Choisir un responsable de formation
La formation en entreprise doit faire l’objet d’une réelle organisation pour être efficace. Il est donc essentiel de désigner un responsable de formation. Dans les sociétés de taille importante, un service à part entière pourra être dédié à l’organisation de la formation des collaborateurs.
Désigner un responsable permet d’homogénéiser les parcours de formation. De cette manière, tous les salariés disposent des mêmes opportunités. C’est aussi la meilleure manière de faciliter la communication entre les différents acteurs de l’entreprise : direction, managers, CSE (Comité social et économique), salarié. Un interlocuteur unique pour toutes les questions de formation permet de rationaliser ce sujet stratégique.
Etablir des objectifs clairs et mesurables
Il est essentiel d’établir des objectifs de formation. Ceux-ci doivent être alignés sur les besoins de l’entreprise.
- Quelles compétences manquent à l’entreprise (pour conquérir de nouveaux marchés, pour faire face à la concurrence, pour développer un nouveau segment…) ?
- Quels postes demandent des évolutions de connaissances ?
- Quelles sont les nouvelles normes de performances devant être acquises par les collaborateurs ?
- De nouvelles réglementations imposent-elles l’acquisition de référentiels nouveaux (ISO par exemple).
Les objectifs de formation de l’entreprise doivent être énoncés de façon claire dans le plan de formation de l’entreprise. Leur accomplissement doit être facilement mesurable (nombres d’employés formés par exemple).
Déterminer le(s) besoin(s) des collaborateurs
Pour être efficaces, les formations en entreprise doivent répondre aux besoins et attentes des collaborateurs.
Pour cela, il est nécessaire d’évaluer le niveau de compétences ou encore de connaissances de chaque salarié. Disposer d’une carte des compétences dans l’entreprise est un formidable outil pour organiser les formations professionnelles. Vous pouvez également vous appuyer sur les fiches de poste pour identifier les lacunes.
Répondre aux attentes des salariés comme à ceux de l’entreprise permet d’éviter les incompréhensions ou les démotivations. Un collaborateur ne comprenant pas la nécessité d’une formation peut se sentir démotivé, voire frustré.
Ensuite, il est important de hiérarchiser les besoins de formation. Tous les besoins ne peuvent pas être comblés en même temps ; pour des questions de temps et de budget.
Choisir le formation de format adapté
Que cela soit pour une formation en interne ou une formation en externe, il existe une multitude de formats de formation.
- En présentiel.
- En e-learning.
- Serious game.
- Réalité virtuelle.
- Mooc (Massive open online course).
Il est important de proposer un format adapté aux besoins des salariés. Il peut être utile de tenir compte des préférences des collaborateurs. Tous n’apprennent pas de la même manière. Certains ont besoin d’un formateur devant eux pour se former. D’autres sont plus indépendants, ils acquièrent les compétences de manière plus efficace en étant seuls devant leur ordinateur.
Pour une formation en entreprise efficace, il est essentiel de personnaliser le parcours d’apprentissage au maximum.
Adapter le contenu de la formation par rapport à l'entreprise et aux attentes
Les connaissances et les compétences enseignées en formation doivent être ciblées. Les apprentissages sont suivis sur le temps de travail du salarié. Il est donc exclu de perdre du temps à former un collaborateur sur certaines données déjà maîtrisées.
Les formations actuelles se décomposent en différents modules. Il est ainsi possible de suivre uniquement les modules nécessaires à l’apprentissage des compétences manquantes.
Pour parvenir à adapter le contenu des formations aux besoins de l’entreprise et des salariés, il est nécessaire de créer un parcours d’apprentissage pour chaque employé. En partant de ses compétences actuelles, la feuille de route doit aboutir à le faire évoluer au sein de son poste et de l’entreprise.
Encourager le partage des connaissances
La formation est un investissement. Elle peut être rentabilisée de deux manières.
- En faisant acquérir de nouvelles compétences à un salarié de l’entreprise.
- En faisant partager les nouvelles connaissances acquises à d’autres salariés de l’entreprise.
Chaque salarié formé peut devenir lui-même formateur auprès des membres de son équipe ou des nouveaux salariés.
Il est aussi possible de mettre les supports de formation à disposition de tous dans un serveur partagé de l’entreprise. Certaines sociétés créent des « Wiki » d’entreprise. Sur le modèle de Wikipédia, il s’agit de réunir toutes les connaissances de l’entreprise au sein d’un même outil centralisé. De cette manière, tous les collaborateurs ont accès à une « encyclopédie » des connaissances utiles à l’entreprise.
Engager les salariés dans la stratégie de formation
Une formation efficace repose notamment sur l’engagement des salariés. Pour atteindre ses objectifs, l’entreprise doit motiver les salariés à être formés.
Cela passe d’abord par la communication. Diffuser les objectifs de formation permet aux collaborateurs de comprendre les besoins de l’entreprise. Ils peuvent mieux se positionner et devenir acteurs de l’évolution des compétences de l’entreprise.
Les managers ont aussi un rôle essentiel dans l’adhésion des employés au plan de formation. Ils peuvent inciter la montée en compétence, en proposant les bonnes formations aux salariés clés.
La création d’une culture d’apprentissage dans l’entreprise est aussi un fort levier de fidélisation des collaborateurs. Cela permet de les accompagner tout au long de leur carrière.
Favoriser le feedback sur le retour de la formation
Pour identifier les formations les plus efficaces, il est important d’obtenir les avis des salariés.
Après chaque formation, mettez en place un questionnaire pour identifier les atouts et les points faibles du cours suivi. Au fil du temps, vous pourrez vous constituer un portefeuille de formations performantes.
Il est aussi possible d’identifier des formateurs compétents pour leur demander de réaliser des formations personnalisées pour votre entreprise.
Faire un suivi d'après formation
La dernière étape pour gérer efficacement les formations au sein de l’entreprise est de suivre les compétences acquises sur le moyen terme. Les managers sont les mieux placés pour réaliser ce suivi pendant les entretiens individuels.
L’idée est ici de :
- Valider les nouvelles compétences acquises.
- Identifier les lacunes liées à la formation suivie.
- Déterminer les futures compétences à acquérir.
Cela fait partie des bonnes pratiques pour mesurer le retour sur investissement d'une formation
Les trois points à retenir :
- La formation est un des leviers principaux de la croissance de l’entreprise.
- Pour optimiser la productivité des collaborateurs, il est essentiel d’organiser la formation au sein de l’entreprise.
- Le suivi du plan de formations de l’entreprise est incontournable pour l’améliorer au fil du temps.
Avec l'évolution constante du marché de la formation et la concurrence accrue pour attirer les meilleurs talents, il devient crucial pour les entreprises d'optimiser leur approche en matière de développement des compétences.
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