Divisez par deux le délai de remboursement des notes de frais

Un logiciel de note de frais ou application de note de frais est une solution qui automatise la procédure de déclaration des dépenses professionnelles par le collaborateur. Elle permet aux équipes RH d'encadrer ce process, en fixant dès le départ les informations obligatoires à fournir (le justificatif de paiement, la date et le motif de l’opération). Le manager, quant à lui, peut traiter toutes les demandes de remboursement centralisées. Avant de soumettre leur validation finale au service comptable.

Le logiciel de note de frais joue aussi un rôle efficace dans la facilitation de vos obligations légales. Il vous permet de :

• centraliser toutes les informations réglementaires ;
• archiver les justificatifs de paiement ;
• plafonner vos dépenses pour respecter les obligations de dépenses raisonnables, mais également le seuil des avantages en nature.

L' application de note de frais s’intègre surtout à votre écosystème informatique RH. Il s’interface facilement avec votre SIRH. Il communique les données nécessaires à tous les modules RH en ayant besoin, notamment le logiciel de paie.

Un logiciel de note de frais reste la meilleure solution pour automatiser la procédure de gestion des dépenses professionnelles. Une action qui concède plusieurs bénéfices, pour chacun de ses utilisateurs.

Optimiser la gestion des dépenses professionnelles

Le logiciel de notes de frais vous permet de paramétrer une procédure applicable à tous les collaborateurs. Pour envoyer une note de frais à son manager, le salarié doit respecter les critères définis :

• respecter la limite fixée par type de dépense ;
• fournir un motif, une date ;
• indiquer le montant des frais hors taxe, taxe comprise et la TVA ;
• télécharger un justificatif obligatoirement.

Grâce à l’automatisation, l’expérience utilisateur est améliorée. La note de frais s’avère bien plus simple à réaliser grâce au logiciel, comparé à un formulaire papier ou un fichier Excel de notes de frais.

Gagner du temps

Grâce à une application de gestion des notes de frais, vous pourrez économiser jusqu'à 90% de temps, et donc 90% de l'équivalent en salaire du gestionnaire habituel des notes de frais au sein de votre entreprise. L'application permet de photographier les justificatifs. Vos collaborateurs n’ont plus à scanner leurs tickets de caisse, puis à les conserver dans leurs archives. La numérisation a valeur probante auprès de tous les organismes de contrôle (URSSAF, Trésor Public, inspection du travail, etc.). Grâce à un système intelligent de reconnaissance des caractères, et à une saisie automatique des montants des dépenses, la création d’une note de frais ne prend pas plus de deux minutes. Elle peut être effectuée par le salarié, à tout moment et en tout lieu.

Le N+1 passe, lui aussi, moins de temps à contrôler les dépenses de ses collaborateurs. Il lui suffit d’un clic sur l’application pour informer le service comptabilité de sa validation. Ce dernier reçoit des notes de frais homogénéisées, plus facile à traiter. En cas de contrôle, il peut exporter les données nécessaires en quelques clics.

Renforcer le contrôle sur les dépenses professionnelles

Le logiciel de notes de frais vous permet de définir :

• des plafonds de dépenses ;
• un barème kilométrique ;
• les taux de change ;
• un décompte automatique des tickets restaurant.

Vous êtes en mesure de faire appliquer une véritable politique interne sur les notes de frais. L’automatisation de la procédure limite drastiquement les possibilités d’y déroger. Vous pouvez également définir un double degré de contrôle ; manager puis service comptabilité.

Faire des économies

En digitalisant les notes de frais, vous limitez les erreurs humaines, les déclarations incomplètes et les tentatives de fraude. Vous pouvez récupérer la TVA de toutes les dépenses professionnelles grâce aux justificatifs numérisés. La fonctionnalité de reporting des dépenses vous permet d’obtenir des analyses personnalisables sur les frais engagés par :

• projet ;
• salariés ;
• nature de dépense.

Mieux encore : en identifiant les frais récurrents, il vous est possible de négocier des contrats-cadres avec les prestataires les plus sollicités.

Rembourser les collaborateurs plus rapidement

Le logiciel de notes de frais optimise le remboursement des notes de frais :

• La déclaration de dépense est plus facile à effectuer ;
• Le contrôle de la demande est plus rapide ;
• Les ordres de virement SEPA sont générés depuis la plateforme applicative.

Le logiciel de notes de frais conçu par Eurécia faciliter le quotidien de toute la société, via une large gamme de fonctionnalités accessibles.
 

Création et suivi des notes de frais

Le logiciel de notes de frais Eurécia simplifie prioritairement la tâche aux salariés. Faire une note de frais devient une formalité rapide (moins de deux minutes). Chaque collaborateur peut :

• ajouter un justificatif depuis l’appareil photo du smartphone, en glissé-déposé ou via l’explorateur de fichiers de l’ordinateur ;
• conserver ses justificatifs en ligne ;
• pré-saisir les montants de ses dépenses, grâce à la reconnaissance intelligente des caractères imprimés du justificatif.

