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Tout savoir sur la formation interne
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Qu'est-ce que la formation en interne ?
La formation interne consiste pour une entreprise à organiser la formation de ses salariés, elle-même. Elle conçoit les programmes de formation puis met en place les sessions d’apprentissage.L’objet de la formation interne est de développer les compétences des salariés. Pour y parvenir, l’employeur s’appuie sur l’expertise et l’expérience de collaborateurs seniors. La formation interne implique forcément :
- Des formateurs salariés de l’entreprise ;
- Des stagiaires employés de l’entreprise ;
- Des moyens et du matériel de l’entreprise.
Si la formation est étendue à des personnes tierces de l’entreprise, il ne s’agit plus de formation interne. La société est alors tenue de faire signer des conventions de formation. Elle doit également réaliser une déclaration d’activité comme organisme de formation. Il s’agit alors de formation externe.
Une formation interne doit répondre à des obligations de qualité, comme les formations externes. Elle doit disposer d’objectifs pédagogiques clairs et précis destinés à obtenir un résultat professionnel identifiable. Elle entre dans le champ des apprentissages mentionnés à l’article L 6321-1 du Code du travail .
La formation interne a donc toute sa place dans le plan de développement des compétences de l’entreprise. Si un tel plan est mis en place, il doit faire l’objet d’une consultation du CSE (Comité social et économique).
La formation interne peut prendre différentes formes.
- Formation en présentiel : un cours ou une conférence, par exemple.
- Formation à distance : un Mooc, un serious game, un cours en ligne, etc.
- Formation en situation de travail : le formateur fait réaliser des exercices pratiques aux stagiaires.
bon à savoir : formation interne, obligatoire ou non ?
La formation interne peut délivrer un apprentissage obligatoire, comme une formation de sécurité. Elle peut aussi concerner l’acquisition de connaissances non obligatoires (mais indispensables pour la compétitivité ou la croissance de l’entreprise). Dans les deux cas, ces formations internes ont lieu sur le temps de travail du collaborateur. Celui-ci est donc rémunéré d’une manière identique à ses autres missions professionnelles.
Quels sont les avantages de la formation en interne ?
La formation en interne offre de multiples atouts à l’entreprise.Tout d’abord, elle offre un avantage pratique. La formation interne est, bien souvent, moins onéreuse à mettre en place, comparée à la formation externe. L’entreprise utilise les moyens et les ressources internes (matériels, formateur, local, etc.). Les employés formés ne réalisent ainsi pas de notes de frais. En règle générale, la formation a lieu sur le lieu de travail habituel du salarié. Celui-ci n’a pas à réaliser de trajets supplémentaires ou à trouver un hébergement.
La formation en interne permet également de gagner du temps. Elle a lieu dans les locaux de l’entreprise. Le collaborateur peut éventuellement effectuer ses missions habituelles avant et après la formation. Ce type de formation offre une flexibilité appréciable.
Au-delà des aspects pratiques, la formation interne permet de développer une culture de la transmission des connaissances dans l’entreprise. L’expertise des salariés formateurs est valorisée. De cette manière, ils sont désignés comme les référents dans l’entreprise sur le sujet de leur formation. Cela simplifie l’arrivée des nouveaux talents. Enfin, la formation interne favorise le partage de connaissance au sein de l’entreprise. C’est un vrai atout pour augmenter l’engagement des collaborateurs et contribuer à la qualité de vie au travail.
La formation interne permet de personnaliser les enseignements aux besoins précis de l’entreprise et des collaborateurs. Vous pouvez adapter les objectifs pédagogiques en fonction des lacunes de compétences détectées. Souvent, les formations externes présentes sur le marché ne permettent pas de répondre aux besoins précis des entreprises.
Enfin, la formation interne présente l’avantage de conserver la confidentialité des besoins de l’entreprise. Pour rester compétitive, dans certains domaines spécifiques, il est important pour les entreprises de garder la mainmise sur la transmission de compétence (nucléaire, par exemple).
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Quels sont les inconvénients de la formation en interne ?
La formation interne n’est pas tout le temps la solution parfaite. Gardez à l’esprit ces quelques inconvénients. Si la formation interne est moins coûteuse, comparée à la formation externe, elle demande la mise en place de moyens importants. La préparation de la formation et son organisation sont des missions chronophages. Les salariés formateurs doivent prendre sur leur temps de travail habituel pour les réaliser. Il est également nécessaire de mettre à disposition lors de la formation, une salle équipée avec du matériel informatique et audiovisuel.
