Fonctionnalités du logiciel de gestion des notes de frais et déplacements

  • Accessible sur ordinateur, tablette et mobile - Application Android et IOS
  • Logiciel disponible en 6 langues
  • Intégré avec les autres solutions RH Eurécia
  • Interopérable avec les principaux logiciels de comptabilité du marché
  • Export aux formats Excel, CSV, PDF et XML
notes de frais module responsive

Pour le salarié

  • Gestion simple des justificatifs

    • Ajout d'un justificatif depuis l'appareil photo du smartphone, en glissé-déposé ou via l'explorateur de fichiers de l'ordinateur
    • Conservation des justificatifs en ligne, avec la même valeur légale que les originaux papier (valeur probante)
  • Prise en main intuitive et rapide

    • Dépense pré-saisie grâce à la reconnaissance de caractères du justificatif (OCR)
    • Types de dépenses pré-enregistrés (repas, hôtel, parking, etc.)
    • Gestion des invités internes et externes
  • Indemnités kilométriques

    • Calcul automatique des distances et des montants à rembourser
    • Affichage Google Map des trajets
  • Visibilité sur le processus de remboursement

    • Demandes remboursement envoyées au manager en un clic
    • Suivi en temps réel du circuit d'acceptation 
    • Notifications sur le logiciel et par mail
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Pour le manager

  • Workflows de validation et notifications automatiques

    • Alerte d'une nouvelle demande de remboursement d'un collaborateur
    • Validation ou refus en un clic, depui l'application ou le mail de notification
    • Réponse envoyée en temps réel au salarié
  • Visibilité sur les dépenses de son équipe

    • Historique des notes de frais par salarié
    • Analyse des frais par période, catégorie de dépense, collaborateur
    • Consultation de synthèses, états et tableaux de bord divers
notes de frais map

Pour la direction financière ou le service comptable

  • Personnalisation du logiciel en fonction des règles de gestion de l'entreprise

    • Définition des modalités de remboursement des dépenses en fonction de leur nature : barème kilométrique, frais réels, frais réels avec plafond, forfaits
    • Gestion des droits et visibilités
    • Personnalisation des circuits de validation des notes de frais (jusqu'à 5 niveaux)
  • Gestion des notes de frais simplifiée

    • Gestion multidevises - mise à jour automatique du taux de change
    • Calcul automatique des frais à rembourser
    • Décompte automatique des titres restaurant à déduire
    • Ordres de virements générés au format SEPA
  • Gestion des cartes affaires

    • Import du fichier de relevé des cartes affaires
    • Reconnaissance des codes MCC (Merchant Category Code) 
  • Gestion comptable des notes de frais plus fiable

    • Contrôle automatique du respect des règles (plafonds, droits, types de dépenses, etc.)
    • Dépenses pré-validées par le manager
    • Valeur probante des justificatifs de dépenses - les justificatifs numérisés ont la même valeur légale que les originaux papiers
    • Export rapide de tous les justificatifs archivés dans le logiciel
      ► En savoir plus sur la valeur probante des justificatifs
  • Intégration avec votre logiciel de comptabilité

  • Analyse et reporting

    • Historique de l'ensemble des dépenses professionnelles
    • Suivi de l'évolution des frais par période, nature, salarié ou équipe
    • Ventilation des dépenses par période et par nature (transport, hébergement, parking, frais de restauration, etc.)
    • Génération de rapports et tableaux de bord accessibles en temps réel
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