La création d’une note de frais demeure intuitive et rapide, par le biais des raccourcis suivants :

• types de dépenses préenregistrées (repas, hôtel, parking, etc.) ;
• gestion des invités internes et externes ;
• calcul automatique des distances, du barème des indemnités kilométriques ainsi que des montants à rembourser ;
• demandes de remboursement envoyées au manager en un clic. ;

Enfin, vous pouvez suivre le processus de remboursement en temps réel, avec la réception de notifications sur le logiciel et par mail.

Contrôle des dépenses

Les managers bénéficient également de l’automatisation de la gestion des notes de frais. Grâce au logiciel, ils gagnent du temps dans le contrôle des dépenses de leurs équipes, mais aussi dans l’établissement des budgets de leur service. Ils peuvent assurer un workflow de validation fluide via :

• la réception d’alertes en cas de nouvelle demande de remboursement ;
• l’acceptation ou le refus de cette demande en un clic, depuis l’application ou le mail de notification ;
• l’envoi d’une réponse en temps réel au demandeur.

Il garde aussi une visibilité claire sur les dépenses de son équipe, grâce à :

• l’historique des notes de frais par salarié ;
• une analyse des frais par période, catégorie de dépense, collaborateur ;
• la consultation de synthèses, états et tableaux de bord divers.

Personnalisation des règles de gestion

En tant qu’administrateur du logiciel de notes de frais, le service comptabilité de l’entreprise doit définir une procédure claire et fiable pour les demandes de remboursement de frais professionnels. Dans cet objectif, il peut personnaliser le logiciel en fonction des règles de gestion de la société. L’outil l’assiste dans :

• l’identification des modalités de remboursement, selon leur nature (barème kilométrique, frais réels, frais réels avec plafond, forfaits…) ;
• la mise en place d’une véritable politique interne sur les dépenses professionnelles, ainsi que les déplacements ;
• la gestion des circuits de validation des notes de frais avec la possibilité de déterminer jusqu’à cinq niveaux d’approbation ;
• le contrôle automatique du respect des règles (plafonds, droits, types de dépenses, etc.) ;
• le calcul des frais à rembourser, y compris en devises étrangères ;
• le décompte automatique des titres restaurant à déduire ;
• la génération des ordres de virements au format SEPA ;
• la gestion des cartes affaires ;
• la reconnaissance des codes MCC (Merchant Category Code) ;
• la réponse optimale à tout contrôle d’une autorité légale (administration fiscale, URSSAF, inspection du travail…).

La solution applicative de note de frais s’intègre, par ailleurs, sur votre logiciel de comptabilité. Vous pouvez ainsi :

• exporter des dépenses vers votre logiciel de comptabilité sans resaisie ;
• marquer des données pour éviter les oublis ou double remboursement.

Le logiciel de notes de frais d'Eurécia apparaît très utile pour l'ensemble des employés d'une même entreprise. Tous bénéficient d'une saisie des données simplifiée des dépenses professionnelles (frais d’hébergement, de restauration, etc.), mais aussi de leur sauvegarde. Cette solution applicative facilite la transmission de l’information entre les salariés et le service RH.

Les frais professionnels sont transmis beaucoup plus facilement grâce à notre logiciel. Pour cela, il suffit que le salarié prenne le justificatif en photo avec son téléphone et l’envoie dans le logiciel via l’application dédiée. Le manager, ou le service RH, aura alors immédiatement accès au document. Le logiciel de notes de frais permet plusieurs améliorations pour les employés :

• la transmission des notes de frais est facilitée pour le salarié ;
• l’accès aux justificatifs est immédiat, pour le service RH ;
• le système intelligent reconnaît des données telles que la date, la TVA et le montant – ce qui permet au service comptable d’intégrer directement les informations dans la comptabilité.

Un bon logiciel de notes de frais doit répondre à quatre problématiques essentielles pour les entreprises :

• simplifier les remboursements des collaborateurs ;
• gagner du temps ;
• définir des règles de gestion précises ;
• éviter les erreurs comptables ou les fraudes.

Il doit rester facile d’utilisation, pratique et compatible avec vos autres outils de gestion. Le logiciel proposé par Eurécia s’avère très intuitif grâce aux caractéristiques suivantes :

• elle est accessible sur ordinateur, tablette et mobile ;
• elle existe sous Android et IOS ;
• elle est disponible en 6 langues ;
• elle s’intègre avec toutes les autres solutions RH Eurécia ;
• elle est interopérable avec les principaux logiciels de comptabilité du marché ;
• elle permet des exports aux formats Excel, CSV, PDF et XML.

Cette solution vous permet de faciliter la collecte, la sauvegarde et le traitement des justificatifs relatifs aux notes de frais. Pour un suivi rapide et sans fausse note.

Le logiciel Eurécia représente l’un des meilleurs logiciels RH. Concernant la gestion des notes de frais, nous vous proposons une solution complète pour ne plus courir après les justificatifs de vos collaborateurs, mois après mois. En effet, grâce à l’application dédiée, les salariés peuvent prendre un justificatif en photo avec leur téléphone et importer le document en moins de deux minutes. Chaque justificatif à suivre est immédiatement sauvegardé et référencé. La gestion des notes de frais s’en retrouve facilitée. Les salariés concernés peuvent transmettre leurs dépenses en un clic et le service RH ou les managers accèderont auxdites dépenses, en temps réel.

Utiliser un logiciel de notes de frais vous serait bien utile ? Demandez votre démo 😉