Modèle de trame de rupture conventionnelle : modèle gratuit à télécharger

Afin de sécuriser la procédure de rupture conventionnelle pour le salarié, comme pour l’employeur, il est essentiel de suivre les étapes officielles d’une procédure RH structurée. Voici quelques conseils d’experts et une trame conforme aux dispositions légales pour vous permettre de respecter vos obligations. 

Quand utiliser cette trame ?

La rupture conventionnelle s’utilise lorsque le salarié et l’employeur souhaitent mettre fin à leur collaboration sans conflit ni faute, dans un cadre équilibré.
Elle peut être envisagée dans plusieurs contextes :

• Le salarié souhaite changer de voie professionnelle ou réaliser un projet personnel, tout en bénéficiant de ses droits au chômage.
• L’entreprise souhaite accompagner un départ en bonne entente, sans engager de procédure de licenciement
• Les deux parties souhaitent préserver la relation humaine et contribuer à une marque employeur renforcée, en actant une séparation sereine.

Avant d’engager la démarche, il est recommandé d’aborder le sujet lors d’un entretien professionnel structuré : le salarié présente ses motivations et son projet, tandis que l’employeur évalue la faisabilité et les conditions de la rupture.

Une fois le principe validé des deux côtés, la procédure peut être formalisée selon la trame suivante.

Trame d’entretien pour une rupture conventionnelle

Bien qu’aucun formalisme ne soit imposé par le Code du travail, il est recommandé de suivre une trame claire afin d’assurer la transparence et la traçabilité de la démarche :

• Demande initiale : le salarié fait part de son souhait d’envisager une rupture conventionnelle auprès de son manager ou du service RH.
• Entretien préparatoire : un échange est organisé pour comprendre les motivations du salarié, mesurer les impacts et envisager les conditions de départ.
• Proposition formalisée : la demande est confirmée par écrit pour garantir une traçabilité RH. Cette preuve écrite (mail, note interne, formulaire) mentionne la date, le poste et l’identité des parties.
• Négociation et accord : les deux parties s’entendent sur la date de rupture, les éventuelles indemnités et les modalités de transition.
• Signature de la convention : l’accord est matérialisé par un document officiel signé par les deux parties.
• Homologation par la Dreets : la convention est transmise à l’administration, qui dispose de 15 jours ouvrables pour valider la rupture.

Cette trame permet de sécuriser la procédure et de conserver les preuves nécessaires en cas de contestation.

Conseils pratiques pour réussir votre rupture conventionnelle

La notification de la demande de rupture conventionnelle peut être réalisée de plusieurs manières, selon le contexte et la culture de l’entreprise :

• Par courrier recommandé avec accusé de réception : cette méthode offre la preuve la plus fiable de la date d’envoi et du contenu de la demande.
• En main propre contre décharge : le salarié remet sa demande directement à son manager ou au service RH, en obtenant une signature contrat de travail et une date en guise de traçabilité.
• Par e-mail professionnel : cette solution, plus rapide et informelle, reste valable si elle permet de dater clairement la demande.

Quelle que soit la méthode choisie, il est recommandé de conserver un double de la demande et des échanges associés

Les trois points clés à retenir : 

• Un accord réciproque : la rupture conventionnelle ne peut avoir lieu qu’avec l’accord express des deux parties.
• Une procédure encadrée : chaque étape (discussion, convention, homologation) doit respecter les délais légaux et assurer une traçabilité complète.
• Une anticipation nécessaire : comptez environ deux mois pour finaliser la procédure, en tenant compte du délai de rétractation et du contrôle administratif.

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