Vous avez des questions sur le portail RH ?
Qu'est-ce qu'un portail RH ?
Un portail RH est un outil qui permet aux collaborateurs de disposer instantanément de diverses données internes qui ont été intégrées dans le SIRH. Telle une plateforme collaborative, un portail RH amène les différentes équipes de l'entreprise à classer et à stocker des documents dématérialisés, au lieu de les transmettre par courrier, comme les bulletins de salaire, par exemple.
L'accès aux données est contrôlé, notamment grâce au coffre-fort numérique qui est personnel et sécurisé. Chaque salarié peut y trouver ses bulletins de paie, par exemple. Le portail RH est donc un outil pratique pour contrôler l'accès à certains fichiers. Il permet de transmettre et de stocker des documents dématérialisés au lieu de les imprimer et de les transmettre en version papier.
Grâce au module Portail RH, vous allez pouvoir faciliter la sauvegarde de toutes les données salariales ! Les contrats, les bulletins de salaire, les demandes de congés des collaborateurs, l'archivage des données des anciens collaborateurs, tout cela y est enregistré. Concernant l'onboarding ou encore l'offboarding, ces étapes sont facilitées avec l'utilisation du module Portail RH. Pour le départ d'un salarié, il vous suffit d'indiquer l'information dans la fiche du collaborateur, dans le Portail RH, puis les étapes à effectuer seront affichées.
A quoi sert un portail RH ?
Le portail RH sert à stocker, à classer et à consulter des documents et des informations salariales. C'est un élément essentiel pour lancer la digitalisation des données de votre entreprise. De plus, il permet notamment de répondre aux normes concernant la conservation de documents légaux. Par ailleurs, le module Portail RH vous permet de contrôler l'accès aux documents transmis, grâce à l'utilisation d'un coffre-fort numérique.
Le portail RH est très utile pour la communication interne en entreprise. La facilité de transmission de document permettra au service RH de déposer les bulletins de salaire des collaborateurs dans les coffres-forts numériques (CFN). Ils sont sécurisés et les accès sont personnels.
De plus, des e-mails automatiques sont paramétrables via les fiches salariés, ce qui permet au manager et au service RH de ne rater aucune échéance, comme la fin d'un contrat, par exemple. Au sein d'une entreprise, le module RH permet aux équipes de disposer d'un outil performant, sécurisant et facile d'utilisation, qui correspond aux nécessités des TPE/PME pour améliorer la gestion RH. L'avantage principal est que la centralisation et l'archivage de toutes les données salariales sont facilités et les documents légaux sont stockés et conservés pendant toute la durée légale nécessaire. Grâce au Portail RH, plus aucun document ne sera égaré et vos salariés pourront disposer de leurs documents personnels de manière sécurisée.
Quels sont les avantages d'un portail RH ?
Les avantages d'un portail RH sont nombreux ! L'utilisation d'un outil collaboratif tel que celui-ci permet de faciliter l'accès aux données, tant pour les salariés que pour les managers. Nous vous proposons de consulter le tableau synthétique ci-dessous, vous y trouverez diverses informations concernant les avantages du module Portail RH proposé par le logiciel Eurécia.
| Fonctionnalité | Avantages pour le manager | Avantages pour le salarié |
| Dossier salarié | Permet de disposer de toutes les informations concernnant le salariés | La centralisation des données est rassurante pour les salariés |
| Coffre-fort numérique | L'utilisation d'un CFN permet de répondre au mieux aux obligations légales lorsque l'entreprise transmet des documents dématérialisés | Permet de stocker et d'accéder à des documents personnels de manière sécurisée |
| Espace documents partagés | Permet de mettre tous les documents obligatoires à disposition, facilement | Accès aux documents de l'entreprise : règlement intérieur, information pour la mutuelle, etc. |
| Modèles de documents | Gain de temps concernant la création de documents | Les documents créés répondent aux exigences des normes |
| Onboarding et Offboarding | L'intégration et le départ des collaborateurs sont facilités grâce aux checklists prévues dans le logiciel | L'accueil est toujours meilleur lorsque l'entreprise est prête à recevoir sa nouvelle recrue |
| Suivi RH | Suivi de l'absentéisme, de la masse salariale, des visites médicales à prévoir, des entretiens, etc. | Les informations et obligations salariales sont respectées |
Comment déployer un portail RH ?
Pour déployer un portail RH, l'équipe Eurécia vous accompagne ! Notre SIRH est un atout pour votre entreprise et il est facile d'utilisation. Pour déployer votre portail RH, il vous suffit, dans un premier temps, de créer une fiche salarié pour chacun de vos collaborateurs. Vous allez y renseigner toutes les données salariales utiles, telles que le type de contrat, la date de début du contrat, ainsi que la date de fin, le cas échéant. Vous y indiquerez aussi les éventuels frais à prendre en compte, comme les abonnements de transport, si l'entreprise participe aux frais. Après cela, il vous faudra envoyer un lien par e-mail à chacun des salariés, afin qu'ils puissent accéder à la plateforme. Ils pourront choisir leur mot de passe, leur accès sera personnel.
