Comment détecter les besoins de formation des collaborateurs ?

La formation est devenue un sujet central pour les entreprises aujourd’hui. Les trois quarts d’entre elles ont formé au moins un salarié en 2020. Vous-même, avez-vous des besoins de formation au sein de votre entreprise ? Les détecter de manière efficace peut parfois s’avérer complexe. Comment cibler les actions de formation pour optimiser la productivité et le bien-être des collaborateurs ? Eurécia vous explique tout ce qu’il faut savoir pour bien détecter les besoins de formation de vos employés.

Quels sont les différents besoins de formation ?

Il existe deux grands types de besoins de formations en entreprise : 

• Les besoins collectifs. 
• Les besoins personnels. 

Les besoins collectifs sont ceux d’une entreprise, d’un service ou d’une équipe. Il manque une compétence pour maintenir l’activité ou la faire croître. Voici quelques exemples : 

• La formation du service RH à l’utilisation du SIRH (Système d’information des ressources humaines). 
• L’apprentissage du maniement d’un poste à souder robotisé par les soudeurs d’un atelier. 
• La réalisation d’un stage d’information sur le risque incendie par tous les salariés de l’entreprise. 

Un besoin personnel de formation est lié à un salarié spécifique. Il a besoin d’acquérir de nouvelles connaissances ou compétences pour diverses raisons : 

• Pour son épanouissement à son poste. 
• Pour évoluer dans sa carrière professionnelle. 
• Pour son développement personnel. 
• Pour rester efficace dans ses missions. 

Il peut concerner une formation aux techniques de management pour permettre au collaborateur d’encadrer une équipe. 

Les besoins collectifs de l’entreprise et ceux personnels d’un collaborateur ne s’opposent pas forcément. Ils peuvent être complémentaires. C’est, par exemple, le cas pour un salarié du service logistique souhaitant se former à l’utilisation d’un nouveau logiciel de gestion des stocks implémenté par la société. 

Le financement de la formation dépend en grande partie du besoin identifié. Pour un besoin personnel non corrélé à un besoin collectif, l’investissement sera très certainement réalisé par le salarié. Il peut se servir de son CPF (Compte personnel de formation) pour financer tout ou partie de la formation. Il devra réaliser la formation sur son temps personnel, hors accord express de son employeur. 

Lorsque les besoins personnels et collectifs sont corrélés, la question du financement de la formation est plus complexe. Il existe plusieurs alternatives.

• L’employeur finance la totalité de la formation. 
• L’entreprise paye une partie de la formation. Le salarié utilise son CPF pour l’autre partie. 
• L’employeur et le salarié obtiennent des subventions, par exemple de leur OPCO (Opérateurs de compétences).

 💡 Pour rappel, lors des entretiens professionnels, l’employeur doit informer le collaborateur sur les différents dispositifs de formation dont il dispose : CPF, VAE, CEP. Les entretiens professionnels sont l'occasion de faire le point sur les besoins en formation des collaborateurs, et partager ces informations.
Communiquez à vos collaborateurs toutes les informations clés sur les différents programmes de formation grâce à notre kit de fiches récapitulatives : 

Evaluer les ressources de formation disponibles dans l'entreprise

Au fil du temps, votre entreprise a sans doute amassé des ressources intéressantes pour former ses collaborateurs. Faute de les recenser, elles tombent souvent dans l’oubli. En tenant un catalogue de vos ressources de formations internes, vous parviendrez à obtenir un retour sur investissement exceptionnel. Au lieu de profiter à un seul collaborateur, vous rentabilisez vos financements. 

La formation continue n’est pas forcément réalisée par un formateur externe dans un centre de formation. Les entreprises ont la possibilité d'organiser la formation de ces collaborateurs en interne. 

En conduisant une évaluation de vos ressources disponibles pour les formations, vous serez certainement surpris de tous les moyens déjà présents au sein de la société. 

Le diagnostic peut être conduit par le responsable des formations. Ce dernier doit cartographier les ressources disponibles. Elles peuvent être de tout type. 

• L’e-learning : vous disposez sans doute d’e-learning, de l’enregistrement d’une formation à distance ou d’un serious game. Faites-en des passages obligés pour les salariés concernés. 
• Les supports de formation existants : à la fin de chaque formation, le formateur remet normalement le support de formation (des slides PowerPoint, par exemple). Rassemblez tous ces documents au même endroit, accessible à tous. C’est le début de votre Wiki d’entreprise. 
• Les salles disponibles et fonctionnelles pour organiser une formation : identifiez les salles de réunion les plus pratiques pour accueillir des stagiaires. De cette manière, vous pouvez les réserver à l’avance ou donner la priorité au service formation. 
• Les salariés compétents pour réaliser des formations : certains salariés, experts dans leur domaine ou seniors peuvent transmettre leurs compétences aux nouveaux arrivants. Identifiez-les, ce sont des collaborateurs précieux. 
• Le matériel disponible : disposez-vous de micro ? De téléviseurs ou de vidéoprojecteurs ? De tables et de chaises ? Listez tout le matériel de l’entreprise pouvant servir à l’organisation d’une formation. 
• Les partenaires identifiés : certaines formations externes sont particulièrement profitables ? Les stagiaires ont fait de bons retours ? Conservez le contact du centre de formation ou du formateur externe pour une prochaine. 

