Fonctionnalités du logiciel de gestion des notes de frais et déplacements

Pour le salarié

  • Saisie intuitive des notes de frais 
  • Imputation des frais par comptes projets, clients ou activités
  • Calcul automatique des frais à rembourser
  • Demande de validation au manager avec notification automatique par email
  • Consultation de l'historique des notes de frais et suivi du circuit d'acception en temps réel
notes de frais module responsive

Pour le manager

  • Validation ou refus de la note de frais (avec commentaires justificatifs optionnels) - plusieurs niveaux possibles
  • Notification automatique par email de la réponse au salarié
  • Historique des notes de frais par salarié
  • Analyse et consultation des frais par période de traitement, catégorie des dépenses, collaborateurs
  • Consultation de synthèses, états et tableaux de bord divers

Pour la direction, le service comptable, le responsable RH

  • Accélération et simplification du processus de gestion des remboursements des frais
  • Valeur probante des justifiactifs de dépenses : les justificatifs numérisés ont la même valeur légale que les originaux papiers 
    ► En savoir plus sur la valeur probante des justificatifs de notes de frais
  • Définition des modalités de remboursement des dépenses en fonction de leur nature : barème kilométrique, frais réels, frais réels avec seuil, forfaits
  • Calcul automatique des frais à rembourser
  • Suivi de l'évolution des dépenses par période, nature, salariés ou équipes
  • Ventilation des dépenses professionnelles par période et par nature (transport, hébergement, parking, frais de restauration, etc.)
  • Export des données vers la comptabilité
    ► En savoir plus sur l'export des dépenses vers le logiciel de comptabilité
notes de frais map

Fonctionnalités complémentaires

  • Saisies multi-devises avec application automatique des taux de change entre les devises
  • Gestion de barèmes de remboursement des frais kilométriques paramétrables par société
  • Refacturation clients ou sociétés tierces
  • Déclenchement automatique du processus de remboursement
  • Interface avec tous logiciels ou systèmes d'informations externes (fonctions d'export aux formats Excel, csv, PDF et XML) - suppression des étapes de ressaisies éventuelles et des risques d'erreurs associés
  • Interface multilingue (Français, Anglais, Allemand, Espagnol, Italien, Roumain).