logiciel de recrutement ? 

L’offre en matière de logiciels de gestion des candidatures est importante. Elle tend même à se développer au regard des besoins des entreprises. Il existe des logiciels de recrutement gratuits, pour lesquels il suffit de s’inscrire. Mais les fonctionnalités restent minimes.  

Certains éditeurs proposent des services très sophistiqués, ne répondant pas toujours à un besoin pour les recruteurs ou les candidats. C’est la raison pour laquelle nous vous proposons ici les 6 fonctionnalités essentielles d’un logiciel de recrutement.  

 

La multidiffusion des offres 

Cette fonctionnalité permet de diffuser une offre simultanément aux différents sites d’offres d’emploi de votre choix. Les jobboards se sont considérablement développés en France, au-delà des traditionnels Pôle Emploi et Apec.  Afin d’augmenter la visibilité de vos offres, misez sur les sites d’annonces le plus adaptés à votre secteur parmi plus de 700 sites annonceurs. Il serait malvenu de faire sans ces canaux de diffusion aujourd’hui.  

Lorsque vous éditez votre annonce sur votre logiciel, vous pouvez ainsi gérer l’ensemble de vos canaux de diffusion : un gain de temps considérable, car vous n’aurez plus besoin de la faire manuellement. 
 

La page carrière

Il s’agit d’un espace numérique référençant votre entreprise en tant que recruteur. Il s’agit d’une page web permettant de présenter vos services et de développer votre image de marque sur le thème du recrutement. 

De nombreux logiciels de recrutements intègrent cette fonctionnalité devenue essentielle à l’ère de la digitalisation des offres d’emploi. Vous pouvez généralement choisir entre plusieurs templates pour représenter votre entreprise, insérer votre logo, classifier vos offres d’emploi par catégorie. C’est aussi une interface très intéressante pour attirer les profils souhaitant vous communiquer une candidature spontanée. 
 

Le suivi des candidatures 

Le propre du logiciel de gestion des recrutements est de vous informer quant à l’avancement du projet. Chaque logiciel dispose de son propre design, alors assurez-vous du fait que le suivi est bien lisible. À tout moment, vous devez être en mesure de savoir ce que vous devez traiter maintenant. 

 

L’automatisation des messages 

Cette fonctionnalité vous fera gagner beaucoup de temps, surtout si vous recevez de nombreuses candidatures. Lorsque votre processus de recrutement est défini, vous pouvez rédiger votre message pour chaque type de réponse apportée aux candidats. 

Vous pouvez ainsi automatiser chaque message, quel que soit le canal utilisé (e-mail, message WhatsApp, DM sur les réseaux sociaux). C’est un excellent moyen de tracer votre communication avec chaque personne et c’est un gage de reconnaissance pour les candidats postulant au sein de votre entreprise. 

 

La CVthèque 

Le recrutement est un processus continu en entreprise. Les réceptions des candidatures spontanées ou en réponse à une offre sont autant de potentiels de développement de compétences à venir pour votre organisation. 

L’utilisation d’un logiciel de recrutement répond à une logique de développement des compétences. Grâce à votre outil, vous pouvez constituer une CVthèque de talents. Cette base de données représente un vivier de ressources humaines très pertinent pour piloter vos besoins présents et à venir. De plus, il est possible de procéder par la suite à une recherche de profils en tapant vos mots-clés dans le navigateur de l’outil. 

 

Le sourcing des talents 

Votre logiciel de recrutement se doit d’être compatible avec les réseaux sociaux professionnels tels que LinkedIn afin d’importer des profils dans votre CVthèque lors de vos recherches. 

 

Quels sont les avantages à utiliser un logiciel de recrutement ? 

Le recours à un logiciel représente un coût pour les entreprises et cette dépense ne fait pas toujours partie des priorités, en considérant les besoins généraux en SIRH. Cela étant, cette solution permet également de réaliser diverses économies pour une structure. Nous pouvons recenser 4 avantages principaux.
 

Le gain de temps pour les RH 

La première des économies est celle du temps, et donc, du coût humain représenté par une procédure de recrutement. Ce domaine est particulièrement stratégique en RH, mais il est également très chronophage. 