Le catalogue des ressources de l’entreprise pouvant servir à la formation est un outil inestimable pour concrétiser son plan de formation efficacement. Il peut notamment vous aider à programmer des actions de formations en interne. Ces transferts de compétence entre salariés offrent de nombreux atouts. Il serait dommage de s’en priver !

Les moyens d'identifier les besoins de formations des collaborateurs

Pour élaborer votre plan de formation, il est indispensable de collecter les besoins des collaborateurs. Ils sont souvent révélateurs des besoins de l’entreprise. Faites l’exercice régulièrement.

Il existe plusieurs outils pour identifier les besoins des salariés : 

• L’entretien individuel : c’est un point formel vous permettant d’institutionnaliser les questions liées à la formation. Chaque année, à date fixe, les managers envisagent avec leurs N-1 les différents besoins en formation. Par exemple, pendant les deux premières semaines de janvier, se tiennent les entretiens individuels pour tous les collaborateurs d’une entreprise. Les équipes RH peuvent imposer de traiter le sujet de la formation à ce moment en fournissant des guidelines aux managers. 
• Le point informel : l’entretien individuel est un espace intéressant pour discuter des besoins de formation. Toutefois, il ne permet pas de traiter les urgences. Si un salarié clé détenant des compétences essentielles à l’entreprise démissionne, il peut être nécessaire de former un autre collaborateur en urgence. Impossible d’attendre le début de l’année. Un point informel entre le manager, le salarié et le responsable de formation est utile pour traiter la problématique. 
• Les communications internes sur la formation : il est important de faire connaître aux salariés les possibilités de formation. La communication fait partie intégrante des missions du responsable de formation. 
• L’organisation de feedbacks réguliers : demander l’avis des salariés sur la formation suivie est incontournable. L’entreprise pourra identifier les formations les plus appréciées, celles semblant le plus utiles. 
• Les enquêtes et sondages : vous pouvez envoyer un questionnaire à tous les salariés ou un échantillon de collaborateurs pour leur demander leur ressenti sur une formation ou pour connaître leurs besoins. 
• Les évaluations après formation : évaluez les nouvelles compétences d’un salarié ayant suivi une formation pour s’assurer de son efficacité. Cela peut se faire par l’intermédiaire du manager ou d’une interrogation plus « scolaire ».

Pourquoi anticiper les besoins de formations ?

Il est crucial d’anticiper les besoins de formation. Il en va de l’efficacité de la formation, mais également de la pérennité de l’activité de l’entreprise.

En anticipant, vous : 

• Prévoyez un budget adapté aux besoins de formation. 
• Prenez en compte les évolutions de l’entreprise (nouvelle organisation, changement technologique, nouvelles lois ou nouveaux règlements à respecter…). 
• Disposez d’une vue globale des besoins de l’entreprise. Cela vous aidera à hiérarchiser les besoins. 
• Prévenez les salariés suffisamment à l’avance pour vous organiser. Ils peuvent avoir besoin de déléguer certaines missions à des collègues. Au niveau personnel, si la formation nécessite un déplacement, les collaborateurs auront besoin de s’organiser en amont.
• Disposez du temps suffisant pour déposer des dossiers de subventions.

💡Le conseil de la rédac : Mettez en place un suivi de la formation pour vos collaborateurs afin d'en mesurer l'impact !

Vous avez maintenant les clés pour détecter efficacement les besoins de formation de vos collaborateurs. À vous de jouer !
 

🥉Les trois point clés à retenir :

• Il existe deux types de besoins de formation, collectifs (ceux de l’entreprise) et personnels (ceux liés au salarié). 
• Pour détecter efficacement les besoins de formation, il est nécessaire d’échanger régulièrement avec les collaborateurs (sondage, entretien, évaluation, communication interne, etc.). 
• L’organisation de la formation en entreprise demande une grande anticipation. C’est la clé d’un plan de formation efficace !

Avec l'évolution constante du marché de la formation et la concurrence accrue pour attirer les meilleurs talents, il devient crucial pour les entreprises d'optimiser leur approche en matière de développement des compétences.
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