Logiciel de facturation électronique

C'est l'obligation, pour les entreprises assujetties à la TVA établies en France, d'échanger leurs factures entre professionnels (B2B domestique) sous forme de factures électroniques structurées, transmises via des plateformes agréées par l'administration fiscale. 

Elle s'accompagne d'un volet e-reporting : la transmission à l'administration de données de transaction et de paiement pour les opérations hors champ de l'e-invoicing (B2C, international).

Une facture électronique, c'est une facture dont les données sont structurées et lisibles automatiquement par une machine, dans un format normé (Factur-X, UBL, CII), transmise via une plateforme agréée.

Qui est concerné et quelles sont les échéances ?

Toutes les entreprises assujetties à la TVA et établies en France, sans seuil de taille.

Il y a deux obligations distinctes :

À retenir : l'obligation de réception est universelle et s'applique à tout le monde dès le 1er septembre 2026. Il n'y a pas de dérogation de taille sur ce volet.

Pourquoi les notes de frais sont-elles concernées ?

Parce qu'une dépense avancée par un collaborateur peut donner lieu à une facture au nom de l'entreprise. Dans ce cas, la facture entre dans le champ de l'e-invoicing : le fournisseur devra l'émettre électroniquement et l'adresser à l'entreprise, pas au collaborateur.

Conséquence : la même dépense produit deux objets dans deux circuits différents, la facture électronique reçue par l'entreprise, et la note de frais saisie par le collaborateur. Les deux doivent être rapprochés.

Qu'est-ce qui change pour moi en tant que collaborateur ?

Vous continuez à saisir vos notes de frais comme aujourd'hui. Deux nouveautés :

1. Pour certaines dépenses, il faut demander une facture au nom de l'entreprise et communiquer au commerçant l'adresse de facturation de celle-ci, ce à quoi sert votre QR code.
2. Quand une facture électronique arrive, vous la rattachez à la dépense correspondante (ou Eurécia le fait pour vous).
    

La facture électronique ne remplace pas la saisie de la dépense. Elle ne contient pas votre identité de salarié en clair, c'est une exigence de protection des données personnelles, donc c'est votre saisie qui fait le lien entre la dépense et vous, et qui permet d'appliquer la politique de frais de l'entreprise.

Si la facture arrive avant votre dépense, vous pouvez créer la dépense directement depuis la facture : les informations connues (montant, TVA, date, fournisseur) sont pré-remplies, vous complétez le reste

Qu'est-ce que le QR code et où le trouver ?

C'est un code que vous présentez au commerçant. Il contient deux informations : où envoyer la facture (l'adresse de facturation électronique de votre entreprise) et pour qui elle est (votre référence, sous forme d'identifiant, jamais votre nom). C'est ce qui permet à la facture d'arriver directement rattachée à vous.

Vous le trouvez sur la page d'accueil Eurécia, aussi bien depuis l'application mobile que depuis la version bureau.

Si le commerçant ne sait pas lire votre QR code, vous pouvez lui communiquer les informations directement, ou procéder comme aujourd'hui : saisir votre dépense avec son justificatif. Si la facture électronique arrive plus tard, Eurécia la rattachera à votre dépense.

Eurécia est-elle une plateforme agréée ?

Non. Eurécia est une solution compatible : une solution de gestion connectée à une plateforme agréée partenaire, qui assure le volet réglementaire (réception des flux, échanges normés avec l'administration).

Son partenaire est Seqino, plateforme agréée immatriculée. C'est via Seqino qu'Eurécia reçoit les factures électroniques de frais de ses clients.

Vous n'avez aucune relation à établir avec Seqino, ni contrat, ni compte, ni paramétrage, ni interlocuteur. Le raccordement est organisé par Eurécia, dans le cadre de l'abonnement.

L'archivage à valeur réglementaire est assuré par la plateforme agréée.

Eurécia conserve de son côté la facture et son lien de rapprochement, pour vos besoins de gestion et de contrôle interne.

Puis-je garder ma propre plateforme agréée pour mes autres flux ?

Oui, et c'est même le cas de figure attendu. L'entreprise peut déclarer une adresse dédiée aux factures de frais, distincte de celle utilisée pour les factures fournisseurs classiques. Les factures de frais arrivent alors dans Eurécia, les autres continuent d'aller vers l'ERP ou la plateforme habituelle, sans filtrage a posteriori, puisque l'aiguillage est fait à l'adressage.

La réception des factures électroniques de frais et leur rapprochement automatique sont inclus dans l'abonnement Eurécia Notes de frais. Pas de coût additionnel, pas de contrat séparé avec la plateforme agréée.

Le logiciel Eurécia gère-t-il aussi l'émission de mes factures de vente ?

Non. Le module Notes de frais couvre la réception des factures électroniques de frais et leur rapprochement avec les dépenses de vos collaborateurs. L'émission de vos factures de vente, ainsi que votre e-reporting, relèvent de votre outil de facturation et de la plateforme agréée que vous utilisez pour ces flux : c'est hors périmètre du module.

Le parcours comporte trois temps :

1. Activer le service et déclarer les informations d'identification de l'entreprise ;
2. Signer le mandat de raccordement à la plateforme de réception (une vérification d'identité de l'entreprise est demandée à cette étape) ;
3. Attendre la confirmation d'activation : l'adresse de réception est créée dans l'annuaire national, puis activée.

Les écrans de facturation électronique ne deviennent visibles qu'une fois l'activation confirmée.

Ce délai dépend de la création de l'adresse dans l'annuaire, il n'est pas instantané. À anticiper : ne pas lancer l'activation la veille d'une échéance.

Le paramétrage est défini par entité :

• Activation du service de facturation électronique (activé par défaut).
• Mode de rapprochement : automatique ou manuel (automatique par défaut).
• Format / préfixe de la référence payeur attendue : c'est ce qui permet au moteur d'identifier vos collaborateurs (par exemple un préfixe suivi du matricule).
• Contrôles à l'envoi de la note de frais : bloquants ou informatifs.

Deux niveaux de lecture :

• un collaborateur voit uniquement ses propres factures électroniques ;
• les profils disposant d'une vue complète (administrateur, comptable, DAF) voient toutes les factures de l'entreprise.

Les factures contiennent un identifiant pseudonymisé du collaborateur (typiquement son matricule), jamais son nom complet.

Comment la TVA et les écarts entre facture et dépense sont-ils traités ?

La déductibilité s'appuie sur la facture : une dépense dont la facture est rattachée donne lieu à une ligne d'enregistrement comptable exploitable. C'est le rattachement facture ↔ dépense qui sécurise le droit à déduction.

La facture électronique remplace le justificatif initialement joint à la dépense : elle devient la pièce de référence. En cas d'écart, c'est donc la dépense qui doit être ajustée aux montants de la facture (montant TTC, TVA), et non l'inverse.

Quels exports sont disponibles ?

Un export mensuel enrichi, structuré autour de quatre besoins :

1. les dépenses avec TVA déductible, prêtes pour l'enregistrement comptable ;
2. les dépenses en attente de facture, pour le pilotage et la relance ;
3. les factures non rapprochées, avec l'indication de leur localisation (traitement comptable ou compte d'un collaborateur nommé) ;
4. les écarts facture / dépense.