Comment créer une facture électronique : la méthode étape par étape

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Avant de créer la facture, identifiez le type d’opération

Commencez par quatre questions simples : qui est le client, dans quel pays est-il établi, quel est son statut au regard de la TVA et quelle est la nature de l’opération ? Les réponses déterminent le circuit à utiliser. Elles évitent aussi de choisir un outil séduisant en démonstration, puis de découvrir qu’il gère mal un flux important pour votre activité.

La facturation électronique concerne les opérations domestiques entre entreprises établies en France et assujetties à la TVA. Les ventes aux particuliers et les opérations réalisées avec l’étranger relèvent notamment de la transmission de données à l’administration. Si votre activité combine plusieurs types de clients, votre procédure de facturation doit donc prévoir plusieurs parcours [1] [2]. Pour le secteur public, le dépôt et le suivi des factures passent par Chorus Pro.

Il faut également tenir compte du calendrier. À partir du 1er septembre 2026, toutes les entreprises doivent être en mesure de recevoir des factures électroniques. Les grandes entreprises et les ETI doivent aussi en émettre à cette date ; les PME et micro-entreprises ont jusqu’au 1er septembre 2027 pour l’émission [1] [2].

Formalisez ensuite le résultat dans votre procédure interne. Pour chaque type de vente, indiquez simplement qui prépare la facture, qui la valide, quel outil est utilisé et quel retour permet de confirmer qu’elle a bien été transmise.

Étape 1 : rassembler les informations sur le vendeur, le client et la vente

Une facture fiable repose d’abord sur des données fiables. Pour le vendeur, partez d’un référentiel à jour : identité complète, adresse, numéro d’identification de l’entreprise et numéro de TVA lorsqu’il s’applique. Ces informations doivent être enregistrées une fois, puis vérifiées à chaque changement.

Pour le client, utilisez une fiche validée plutôt qu’un nom recopié depuis un email. Vérifiez la raison sociale, l’adresse, l’adresse de facturation, le SIREN et, selon le cas, le numéro de TVA. Ajoutez l’adresse de livraison si elle est différente et la référence de commande lorsqu’un bon de commande existe. Ces informations servent aussi à adresser correctement la facture dans le circuit électronique [3].

Reliez ensuite la facture à une vente bien identifiée. Devis accepté, contrat, bon de commande, preuve de livraison ou compte rendu de prestation : appuyez-vous sur les documents réellement validés pour reprendre les bons intitulés et les bonnes quantités. S’il existe un écart entre la commande et ce qui a été réalisé, faites-le valider avant la saisie : quantité modifiée, remise ajoutée, acompte déjà versé ou prestation livrée en plusieurs fois.

Précisez enfin la nature de l’opération : vente de biens, prestation de services ou combinaison des deux. Cette information fait partie des données supplémentaires prévues avec la généralisation de la facturation électronique. Le régime de TVA, l’option sur les débits et le statut du client peuvent également modifier les champs ou mentions à renseigner [3].

Étape 2 : vérifier les mentions à faire figurer sur la facture

Pour éviter les oublis, contrôlez les mentions par grandes familles. Cela simplifie la lecture et chaque vérification peut être confiée à la bonne personne.

• Identités : vendeur, client, adresses et numéros d’identification requis.
• Références : date d’émission, numéro unique inscrit dans une séquence chronologique continue, date de vente ou de prestation et bon de commande s’il existe.
• Opération : désignation précise, quantité, prix unitaire hors taxes et réduction acquise liée à la vente.
• TVA : taux applicable à chaque ligne, exonération ou mention particulière selon la situation, et montant total de la taxe.
• Montants : total hors taxes, total toutes taxes comprises, acomptes et solde.
• Paiement : échéance ou délai de paiement, conditions d’escompte, pénalités de retard et indemnité forfaitaire applicable entre professionnels.
• Données liées au nouveau circuit : SIREN du client, adresse de livraison si elle diffère, catégorie de l’opération et, le cas échéant, option pour la TVA sur les débits.

Le ministère de l’Économie détaille ces différentes mentions et rappelle que certaines ne s’appliquent que dans des cas précis, par exemple en cas de franchise en base ou d’autoliquidation [3]. Votre modèle peut donc prévoir des champs conditionnels, à condition de définir clairement quand ils doivent apparaître.

Ne mélangez pas non plus la TVA facturée à un client et la TVA déductible sur une facture fournisseur : ce sont deux sujets différents. Prévoyez deux contrôles distincts dans votre procédure pour éviter d’appliquer à une facture de vente une règle qui concerne les achats.

Pour terminer, testez votre modèle sur deux exemples réels : une facture simple et un cas particulier déjà rencontré dans l’entreprise. Vous verrez immédiatement quels champs doivent toujours être présents et lesquels ne doivent apparaître que dans certaines situations.

Étape 3 : détailler les lignes et vérifier les totaux

Un bon format ne corrigera jamais une donnée imprécise : commencez par soigner le contenu de la facture.

Chaque ligne doit permettre au client de faire immédiatement le lien avec la commande ou la prestation. Reprenez les mêmes termes que dans le document accepté, puis indiquez la quantité, le prix unitaire hors taxes et le taux de TVA ou le traitement applicable [3].

La précision compte davantage que le format. Une ligne intitulée « accompagnement » reste vague. « Accompagnement au paramétrage - atelier du 12 août 2026 - 3 heures » permet au contraire de comprendre exactement ce qui est facturé, à condition bien sûr que ces éléments correspondent au contrat et à la prestation réalisée.

