La formation est un levier stratégique de croissance. 42 % des entreprises ont d’ailleurs renforcé leur service formation en 2022. Fournir des moyens importants au responsable de formation est incontournable. Encore faut-il bien les utiliser ! Zoom sur les principales erreurs à ne pas commettre en matière de formation professionnelle.
L'absence de planification
Toute formation nécessite de répondre à un besoin clair et identifié de l’entreprise. Son suivi doit s’inscrire dans le plan de formation de l’entreprise. Il a été planifié en amont, validé par le responsable de formation, puis la direction. La formation organisée permet de poursuivre un objectif interne global.
Exemple d'erreur dans la planification :
Un manager fait suivre une formation à l’un de ses collaborateurs sans en référer au responsable de formation. Il utilise le budget alloué à son service. La formation réalisée devait permettre au collaborateur d’obtenir une promotion et de manager une petite équipe. Or, la direction a déjà prévu un recrutement externe pour ce poste. Le salarié ayant suivi la formation est démotivé. Il quitte l’entreprise quelques mois plus tard.
Oublier de définir les objectifs de la formation en amont
La formation apporte des compétences ou des connaissances manquant à l’entreprise. Avant de la suivre, il est incontournable de s’assurer de son adéquation avec les besoins de la société ou du salarié.
Chaque formation doit disposer d’un programme pédagogique. Aidez-vous de ce document pour identifier l’enseignement répondant le mieux aux besoins de l’entreprise. Regardez si les compétences recherchées seront réellement acquises. Renseignez-vous aussi sur les certifications éventuelles apportées par la formation.
Exemple d'erreur dans la définition des objectifs de la formation :
Au sein d’un service juridique, une lacune a été identifiée. Les juristes du département manquent de connaissance sur les augmentations de capital. Une formation en droit des sociétés est sélectionnée par le responsable de formation. Elle est très généraliste et ne permet pas au stagiaire d’apprendre à gérer de façon pratique une augmentation de capital (connaissance de la procédure, document type, démarche administrative). À la fin de la formation, le service juridique doit se faire accompagner d’un cabinet d’avocat pour réaliser l’augmentation de capital de l’entreprise.
La non-implication des employés dans la formation
Les bons résultats de la formation sont forcément liés à la motivation du stagiaire. Celui-ci doit être intéressé, motivé et concentré. En s’investissant dans sa formation, il est susceptible de mieux acquérir les compétences ou les connaissances transmises.
Pour obtenir l’implication du collaborateur, il est essentiel de programmer avec lui sa formation. Il comprendra ainsi l’importance du suivi de la formation et les bénéfices à retirer pour ses missions ou sa carrière.
Exemple d'erreur relative à la non-implication du salarié dans la formation :
L’employeur identifie une lacune de compétences au sein de l’entreprise. Il demande au responsable de formation d’identifier la formation pouvant combler ce manque. La direction désigne un salarié sans en référer au manager. Le collaborateur ne s’attendait pas à devoir partir en formation. Il ne comprend pas l’intérêt de la formation du fait du manque de communication. Il survole le support de formation tout en continuant de réaliser ses tâches professionnelles. À la fin de la formation, il n’a pas acquis les compétences nécessaires. La formation a été peu utile.
Le choix inapproprié du support de formation
Aujourd’hui, il existe un grand nombre de supports de formation : cours en présentiel, enseignement à distance par visioconférence, e-learning, formation hybride, serious game, atelier pratique, etc.
Il est important de ne pas négliger le choix du support. Ce dernier se fait en fonction :
- Des objectifs de la formation : une compétence pratique nécessite souvent des exercices concrets.
- Des préférences du salarié : certains salariés sont autonomes, d’autres non. Il leur faudra plus ou moins de suivi.
- Des moyens à consacrer à la formation : une formation à distance est souvent moins coûteuse, comparée à une formation en ligne.
Exemple d'erreur dans le choix du support :
Un salarié se voit proposer une formation en e-learning. Il doit suivre les modules à son rythme au moment souhaité. Ce dernier n’est pas habitué à travailler sur ordinateur pour ses missions habituelles. Il ne prend pas le temps de se rendre au laboratoire informatique pour suivre les modules. Six mois plus tard, il n’a toujours pas commencé à suivre la formation.
Le choix inapproprié du formateur
Le formateur a toute son importance dans la réussite de la formation. Ce peut être :
- Un organisme externe.
- Un organisme interne à l’entreprise.
- Un collègue.
- Un client ou un prestataire.
Le formateur doit disposer des compétences transmises, mais également être pédagogue.
Exemple d'erreur dans le choix du formateur :
Pour réduire le prix de la formation et favoriser la transmission interentreprise des compétences, un manager demande à un salarié senior de former un de ses jeunes collègues. Le collaborateur expert accepte à contrecœur, car il n’aime pas former les autres. Celui-ci n’est d’ailleurs pas du tout pédagogue. La séance de formation se passe mal. Le formateur s’énerve des incompréhensions de son collègue. Les deux salariés se disputent, aucune compétence n’est transmise.