Les manipulations répétitives et humaines sont nombreuses tout au long d’un recrutement. Cela tient au nombre d’échanges requis avec l’ensemble des candidats et à l’avancée dans le traitement des candidatures. 

En utilisant un logiciel de gestion des recrutements, certaines tâches sont considérablement réduites par l’effet de l’automatisation, telles que :  

• la diffusion des offres aux annonceurs ; 
• la constitution des dossiers de candidature ; 
• l’envoi des messages aux candidats ; 
• la recherche de profils. 

 

L’amélioration de la communication 

L’utilisation d’un logiciel de gestion des candidatures réduit le temps passé à relayer les informations aux personnes concernées par le recrutement. L’information est centralisée à un seul endroit et actualisée par chaque collaborateur. La communication interne est facilitée. 

De la même façon, les échanges avec chaque candidat sont automatisés en fonction de vos templates internes. En cas de candidatures nombreuses, une réponse à un candidat peut être omise. Cela n’arrivera pas avec un logiciel de gestion. 

 

Une politique de recrutement plus efficace 

La solution de gestion est un moyen de concrétiser votre stratégie de recrutement, au même titre que les autres domaines des RH. En effet, la recherche de talents devient un enjeu majeur pour les entreprises. Il devient difficile de recruter dans un contexte de métiers en tension. 

Le fait d’être proactif et de développer une démarche de pilotage des recrutements, au même titre que la GEPP, est un atout de taille pour les structures. Le logiciel s’avère alors un outil d’aide à la décision si les fonctionnalités sont de niveau expert. 

Le processus de recrutement ne s’arrête pas au moment de l’embauche du candidat retenu. L'intégration des nouvelles recrues (appelé aussi onboarding) est une étape essentielle pour finaliser en beauté vos recrutements et fidéliser vos nouveaux talents. En utilisant un outil de gestion, vous disposez d’un ensemble d’indicateurs et de statistiques vous permettant d’analyser l’évolution de vos phases de recrutement. Certains SIRH propose également des fonctionnalités (checklist intelligente, notifications automatique...) pour structurer le process d'onboarding.

Livret d'accueil, rapport d'étonnement, promesse d'embauche... de nombreux modèles peuvent déjà vous permettre d'améliorer votre processus d'intégration ! Découvrez tous ces modèles téléchargeables dans notre kit onboarding :

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Des recrutements conformes au RGPD 

Les manipulations de données personnelles dans le cadre des recrutements sont bornées par le règlement général sur les données personnelles (RGPD). Les consentements des candidats quant à la conservation des données et les supports d’enregistrement des informations personnelles sont à contrôler. 

La réglementation concernant les données sur les candidats est similaire à celle des salariés en poste. Oubliez les envois d’informations personnelles sur vos messageries professionnelles. Vous vous exposeriez à une amende. Préférez utiliser un logiciel de recrutement conforme au RGPD. Vos risques seront davantage maîtrisés.

 

Comment les logiciels de recrutement peuvent-ils améliorer la qualité des candidats pour votre entreprise ? 

Aujourd’hui, un talent à la recherche d’opportunités d’emploi va bien au-delà de la recherche d’offres lui correspondant. De plus en plus d’entreprises proposent une communication ciblée pour attirer de nouveaux talents pour leur performance. 

Une communication de qualité attirera des candidats de qualité. La stratégie descendante de l’offre d’emploi ne suffit plus. De nouveaux codes apparaissent et les entreprises rivalisent d’ingéniosité pour valoriser leur marque employeur. 

Par ailleurs, avec la digitalisation du recrutement, l’entreprise peut attirer plus de profils et d’une plus grande variété. Grâce à la mise en avant de votre page carrière, un professionnel peut vous montrer son intérêt pour votre entreprise même si aucune offre d’emploi ne lui correspond dans l’immédiat. Les candidatures spontanées représentent un très bon indicateur qualitatif pour évaluer la pertinence de votre communication employeur. 

 

Comment les logiciels de recrutement peuvent-ils réduire les coûts de recrutement pour votre entreprise ? 