Contrôlez ensuite les calculs ligne par ligne. La quantité multipliée par le prix unitaire donne le montant hors taxes avant réduction. Les remises acquises et directement liées à l’opération doivent apparaître clairement. Si plusieurs taux de TVA s’appliquent, chaque ligne doit afficher le bon taux. Enfin, le total hors taxes, la TVA et le total toutes taxes comprises doivent correspondre à la somme des lignes [3].

Traitez aussi les acomptes séparément. Reprenez la référence du document déjà émis et vérifiez le solde restant à facturer. Si la prestation est livrée en plusieurs étapes, appliquez la règle prévue au contrat et validée par la comptabilité. Mieux vaut régler ces points avant l’émission que devoir corriger la facture ensuite.

Étape 4 : organiser la validation interne et attribuer le numéro de facture

Mettez en place un circuit de validation adapté à votre organisation. La personne qui suit la vente vérifie le client, la commande, les quantités et la réalisation. La comptabilité contrôle les mentions, la TVA, les totaux et l’échéance. Un responsable habilité autorise ensuite l’émission. Dans une petite structure, une seule personne peut cumuler plusieurs rôles, mais les contrôles effectués doivent rester clairement identifiés.

Le numéro de facture doit être unique et suivre une séquence chronologique continue [3]. Votre procédure doit préciser à quel moment l’outil attribue ce numéro et qui peut reprendre une facture rejetée avant émission. L’objectif : éviter que brouillons, tests et factures réelles passent par la même étape sans distinction.

La validation doit aussi porter sur les informations de transmission. Vérifiez l’entité juridique du client, l’adresse de facturation électronique attendue et, lorsqu’elle est disponible dans l’annuaire, la plateforme utilisée [2]. Pour Chorus Pro, récupérez les références demandées par l’entité publique avant le dépôt.

Une fois ces contrôles terminés, la facture peut passer du statut de brouillon à celui de document prêt à être émis. Si une correction est nécessaire, elle revient à la personne responsable du contrôle concerné et doit laisser une trace.

Étape 5 : choisir le format, l’outil et le bon circuit de transmission

La réforme prévoit des formats structurés comme UBL ou CII, ainsi que des formats mixtes qui associent des données structurées à une version lisible de la facture [1]. Un PDF classique ou une facture scannée envoyée par email ne suffit donc pas dans le nouveau circuit réglementaire [1]. Vérifiez précisément le format produit par votre outil et la manière dont il se connecte à une plateforme agréée.

Créer, émettre et transmettre une facture sont trois étapes différentes. Le tableau ci-dessous permet de savoir ce qui doit être contrôlé à chacune d’elles.

Une plateforme agréée assure l’émission, la transmission et la réception des factures, ainsi que l’envoi à l’administration des données prévues par le dispositif. Vous pouvez continuer à travailler dans une solution compatible si celle-ci est raccordée à une plateforme agréée [2] [4]. Vérifiez l’immatriculation de la plateforme ou le raccordement de votre solution à partir des services officiels, puis testez les principaux flux de votre entreprise.

Pour un client public, le dépôt et le suivi se font dans Chorus Pro. Pour un client professionnel français assujetti à la TVA, vérifiez le circuit B2B et l’adressage dans l’annuaire. Pour un particulier ou un client étranger, paramétrez la transmission des données correspondant au type d’opération.

Votre entreprise reçoit également des documents : factures fournisseurs, justificatifs de dépenses et notes de frais. Là aussi, la traçabilité est essentielle, même si les contrôles à effectuer ne sont pas les mêmes que pour une facture client.

Un circuit bien défini pour les factures fournisseurs et les justificatifs simplifie leur rapprochement, leur validation et leur conservation.

Pour vos factures clients, choisissez donc une solution capable de gérer vos cas réels, vos volumes, vos règles de validation et le niveau de suivi dont l’équipe a besoin.

Étape 6 : émettre puis transmettre la facture

Juste avant l’émission, ouvrez la version qui sera réellement envoyée et comparez-la au dossier de vente. Nom du client, numéro de commande, période, lignes, montants, échéance : tout doit correspondre à ce qui a été validé. Vous pouvez ensuite générer le format prévu par votre outil.

La facture est ensuite transmise depuis la plateforme agréée ou depuis la solution compatible qui y est raccordée. La plateforme effectue les contrôles qui relèvent de son rôle, achemine la facture et transmet les données prévues à l’administration [4]. Conservez le retour fourni par l’outil : prise en charge du dépôt, statut de traitement ou anomalie.

L’envoi n’est donc pas la dernière étape : il faut encore vérifier ce qu’il s’est passé. Si l’outil signale un problème d’identification, de format ou de données, la facture doit être corrigée selon la procédure prévue. Confiez ce suivi à une personne identifiée et fixez un délai interne, en particulier lorsque le paiement dépend de la bonne réception de la facture.

Étape 7 : effectuer les derniers contrôles avant et après la transmission

Vous pouvez regrouper les derniers contrôles dans une seule grille. Au démarrage, utilisez-la pour chaque facture ; une fois vos données et automatisations fiabilisées, vous pourrez adapter la fréquence des vérifications.

Les factures émises ou reçues doivent être conservées pendant dix ans en tant que pièces comptables [3]. Faites également valider votre dispositif d’archivage, les droits d’accès et les sauvegardes par les personnes responsables de la comptabilité et du système d’information.

Pour tester concrètement votre procédure, prenez une facture récente et refaites tout le parcours avec les personnes concernées. Chaque hésitation mettra en évidence un point à clarifier : une règle à formaliser, une donnée à fiabiliser ou une responsabilité à attribuer avant les prochains envois.

Sources

1. DGFiP - Découvrir la facturation électronique
2. Service Public Entreprendre - Se préparer à la facturation électronique
3. Ministère de l'Économie - Mentions obligatoires d'une facture
4. DGFiP - Plateformes agréées