La base de données économiques et sociales (BDES) ou base de données unique (BDU) est un document obligatoire pour toute entreprise de 50 salariés et plus.
Elle rassemble dans un même document toutes les données chiffrées que l’entreprise a l’obligation de communiquer à ses partenaires sociaux. La BDES est donc destinée aux représentants élus du personnel, c'est à dire les membres du comité social et économique (CSE) de l'entreprise.
Quel est l’objectif de la BDES ?
La BDES vise à simplifier le partage de l’information entre la direction et les instances représentatives du personnel (IRP), fusionnées au sein de CSE.
L’ensemble des données économiques et sociales sont réunies dans une base de données unique et régulièrement actualisée. Elles sont donc communiquées de manière plus transparente aux représentants élus du personnel, qui peuvent grâce à elle émettre un avis éclairé sur les grandes orientations stratégiques de l’entreprise.
Qui est concerné par la BDES ?
D’un côté, la direction, le service financier et le service des ressources humaines renseignent et mettent à disposition la BDES. Cette base de données s’adresse aux membres du comité social et économique.
Pour rappel, à compter du 1er janvier 2020, le CSE fusionne et remplace les anciennes instances : CE, CHSCT, CCE, délégués du personnel ou délégués syndicaux de toutes les entreprises de 50 salariés ou plus.
Quelles données contient la BDES ?
La BDES regroupe des informations autrefois communiquées séparément : bilan social, informations trimestrielles, orientations stratégiques, documents comptables et financiers, rapports…
Les différentes rubriques de la BDES sont détaillées précisément aux articles R. 2312-8 (pour les entreprises de moins de 300 salariés) et R. 2312-9 (pour les entreprises de plus de 300 salariés) du décret du 29 décembre 20171.
Les ordonnances Macron du 22 septembre 2017 introduisent la possibilité de négocier les modalités de mise à disposition ainsi que le contenu de la BDES via un accord d’entreprise. En l'absence d'accord, les informations portent sur :
- L'année en cours
- Les deux années précédentes
- Les trois années suivantes, sous forme de perspectives
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Depuis quand est-elle obligatoire ?
Créée par la loi de sécurisation de l’emploi du 14 juin 2013, la BDES a été successivement modifiée par plusieurs textes : la loi Rebsamen en 2015, la loi Travail en 2016, et les ordonnances Macron en 2017.
La BDES est obligatoire pour les entreprises d’au moins 300 salariés depuis le 15 juin 2014, et pour toutes les entreprises de 50 salariés et plus, depuis le 15 juin 2015.
Confidentialité des données
Les représentants du personnel sont tenus à une obligation de discrétion à l'égard des informations de la BDES revêtant un caractère confidentiel. Sont considérées comme telles les informations qui répondent aux trois conditions suivantes :
- L'information est par nature confidentielle, au sens de la jurisprudence. C'est à dire que sa diffusion est de nature à nuire aux intérêts de l'entreprise ou lui porter préjudice.
- L'information est présentée comme confidentielle par l'employeur. Celui-ci indique la durée du caractère confidentiel.
- L'information est inconnue du grand public et des salariés.
A noter : seul un nombre restreint d'information doit être renseigné comme ayant uncaractère confidentiel. Sauf situation particulière justifiée, les données relatives aux exercices précédents, comme les données déjà connues du public, ne sont pas confidentielles.
Conseil de l'expert : pour une meilleure lisibilité et identification des données confidentielles, indiquer le degré et la durée du caractère confidentiel de chaque information. Par exemple dans le sommaire de votre BDES.
Mise à disposition de la BDES
Les élus du personnel doivent avoir accès à la BDES en permanence... ou presque.
Heureusement, la notion de permanence ne doit pas s'entendre comme une obligation d'accessibilité 7 jours sur 7 et 24h/24 ! Par exemple, la BDES peut ne pas être accessible en cas de problèmes techniques, de maintenance informatique, de mise à jour des données, en dehors des horaires d'ouverture de l'entreprise - si sa consultation nécessite un accès aux bureaux, etc.
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