Fonctionnalités du logiciel de gestion des notes de frais et déplacements

• Accessible sur ordinateur, tablette et mobile - Application Android et IOS
• Logiciel disponible en 6 langues
• Intégré avec les autres solutions RH Eurécia
• Interopérable avec les principaux logiciels de comptabilité du marché
• Export aux formats Excel, CSV, PDF et XML

Pour le salarié

• Gestion simple des justificatifs

  • Ajout d'un justificatif depuis l'appareil photo du smartphone, en glissé-déposé ou via l'explorateur de fichiers de l'ordinateur
  • Conservation des justificatifs en ligne, avec la même valeur légale que les originaux papier (valeur probante)

• Prise en main intuitive et rapide

  • Dépense pré-saisie grâce à la reconnaissance de caractères du justificatif (OCR)
  • Types de dépenses pré-enregistrés (repas, hôtel, parking, etc.)
  • Gestion des invités internes et externes

• Indemnités kilométriques

  • Calcul automatique des distances et des montants à rembourser
  • Affichage Google Map des trajets

• Visibilité sur le processus de remboursement

  • Demandes remboursement envoyées au manager en un clic
  • Suivi en temps réel du circuit d'acceptation 
  • Notifications sur le logiciel et par mail

Pour le manager

• Workflows de validation et notifications automatiques

  • Alerte d'une nouvelle demande de remboursement d'un collaborateur
  • Validation ou refus en un clic, depui l'application ou le mail de notification
  • Réponse envoyée en temps réel au salarié

• Visibilité sur les dépenses de son équipe

  • Historique des notes de frais par salarié
  • Analyse des frais par période, catégorie de dépense, collaborateur
  • Consultation de synthèses, états et tableaux de bord divers

Pour la direction financière ou le service comptable

• Personnalisation du logiciel en fonction des règles de gestion de l'entreprise

  • Définition des modalités de remboursement des dépenses en fonction de leur nature : barème kilométrique, frais réels, frais réels avec plafond, forfaits
  • Gestion des droits et visibilités
  • Personnalisation des circuits de validation des notes de frais (jusqu'à 5 niveaux)

• Gestion des notes de frais simplifiée​

  • Gestion multidevises - mise à jour automatique du taux de change
  • Calcul automatique des frais à rembourser
  • Décompte automatique des titres restaurant à déduire
  • Ordres de virements générés au format SEPA

• Gestion des cartes affaires

  • Import du fichier de relevé des cartes affaires
  • Reconnaissance des codes MCC (Merchant Category Code) 

• Gestion comptable des notes de frais plus fiable

  • Contrôle automatique du respect des règles (plafonds, droits, types de dépenses, etc.)
  • Dépenses pré-validées par le manager
  • Valeur probante des justificatifs de dépenses - les justificatifs numérisés ont la même valeur légale que les originaux papiers
  • Export rapide de tous les justificatifs archivés dans le logiciel
    ► En savoir plus sur la valeur probante des justificatifs

• Intégration avec votre logiciel de comptabilité

  • Export des dépenses vers votre logiciel de comptabilité sans re-saisie
  • Marquage des données pour éviter les oublis ou double remboursement
    ► En savoir plus sur l'export des dépenses vers un logiciel de comptabilité

• Analyse et reporting

  • Historique de l'ensemble des dépenses professionnelles
  • Suivi de l'évolution des frais par période, nature, salarié ou équipe
  • Ventilation des dépenses par période et par nature (transport, hébergement, parking, frais de restauration, etc.)
  • Génération de rapports et tableaux de bord accessibles en temps réel