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Trame d'inaptitude médicale : modèle gratuit à télécharger
Modèle de trame d’inaptitude médicale à télécharger
Mis à jour le 04/11/2025
L’inaptitude médicale d’un salarié est une situation délicate, qui demande à la fois rigueur et empathie. Elle implique un suivi précis des obligations légales et une communication claire entre le salarié, le médecin du travail et l’employeur.
Sommaire
Cette trame RH vous aide à structurer chaque étape de la procédure, à documenter les échanges et à garantir le respect du cadre réglementaire, en s’appuyant sur une procédure RH conforme.
Comprendre l’inaptitude médicale
L’inaptitude médicale est prononcée par un médecin du travail, un acteur essentiel de la santé au travail. Elle correspond à la situation où l’état de santé physique ou mental du salarié ne lui permet plus d’exercer son emploi.
La décision du professionnel de santé intervient après un processus strictement encadré :
- Un ou plusieurs examens médicaux.
- Une étude du poste de travail et des conditions de travail (et, si besoin, un reclassement professionnel).
- Un entretien avec l’employeur.
L’avis d’inaptitude a un impact énorme sur le salarié. Par cette décision, il risque de perdre son travail et de voir son quotidien complètement chamboulé.
Il est donc indispensable d’acter toutes les étapes de la procédure à travers des courriers officiels.
Ce modèle de lettre vous propose un format clair et personnalisable pour formaliser l’inaptitude médicale. Il accompagne la procédure légale tout en assurant un traitement humain et respectueux du salarié
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Quand appliquer la procédure d’inaptitude médicale
La procédure RH d’inaptitude médicale intervient à deux moments clés :
1- À la réception de l’avis d’inaptitude du médecin du travail
- Le professionnel de santé transmet sa décision à l’employeur et au salarié.
- Cet avis comprend les conclusions médicales, les restrictions éventuelles et les recommandations de reclassement.
- L’employeur doit alors respecter un délai de prévenance légal avant toute décision.
2- À l’issue de la recherche de reclassement
- L’employeur doit tenter de proposer au salarié un poste adapté à ses capacités.
- Il peut s’agir d’un aménagement des conditions de travail, d’une mutation interne ou d’une adaptation des horaires.
- Si aucun reclassement n’est possible, l’entreprise engage la procédure de licenciement pour inaptitude.
La trame RH permet de formaliser ces étapes et d’assurer la traçabilité de la démarche : avis médical, recherche de reclassement, échanges avec le salarié et décision finale.
bon à savoir
Il existe deux types d’inaptitude. L’inaptitude professionnelle est due à une maladie ou un accident lié aux conditions de travail du collaborateur. L’inaptitude non professionnelle est causée par une cause extérieure à l’emploi du salarié.
L’inaptitude professionnelle demande des précautions redoublées. En effet, elle présente des risques pour l’employeur. Ce dernier pouvant être mis en cause pour non-respect de ses obligations de sécurité.
Trame d’entretien pour une inaptitude médicale
Pour structurer la démarche, il est recommandé de suivre une trame claire et complète :
- Identification du salarié (nom, prénom, poste, ancienneté)
- Réception et enregistrement de l’avis médical du médecin du travail
- Analyse du poste et des conditions de travail
- Étude des possibilités de reclassement en interne (postes équivalents ou adaptés)
- Échanges formalisés avec le salarié, avec compte rendu
- Décision sur le reclassement (proposition ou impossibilité justifiée)
- Notification officielle du résultat et préparation des suites administratives
- Archivage complet du dossier d’inaptitude (avis médical, échanges, décisions)
Cette trame permet à l’employeur de respecter le cadre légal, tout en garantissant une communication claire et respectueuse avec le salarié.
Conseils RH
Une procédure d’inaptitude médicale demande de la précision et de la sensibilité. Voici les bonnes pratiques RH à appliquer :
- L’identité du salarié.
- Les dates de la procédure.
- La référence de l’avis du médecin du travail.
Pour éviter tout litige à la remise du courrier, il est important d’être précis sur vos motifs. La communication avec le salarié ne doit pas être négligée. Les inaptitudes médicales présentent un fort risque de litige.
Il est vivement conseillé de relire plusieurs fois le courrier avant de l’envoyer ou même de le faire relire par un professionnel des RH ou du droit du travail en cas de doute sur une formulation.
Les trois points clés à retenir :
- L’inaptitude médicale suit une procédure légale stricte, fondée sur l’avis du médecin du travail et la recherche de solutions de reclassement.
- La trame RH documente chaque étape : avis, entretiens, propositions, décisions, garantissant ainsi la conformité et la transparence.
- L’approche humaine reste essentielle : informer, accompagner et soutenir le salarié tout au long du processus favorise une issue respectueuse pour les deux parties