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Kit complet d'offboarding : modèle gratuit à télécharger
Mis à jour le 04/11/2025
L’offboarding est un moment stratégique dans la vie de l’entreprise. Le départ d’un collaborateur est trop souvent traité comme une simple formalité. Pourtant, c’est une étape cruciale dans la relation entre un collaborateur et l’entreprise. Lorsque l’offboarding est bien organisé, le salarié devient un véritable ambassadeur de la société en externe. Il peut recommander ses services et inciter des talents à candidater. C’est un levier intéressant pour renforcer votre marque employeur.
Sommaire
Inaptitude médicale
Un salarié quitte l’entreprise pour inaptitude médicale. Son départ doit être organisé avec soin afin d’éviter la désorganisation au sein de son équipe et favoriser son bien-être.
Un grave problème de santé ou un accident sont un évènement difficile à vivre. Il est essentiel de proposer un offboarding bienveillant.
Voici les étapes à suivre :
Pour commencer, il est nécessaire de s’assurer du respect des obligations légales sur l’inaptitude médicale. Échangez avec la médecine du travail, puis respecter les délais à la réception du certificat médical d’inaptitude. Vous devez proposer une solution de reclassement dans le mois de la notification.
- Le licenciement pour inaptitude médicale nécessite un entretien préalable. Il est l’occasion de proposer un accompagnement humain au salarié pour la gestion de cette situation complexe.
- L’entrepreneur peut proposer un soutien psychologique afin de faciliter un départ souvent forcé pour cause de l’état de santé.
- Dans le but de maintenir la transparence dans l’entreprise, il est intéressant de communiquer sur l’évènement pour augmenter la prévention et la sécurité des salariés.
En suivant ce guide, vous serez en mesure de lancer un projet de dématérialisation réussi, permettant à votre entreprise de bénéficier d'une gestion des notes de frais plus simple, plus rapide et parfaitement conforme aux réglementations en vigueur.
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Rupture conventionnelle
La rupture conventionnelle est un accord amiable entre l’employeur et le salarié sur le départ de ce dernier. Il s’agit d’une procédure encadrée strictement par le Code du travail afin de garantir l’absence de pression hiérarchique sur l’acceptation du salarié.
L’offboarding doit refléter cet aspect :
- La rupture conventionnelle doit être officialisée par la signature d’une convention bilatérale.
- Ce document doit ensuite être envoyé à l’inspection du travail pour homologation.
- Au départ du salarié, l’employeur lui fournit un certificat de travail, une attestation France Travail et le reçu de son solde tout compte.
- Il est intéressant de communiquer en interne sur le départ du collaborateur afin de faciliter la réorganisation de l’équipe.
- Pendant le préavis du salarié, il est conseillé d’organiser une transition avec son remplaçant.
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Départ à la retraite
Le passage du collaborateur du statut d’actif au statut de retraité peut être difficile à vivre. L’accompagnement de l’employeur est crucial pour faciliter la transition. C’est aussi un moyen d’exprimer sa reconnaissance pour le travail accompli.
L’offboarding d’un départ à la retraite doit comprendre ces différentes étapes :
- Exprimer l’importance du départ à la retraite et poser le contexte individuel.
- Fournir la liste des démarches administratives essentielles, c’est-à-dire la vérification des droits et les formalités à accomplir.
- Préparer les documents RH obligatoires.
- Organiser le recueil des feedbacks du futur retraité afin de valoriser sa vision du travail d’employé senior expérimenté.
- Communiquer sur le départ à la retraite et organiser un évènement social.
- S’assurer de maintenir un lien avec le collaborateur.
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Licenciement économique
La situation de licenciement économique relève toujours d’un contexte difficile pour l’employeur comme pour le salarié.
Il est important de suivre une trame d’offboarding précise afin d’éviter les ressentiments ou le stress :
- Pour commencer, il est important d’informer le salarié concerné sur la cause économique indépendante de la volonté de l’employeur.
- Ensuite, il faut effectuer toutes les démarches légales, à savoir la consultation du CSE, la notification du salarié dans les délais et l’information de la Dreets.
- Les équipes RH doivent prévoir un entretien préalable au licenciement. La convocation à ce rendez-vous est à envoyer par courrier recommandé.
Le salarié doit être informé de la possibilité de bénéficier d’un congé de reclassement ou d’adhérer au contrat CSP proposé par l’employeur. L’équipe RH doit lui présenter les possibilités d’accompagnement social, via le plan de sauvegarde de l’emploi ou le contrat de sécurisation professionnelle.
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Fin de contrat CDD/Intérim
La fin d’un contrat à durée déterminée ne doit pas être négligée. Les personnes en CDD et les intérimaires sont les plus susceptibles de devenir des employés boomerang.
La trame de l’offboarding d’une fin de contrat temporaire doit être constituée :
- D’une présentation du contexte de la fin du contrat de travail.
- De la fourniture des documents obligatoires (certificat de travail, attestation de solde de tout compte).
- D’un entretien pour recueillir le retour d’expérience du collaborateur.
- D’une communication destinée à valoriser le salarié.
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Fin de période d’essai
La fin d’une période d’essai donne lieu à une procédure d’évaluation des mois passés dans l’entreprise conformément aux règles de fin période d’essai. À la fin, une décision est prise sur le départ ou non du salarié.
L’offboarding d’une fin de période d’essai comprend :
- L’explication de l’objectif de l’évaluation et des enjeux.
- La précision sur les modalités de l’entretien d’évaluation puis sur celles de la rupture du contrat de travail.
- La réalisation des démarches légales et la fourniture des documents nécessaires.
- L’organisation d’une communication interne afin de valoriser la présence du collaborateur dans l’entreprise.
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Démission
Dans le cadre d’une démission, l’offboarding permet d’exprimer le soutien de l’employeur dans la décision du salarié.
La procédure doit être conduite pour être efficace et respectueuse :
- La réception de la lettre de démission.
- Le respect du préavis démission est indispensable.
- Les documents à fournir le jour de la rupture du contrat de travail.
- Le recueil d’un feedback.
- L’organisation d’une communication interne et d’une passation.
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Licenciement disciplinaire
Un licenciement disciplinaire se tient toujours dans un contexte de tension entre l’employeur et le salarié.
L’offboarding doit suivre une trame rigoureuse afin d’éviter tout risque de litige :
- Explication de la nature de la faute et de la procédure à suivre.
- Réalisation des démarches administratives et production des documents indispensables.
- Organisation de l’entretien préalable et fourniture des preuves de la faute.
- Réalisation d’une communication factuelle.
- Désactivation des accès pour éviter la diffusion des données stratégiques de l’entreprise.
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Licenciement non disciplinaire
Le licenciement non disciplinaire demande un traitement bienveillant.
La procédure d’offboarding doit comprendre les étapes habituelles :
- Réalisation des démarches administratives.
- Organisation d’un entretien à conduire selon une approche positive et d’accompagnement.
- Proposition d’un accompagnement vers une reconversion ou le suivi d’une formation.
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Le kit d’offboarding RH d’Eurécia offre une démarche structurée et personnalisée adaptée à chaque type de départ. Grâce à ses trames prêtes à l’emploi et à ses outils d’automatisation, il valorise l’expérience collaborateur, renforce la marque employeur et garantit la conformité légale de l’employeur. Cette approche permet ainsi de sécuriser les processus RH tout en fidélisant les talents et en soignant durablement l’image de l’organisation.
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