Deux formes d’économie sont réalisées en utilisant un ATS. Tout d’abord, le coût humain des opérations de recrutement sera considérablement réduit en raison de l’automatisation. Les collaborateurs réalisant ces tâches pourront ainsi allouer leur temps à générer des activités à plus forte valeur ajoutée pour l’entreprise. Cela représente une économie très importante, notamment dans les PME, structures au sein desquelles les professionnels RH sont peu nombreux et très polyvalents. 

Ensuite, le recours à une solution de gestion en interne évite le phénomène de délégation de la prestation à un cabinet de recrutement, s’avèrent très coûteux. Grâce à un seul outil, vous créez les conditions optimales en matière de communication externe et de process interne quant au recrutement.

 

Comment les logiciels de recrutement peuvent-ils être utilisés pour améliorer l'expérience candidat ? 

Face aux problématiques pour l’embauche aujourd’hui, l'attractivité est de mise pour les entreprises. Le client est roi, mais le candidat le devient également. Vous devez montrer que votre entreprise a été pensée pour l’accueil de nouveaux talents. 

L’expérience candidat devient un facteur de poids pour recruter aujourd'hui. Il s’agit de créer les bonnes conditions pour faire vivre à chaque candidat une expérience mémorable dans son parcours de recrutement.  

Grâce à un logiciel de gestion, vous disposez d’un panel d’outils permettant un accueil optimal de chaque candidat :   

• site carrière attractif et répondant aux attentes des candidats ; 
• messages personnalisés à chaque étape du parcours d’accompagnement de la candidature ; 
• espace personnel pour suivre l’avancée du dossier du candidat ; 
• chatbot pour répondre aux questions fréquentes des candidats. 

 

Comment comparer les différentes options de logiciel de recrutement ? 

Deux solutions existent pour utiliser un logiciel de recrutement au sein de votre entreprise.

 Première option : le logiciel est internalisé. Dans ce cas, la solution est hébergée directement sur l’infrastructure en place au sein de l’entreprise.  

Pour cela, vous payez les droits de licence de l’outil de façon annuelle ou mensuelle, selon les fonctionnalités requises et le volume de traitement des candidatures ou du nombre d’utilisateurs. Il s’agit donc d’un achat d’outil, amortissable dans votre section d’investissements. 

 Seconde option : le logiciel est externalisé via une plateforme en ligne.

À la manière d’un SaaS (Software as a Service), vous disposez d’un accès personnalisé à la solution via des serveurs distants. Il existe différentes solutions de ce type sur le marché et dans ce cas, vous réglez un abonnement mensuel pour vos droits d’accès. La démarche s’apparente à un coût de fonctionnement, à l’image d’un contrat de prestations. 

Le logiciel de recrutement peut faire partie de votre système d’information de ressources humaines (SIRH), vous permettant de gérer à partir d’une seule interface l’ensemble des données RH de votre structure. Cette dernière option est particulièrement avantageuse pour l’organisation des services en interne. Vous obtenez ainsi une parfaite cohérence dans le parcours RH au sein de votre entreprise.

 

Quels sont les meilleurs logiciels de recrutement disponibles sur le marché actuellement ? 

Il existe environ une centaine d’ATS différents sur le marché français. Comment s’y retrouver parmi l’étendue des solutions proposées ? Ces logiciels sont parfois intégrés à un SIRH ou non. Voici 4 outils de gestion pour automatiser vos recrutements. Cette sélection est non exhaustive, mais représentative des apports et des limites de chaque système. 

 

Jobaffinity 

 

Jobaffinity est une application de gestion de candidatures agréable et intuitive. Il a l’avantage de s’adapter à tous les environnements : institutions, entreprises ou cabinets de recrutement. Il dispose par ailleurs de l’ensemble des fonctionnalités requises pour ce type de logiciel, de la multidiffusion à l’automatisation des messages. 

 

We Recruit

 

 

We Recruit est une solution de recrutement novatrice qui permet aux entreprises de trouver rapidement et facilement les candidats qualifiés dont elles ont besoin. Le système offre aux entreprises un accès aux profils des candidats inscrits, leur permettant d’effectuer efficacement des recherches ciblées et de comparer rapidement les compétences des différents postulants à un poste donné. We Recruit permet également aux organisations d'accéder à un vaste réseau d'utilisateurs afin de trouver plus facilement les bons candidats pour chaque position.

