Tout ce qu’il faut savoir sur les obligations de formation en tant que PME

En matière de formation des salariés, les employeurs doivent respecter certaines obligations. Quelles sont-elles ? On fait le point. 

Droit à la formation : quelles obligations pour l’employeur ?

L’article L6321-1 du Code du travail prévoit que « l'employeur assure l'adaptation des salariés à leur poste de travail. Il veille au maintien de leur capacité à occuper un emploi, au regard notamment de l'évolution des emplois, des technologies et des organisations ».
 
Ainsi, on trouve deux types d’obligations :

• L’obligation d’adapter le salarié à son poste de travail. Avec l’intégration grandissante de la technologie, du digital, de l’automatisation et de l’intelligence artificielle dans les entreprises, la question de l’adaptation est omniprésente. Les employeurs doivent être particulièrement vigilants et proactifs pour anticiper l’évolution des métiers, des outils et des pratiques de travail.
• L’obligation de maintenir le salarié dans son emploi. L’employeur est tenu de mettre en place les actions de formation nécessaires pour assurer le maintien du salarié dans son emploi. Cette obligation est une manière de garantir son employabilité à l’extérieur de l’entreprise.

On trouve également un troisième type d’obligation : l’obligation de former les salariés aux bonnes pratiques de sécurité.
 

Quelle est la participation de l’employeur au financement de la formation professionnelle ?

Toutes les entreprises qui emploient au moins 1 salarié sont tenues de participer au financement de la formation professionnelle. Elle se matérialise par le paiement de la contribution unique à la formation professionnelle et à l’alternance (CUFPA). Concrètement, il s’agit d’un système de mutualisation destiné à financer les formations des salariés.

Quel est le montant de la participation financière à la formation de l’employeur ?

Le montant de cette contribution varie selon la masse salariale de l’entreprise :

• 0.55% pour les entreprises de 1 à 10 salariés
• 1% pour les entreprises de 11 salariés et plus

À qui est versée cette contribution financière ?

Depuis 2022, ce ne sont plus les OPCO et l’organe collecteur de la taxe d’apprentissage, mais les URSAFF qui sont chargées de récolter et de gérer le financement des formations. Lorsqu’un collaborateur souhaite suivre un parcours de formation non obligatoire, il peut utiliser ses droits CPF. S’ils ne sont pas suffisants, l’employeur a la possibilité de prendre en charge l’ensemble ou une partie du reste à charge.

Il peut même aller plus loin en décidant de mener une démarche d’abondement volontaire. Dans ce cas, il effectue une dotation volontaire via un virement sur l’Espace des Employeurs et des Financiers (EDEF) en renseignant l’identité du bénéficiaire. Une fois le paiement réceptionné, le montant versé s’affiche sur le CPF du salarié, qui peut utiliser ses droits pour s’inscrire en formation.
 

L’employeur est-il tenu de rémunérer le salarié en formation ?

La réponse dépend du caractère obligatoire ou non de la formation. Pour les formations obligatoires, celles-ci sont effectuées pendant le temps de travail. L’employeur est alors tenu de maintenir la rémunération du collaborateur, car les heures de formation sont considérées comme du temps de travail effectif.
 
Dans le cadre des formations non obligatoires (les compétences ne seront pas directement utilisées dans les fonctions du collaborateur), elles sont réalisées pendant ou en dehors du temps de travail. Dans le premier cas, l’employeur doit maintenir la rémunération, mais pas dans le second cas.

Avec l'évolution constante du marché de la formation et la concurrence accrue pour attirer les meilleurs talents, il devient crucial pour les entreprises d'optimiser leur approche en matière de développement des compétences.
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L’entretien professionnel, une obligation pour l’employeur

Rendu obligatoire par la loi Avenir professionnel du 5 septembre 2018, l’entretien professionnel a plusieurs objectifs :

• Envisager des perspectives d’évolution professionnelle
• Vérifier qu’au moins une formation non obligatoire a été proposée au salarié
• Identifier les prochains besoins d’accompagnement
• Informer sur la validation des acquis de l’expérience (VAE) et sur le compte personnel de formation (CPF).

 💡 Pour rappel, lors des entretiens professionnels, l’employeur doit informer le collaborateur sur les différents dispositifs de formation dont il dispose : CPF, VAE, CEP. Les entretiens professionnels sont l'occasion de faire le point sur les besoins en formation des collaborateurs, et partager ces informations.
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Quand l’entretien professionnel doit-il avoir lieu ?

Tous les 2 ans à compter de la date d’arrivée du collaborateur dans l’entreprise et tous les 6 ans afin de faire un bilan du parcours professionnel du salarié.

Quelles sont les obligations de l’employeur ?

L’entretien professionnel étant encadré par la loi, l’employeur est tenu de :

• Mentionner dans le contrat de travail que le salarié bénéficie des entretiens professionnels
• D’organiser l’entretien professionnel et de prévenir le salarié dans un délai raisonnable de la date de l’entretien (généralement un mois entre la date de la convocation et la date de l’entretien)
• Définir le contenu de l’entretien selon l’accord d’entreprise ou la convention collective
• Lui fournir une copie du compte rendu de l’entretien pour se prémunir en cas de contrôle de l’inspection du travail.

Quelles pièces fournir en cas de contrôle de l’inspection du travail ?

• La convocation à l’entretien
• Les courriers et mails qui prouvent que l’entretien professionnel a bien été organisé et qu’il a été tenu
• Les comptes rendus
• Tout élément qui prouve que le salarié a refusé de se présenter à l’entretien

Entretien professionnel : nos conseils

Si la loi ne prévoit aucune mention obligatoire dans le compte rendu, mieux vaut le structurer en différentes sections pour sécuriser vos arrières et rendre la lecture plus digeste ! Ainsi, votre compte rendu peut mentionner :
 

• le parcours professionnel du salarié
• les formations suivies
• les formations proposées
• les souhaits d’évolutions salariales ou professionnelles
• les demandes/besoins de formation en lien avec les éventuels projets professionnels du collaborateur

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