Guide : facturation électronique et frais professionnels
Guide de la facturation électronique
et des frais professionnels à télécharger
Après un déplacement, une dépense avancée peut vite devenir difficile à suivre. La facturation électronique ajoute de nouvelles questions à ce circuit. À partir du 1er septembre 2026, les entreprises concernées doivent pouvoir recevoir (et dans certains cas, émettre) des factures électroniques [1].
Ce guide vous aide à faire le point sur les dépenses, les informations à recueillir et les questions à poser à votre équipe comptable avant d’ajuster vos pratiques.
Sommaire
Clarifier le circuit des frais professionnels
Une dépense professionnelle doit pouvoir être rattachée à un justificatif, à une facture quand elle est requise et à une demande de remboursement.
Les frais professionnels font circuler des informations entre le collaborateur, le fournisseur, l’équipe qui vérifie la dépense et celle qui déclenche le remboursement. Une dépense professionnelle doit pouvoir être rattachée à un justificatif, à une facture quand elle est requise et à une demande de remboursement. Cette continuité facilite le suivi de la pièce attendue et du paiement déjà engagé [3].
Le calendrier officiel prévoit une capacité de réception des factures électroniques au 1er septembre 2026 pour les entreprises concernées. Les dates d’émission diffèrent selon leur taille [1]. La situation à retenir dépend notamment de votre clientèle, de votre activité et de votre régime de TVA [2].
Cette préparation s’inscrit dans la gestion des frais professionnels : elle relie une règle de facturation à des habitudes déjà présentes dans l’entreprise, comme la collecte des pièces, la validation et le remboursement.
Le guide donne un premier cadre pour rassembler ces questions avant de modifier vos pratiques.
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Une fois ce premier état des lieux posé, le circuit gagne en lisibilité pour les personnes qui achètent, vérifient et remboursent.
Les points à préparer dans votre circuit
Commencez par cartographier les dépenses, les informations recueillies et la personne qui valide chaque étape.
Etes-vous en mesure de décrire le trajet réel d’une dépense, depuis l’achat jusqu’à la comptabilité ? Commencez par cartographier les dépenses, les informations recueillies et la personne qui valide chaque étape. Vous visualiserez plus facilement les situations qui demandent une vérification particulière avec votre comptabilité ou votre conseil.
- Les dépenses concernées : repas, hébergement, transport, abonnement ou autre achat effectué pour l’activité.
- Les informations recueillies : justificatif, données du fournisseur, montant, date, contexte de la dépense et éléments attendus par votre circuit interne.
- Les rôles et délais : personne qui engage la dépense, personne qui contrôle, personne qui rapproche la pièce et personne qui déclenche le remboursement.
Cette cartographie permet aussi de repérer les sujets qui touchent à la récupération de la TVA sur les notes de frais.
💡Le bon réflexe
Avant de modifier un formulaire ou un outil, testez un scénario complet. Un salarié règle un hôtel, transmet sa pièce, l’équipe vérifie les informations, puis le remboursement est rapproché. Ce test peut vous aider à révéler les données manquantes et les responsabilités floues avant qu’elles ne ralentissent le traitement [3].
Un circuit préparé facilite les échanges entre les personnes qui achètent, contrôlent et remboursent. Le guide vous aide à faire cet inventaire avant de modifier vos habitudes de gestion.
Ce repérage devient particulièrement utile lorsque les dépenses passent par plusieurs personnes ou systèmes. Il permet de préparer les questions à traiter avec la comptabilité avant de changer un formulaire, un délai de validation ou un outil.
Pour faire l’inventaire de vos flux et préparer les prochaines étapes :
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Cette préparation donne une base commune avant de faire évoluer les outils et les validations.
Les avantages d'un outil de gestion des frais
Quand les justificatifs arrivent par plusieurs canaux, que les validations se succèdent ou que le rapprochement demande des relances, vous avez besoin d’un circuit partagé, avec une organisation claire qui indique à chacun quelle information transmettre et à quel moment.
Un logiciel de notes de frais peut réunir les justificatifs, les validations et le suivi du remboursement dans un même espace. Lorsque les dépenses se multiplient, réunir les informations au même endroit aide l’équipe à retrouver l’historique et à suivre le circuit de remboursement.
Je découvre le logiciel Eurécia
Vous avez des questions ?
La réforme concerne-t-elle toutes les entreprises au même moment ?
Les entreprises concernées doivent être en mesure de recevoir des factures électroniques à partir du 1er septembre 2026. Pour l’émission, le calendrier distingue les grandes entreprises et les ETI, puis les PME et micro-entreprises [1]. Vérifiez votre situation à partir de votre activité, de votre clientèle et de votre régime de TVA [2].
Une note de frais suffit-elle pour traiter une dépense professionnelle ?
La note de frais organise le remboursement interne. Le document et le traitement attendus dépendent ensuite de la nature de l’achat, du fournisseur et de la situation de l’entreprise. Un circuit clair permet de rapprocher la dépense, la pièce disponible et le remboursement [3].
Par où commencer ?
Commencez par lister les dépenses concernées, les personnes qui interviennent et les informations déjà collectées. Notre guide vous donne un cadre pour préparer cet échange avec votre équipe comptable ou votre conseil habituel.
Sources