 

Recruitee 

 

 

Voici un ATS assez intuitif et facile à prendre en main. Il convient aux entreprises de type TPE ou PME, et pour des campagnes de recrutement à faible volumétrie. L’interface est peu attractive. 

 

Flatchr

 

 

Le logiciel de recrutement Flatchr offre aux entreprises un système simple et intuitif pour trouver, gérer et former rapidement des candidats qualifiés, sans avoir ą investir dans le matėriel, le temps et l’argent nécessaires pour obtenir des résultats. Il permet aux organisations de suivre l‘ensemble du processus de recrutement ą partir d'une seule plate-forme centralisée, ce qui facilite grandement la gestion des candidatures et simplifie le processus.

Flatchr fournit également une puissante intégration avec des outils tiers tels que LinkedIn, Twitter ou Facebook afin que vous puissiez facilement trouver les bonnes personnes en un seul endroit. Vous pouvez utiliser leur fonctionnalité de moteur de recherche pour parcourir rapidement les profils convaincants disponibles sur ces réseaux sociaux populaires, et même contacter directement les candidats en quelques clics seulement. 

Le logiciel est aussi doté d’un module analytique qui vous permet d'analyser rapidement les données associées à vos campagnes de candidature afin de prendre de bonnes décisions en fonction de la performance de vos recrutements.

En bref, le logiciel Flatchr est une solution idéale pour les entreprises de taille quelconque qui souhaitent optimiser leur processus de leur recrutement. Couplé à un logiciel RH comme Eurécia, les entreprises auront la possibilité d'avoir un suivi du collaborateur tout au long de sa vie dans l'entreprise.

 Vous souhaitez en savoir plus ? Découvrez notre offre recrutement en partenariat avec Flatchr.
 

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Pourquoi intégrer un logiciel de recrutement dans un SIRH ? 

L'intégration d'un logiciel de recrutement à un SIRH vous permettra d'optimiser le processus de gestion des recrutements, et faciliter la centralisation de toutes les données des futurs collaborateurs en un seul et même endroit. 

À cet effet, le logiciel RH Eurécia intègre une solution de recrutement complète, performante et facile à prendre en main pour vous aider à développer efficacement votre marque employeur et organiser au mieux vos campagnes de
recrutement. Plus besoin de multiplier les plateformes, avec notre offre SIRH et ATS intégré vous pouvez gérer la vie complète de vos collaborateurs au sein de votre entreprise, de sa candidature jusqu'à son départ vers de nouveaux horizons. 

Bien plus qu'une CVthèque, l'outil de recrutement d'Eurécia devient votre meilleur allié pour attirer vos futurs talents et remettre l'humain au coeur de vos processus de recrutement. De l'expérience candidat à l'expérience collaborateur, il n'y a
qu'un pas : l'outil Eurécia vous aide à le franchir !

 

Les bénéfices de l'intégration d'une solution de recrutement dans un SIRH sont multiples:

 

• Gagner du temps dans la gestion des candidatures : automatisation des tâches chronophages et à faible valeur ajoutée
• Une marque employeur améliorée: un site carrière pour promouvoir l’entreprise auprès des futurs candidats
• Atteindre plus de candidats qualifiés: optimiser les chances de trouver des profils les mieux adaptés aux postes à pourvoir grâce à la multidiffusion sur les sites de recrutements (+ de 100 disponibles)
• Gestion plus efficace des candidats (vivier candidats) et organisation plus simple des entretiens
• Améliorer le processus de recrutement : datas précises permettant d’analyser les performances
• Se conformer à la législation en vigueur : sécuriser les données des candidats et prévenir des éventuelles erreurs pouvant faire l’objet de sanctions pénales et/ou pécuniaires

 

La stratégie des ressources humaines, et plus particulièrement, celle du recrutement est une étape clé dans le développement de votre entreprise. Gardez en tête que la richesse de votre établissement sont vos collaborateurs, vos talents ! L'expérience que vous faites vivre à vos candidats et collaborateurs est un précieux levier de performance pour votre entreprise. Découvrez notre logiciel de gestion des recrutements.

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