Les formateurs internes ne sont pas forcément des pédagogues. Il est aussi important de prendre ce fait en compte. Ce sont des experts reconnus dans leur domaine, mais ils ne disposent peut-être pas des compétences requises pour transmettre leurs connaissances. Ils devront alors être accompagnés pour réaliser une formation efficace (par le responsable formation ou un membre de l’équipe RH).
Il ne faut pas l’oublier : la formation, interne comme externe, demande un suivi. L’employeur doit s’assurer de l’acquisition des compétences et de leur application dans les missions quotidiennes. Il doit aussi recueillir les feedbacks des stagiaires pour pouvoir améliorer les formations au fur et à mesure. Un exercice incontournable, mais chronophage !
Comment se déroule une formation en interne ?
La formation en interne demande de l’organisation. Vous l’aurez certainement compris en lisant le début de l’article.La première étape de la formation commence avec un exercice de communication. Il faut notifier le salarié de la tenue de la formation. Le mail doit préciser :
- La date, l’heure, le lieu de la formation ;
- Le sujet de la formation ;
- Les préparations éventuelles à effectuer (documents à lire par exemple) ;
- Les objectifs de la formation.
La deuxième étape nécessite de préparer les lieux de la formation. Pour ne pas perdre de temps au début de la formation, il est préférable d’anticiper tous les aspects pratiques.
- Plan pour se rendre au lieu de la formation.
- Nombres de chaises, de bureaux suffisants.
- Matériels nécessaires (télévision, tableau, papier, stylos, etc.).
- Bouteilles d’eau.
- Etc.
La troisième étape est celle du déroulé de la formation. Les différents chapitres de la formation doivent être minutés pour ne pas perdre de temps. Dans le cas contraire, le risque est de devoir arrêter la formation sans l’avoir finie. Il est important de prévoir des temps pour les questions des salariés, mais également pour les pauses.
Enfin, la dernière étape est celle du suivi des résultats de la formation. Ici, il faut contrôler si les compétences sont correctement acquises. Il est aussi essentiel d’obtenir le retour d’expérience des stagiaires.
Quelles sont les personnes pouvant former en interne ?
Tout salarié de l’entreprise peut réaliser une formation interne à l’attention de ses collègues. Bien sûr, le responsable de formation doit s’assurer de la capacité du formateur à transmettre des connaissances.Ce dernier doit posséder certaines qualités en complément de son expertise technique.
- Pédagogie.
- Patience.
- Sens du partage et de l’humain.
- Capacité à être percutant.
- Capacité à maintenir une certaine discipline.
Il est possible de former le collaborateur formateur aux techniques de pédagogie. Des binômes peuvent également être constitués : un expert technique avec un expert de la pédagogie (par exemple, un membre du service formation). Cette seconde option est très efficace pour s’assurer de la qualité de la formation.
Le formateur de la formation interne n’est pas forcément un salarié. Ce peut être un tiers à l’entreprise mandaté par elle. La formation doit être conçue par la société.
L’employeur doit s’assurer de la compatibilité entre le contrat de travail du salarié et ses missions de formateur. En effet, le fait de réaliser des formations doit être précisé dans la fiche de poste. Dans le cas contraire, le collaborateur est en droit de demander une compensation financière pour la tenue de la formation. En effet, c’est alors une mission hors de son périmètre professionnel.
Comment mettre en place une formation en interne ?
La création d’une formation interne ne s’improvise pas. Il est essentiel de suivre plusieurs étapes pour le faire correctement.- Étape 1 : choisir le formateur.
- Étape 2 : trouver le bon support pour transmettre efficacement les connaissances et compétences (présentiel, distanciel, e-learning).
- Étape 3 : prévoir le plan de la formation en fonction des besoins de l’entreprise.
- Étape 4 : écrire le contenu de la formation.
bon à savoir : l'agrément de la formation interne
Toute formation interne doit être enregistrée auprès de la DIRECCTE, un service du ministère du Travail. Le dossier de demande d’agrément doit comprendre un extrait du casier judiciaire du dirigeant, un cahier des charges pédagogique et une convention de formation.
Les points clés à retenir :
- La formation interne est organisée directement et en totalité par l'entreprise.
- Elle permet de créer une véritable culture de partage des compétences au sein de la société.
- Organiser une formation interne demande un investissement humain, mais aussi matériel important.
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