Le fait d'ignorer l'évaluation des besoins de la formation
La formation suivie se doit d’être personnalisée. Contrairement à la formation initiale des étudiants, délivrant des enseignements généraux, la formation continue est plus spécifique. Elle dure moins longtemps et s’adresse à des professionnels aux emplois du temps chargé.
Elle doit donc être ciblée avec précision aux besoins du stagiaire. N’oubliez surtout pas l’étape de l’évaluation des besoins !
Exemple d'erreur sur l'évaluation des besoins en formation :
Le responsable de formation identifie en collaboration avec un manager une formation pour un comptable. L’objectif est d’optimiser l’utilisation du logiciel Excel. La formation est composée de plusieurs modules. Les 5 premiers présentent des compétences déjà maitrisées par le stagiaire. Ce dernier se désintéresse de la formation, présentant peu d’intérêt pour lui. Il survole les modules et passe à côté des compétences lui manquant, enseignées dans le module 6.
Manquer le suivi pendant et après la formation
Pour s’assurer de l’efficacité d’une solution, il est incontournable d’en faire son suivi :
- Pendant la formation : cela permet de modifier un élément en cours de formation, si nécessaire.
- Après la formation : l’évaluation permet d’identifier les atouts et les points faibles de la formation pour l’améliorer ou pour l’abandonner.
Exemple des conséquences d'un manque de suivi de la formation :
Aucun suivi n’est réalisé sur une formation externe liée à la sécurité. Le formateur est peu diligent et n’a pas mis à jour les données de son support de formation. L’entreprise fait réaliser la formation à plusieurs de ses salariés avant de s’apercevoir du problème. Elle a investi dans la formation pour rien, elle doit reformer ses collaborateurs.
Opter pour une formation trop générique
Nous l’avons déjà évoqué. La formation réalisée doit être personnalisée et ciblée. Elle permet de transmettre une compétence précise au stagiaire pour répondre à un besoin précis.
Exemple de conséquences liées au choix d'une formation trop générique :
Un manager demande au responsable informatique une formation sur le SEO pour permettre à une personne de son équipe de gérer le référencement du site Internet de l’entreprise. Une formation sur le marketing digital est trouvée. Un seul module parle du SEO. Le salarié perd du temps à suivre les autres modules.
Négliger les innovations et les évolutions technologiques dans le cadre de la formation
La formation doit avoir pour objectif d’apporter au stagiaire les compétences nécessaires pour faire face aux évolutions techniques de son poste. Elle devra donc être mise à jour régulièrement pour prendre en compte les dernières améliorations de son sujet. Le formateur doit être en veille permanente pour fournir la formation la plus pertinente possible.
Exemple de conséquences liées aux suivis d'une formation non à jour :
Un formateur d’un logiciel de paie ne prend pas en compte l’évolution de la réglementation en 2023 (revalorisation du SMIC, frais de télétravail, mention sur la fiche de paie). Les connaissances transmises ne sont pas pertinentes.
Réaliser une mauvaise estimation du budget
L’entreprise consacre chaque année un budget à la formation. Il doit permettre de répondre aux besoins de montée en compétence. C’est un des leviers les plus efficaces pour assurer la compétitivité et la croissance de l’entreprise.
Ce budget ne doit être ni sous-évalué (impossibilité de réaliser une formation indispensable) ni surévalué (budget non dépensé à la fin de l’année et non reconduit par la direction).
Exemple d'erreur sur la planification du budget :
L’employeur fixe un budget trop faible pour la formation. Un salarié clé quitte l’entreprise de manière imprévue. Pour maintenir l’activité, il est indispensable de former un autre collaborateur pour le remplacer. Le budget est trop serré, il n’est pas possible de faire réaliser la formation en urgence.
Oublier le feed-back et l'évaluation postformation
Le feed-back permet d’identifier l’efficacité de la formation. N’oubliez pas de le mettre en place, c’est un de vos meilleurs outils pour améliorer votre catalogue de formations au fur et à mesure.
Exemple de conséquences liées à l'absence de feed-back :
Le responsable de formation ne demande pas le feed-back des stagiaires pour la formation d’onboarding des nouveaux embauchés. Des informations diffusées sont peu claires et donnent une mauvaise image de l’entreprise. Sans retour des participants, il ne peut pas corriger ces problèmes de communication.
Ne pas mettre en place de mesure du ROI ou du ROE
La formation est un investissement comme un autre pour l’entreprise. Il doit être rentable et présenter des bénéfices réels pour l’entreprise. Pour mesurer les résultats, il est possible de s’aider du ROI (Return On Investment) et du ROE (Return On Expectation).
Exemple de conséquences liées à l'absence de mise en place du ROI et du ROE :
Le responsable de formation ne met pas en place de ROI ou de ROE pour analyser l’efficacité des formations. Sans ces indicateurs, il ne parvient pas à trouver les bons arguments pour défendre son budget auprès de la direction. Une baisse de budget est décidée.
Les 3 points clés à retenir :
- La formation professionnelle demande une organisation précise pour être efficace.
- Certaines erreurs peuvent être évitées avec une bonne préparation et une bonne communication.
- Il est essentiel de ne pas négliger le suivi et l’évaluation des formations réalisées par les collaborateurs.