Il est très simple de déployer un portail RH au sein d'une PME ou d'une plus petite entreprise. De plus, le travail effectué en renseignant les données salariales dans le logiciel vous fera gagner du temps ultérieurement, lors de la création d'un contrat, par exemple. Les documents reprennent les données indiquées dans le logiciel afin de proposer un modèle prérempli. Que ce soit pour un contrat de travail, un avenant ou un solde de tout compte, par exemple, le portail RH facilite tout cela.
Comment gérer les utilisateurs dans un portail RH ?
Pour gérer les utilisateurs d'un portail RH, il vous suffit de créer une fiche salarié ! En créant un nouveau collaborateur dans l'outil du portail RH, vous aurez accès à une liste de tâches à effectuer afin d'accueillir votre nouvelle recrue comme il se doit ! Par exemple, pour faciliter l'onboarding des salariés, le contrat de travail sera prérempli grâce à la fonction de remplissage automatique qui intègre les données renseignées dans la fiche du salarié, au sein même des modèles des documents.
Vous pourrez apporter des modifications dans le logiciel à n'importe quel moment, concernant votre collaborateur. Par exemple, en cas de départ, il vous suffit d'indiquer la date de fin de contrat pour que le logiciel vous propose une liste de tâches à effectuer afin de réaliser l'offboarding de votre salarié sans omettre un document à transmettre.
Les utilisateurs ont différents profils, qui leur donnent différents accès. Cette information est aussi à renseigner sur la fiche du salarié, dans le logiciel. Par exemple, un salarié n'aura pas les mêmes accès qu'un manager, qui lui-même n'aura pas les mêmes droits que l'administrateur. Cela permet de contrôler l'utilisation des modules et les éventuelles modifications des paramètres du logiciel.
Comment gérer les accès d'un portail RH ?
Pour gérer les accès, l'administrateur doit déterminer un type de profil d'utilisateur pour chacun de ses collaborateurs. Par exemple : le salarié, le manager, l'administrateur. Ce sont uniquement les administrateurs qui sont responsables de la configuration de la plateforme Eurécia. Ils sont donc les seuls à pouvoir effectuer une modification concernant les droits d'accès de chacun des utilisateurs du SIRH. Pour chaque collaborateur, il est possible de déterminer quels modules leur sont accessibles ou non, en cochant et décochant les cases à côté des modules indiqués sur leurs profils. Pour cela, il vous suffit de cliquer sur l'onglet « Administration », puis de cliquer ensuite sur la section « Modules ». N'oubliez pas d'enregistrer les modifications avant de quitter la page !
Comme pour tous les modules que nous proposons, vous pouvez adapter notre solution SIRH, afin qu'elle s'adapte au mieux à l'ensemble de vos équipes. La gestion des accès est très simple et intuitive. Si vous êtes en difficulté, n'hésitez pas à contacter notre équipe ! Nous sommes disponibles pour vous aider à intégrer au mieux notre logiciel au sein de votre entreprise. De plus, un support est disponible à tout moment, sur notre site internet.
Combien de temps prend la mise en place d'un logiciel RH ?
Moins de temps que l'on pourrait penser !
Bien que la durée de mise en place d'un logiciel RH dépende de la disponibilité et de la bonne coordination interne de la société client et de la complexité de ses règles de gestion, la durée moyenne de déploiement d'un projet, à partir de la signature du contrat, est d'environ 60 jours.
La solution ZEN (dédiée aux TPE) peut, quant à elle, être déployée en quelques heures seulement.
Comment gérer l'interface d'un portail RH ?
Pour gérer l'interface d'un portail RH, vous pouvez entièrement adapter le logiciel afin qu'il réponde au mieux aux besoins de votre entreprise. Concernant l'administration du personnel, le module portail RH vous permet d'une part de centraliser les informations salariales. D'autre part, il vous aide à gérer la dématérialisation des bulletins de salaire grâce à l'utilisation d'un coffre-fort numérique. Par ailleurs, avec l'espace de documents partagés, vous pouvez transmettre aisément des documents à l'ensemble de vos équipes, tels que le règlement intérieur ou des formulaires, par exemple.
Grâce à l'adaptabilité du SIRH proposé par Eurécia, vous pouvez entièrement personnaliser l'utilisation de ce logiciel. Le choix des modules est modifiable, de plus, vous pouvez choisir qui aura accès ou non à chacun d'eux. La modification des droits d'accès est facile et immédiate. Par ailleurs, vous pouvez faire évoluer votre logiciel selon vos besoins, afin que celui-ci s'adapte au mieux à la croissance de votre entreprise.
Le portail RH est en lien avec les autres modules du logiciel. Les données renseignées au sein de cet outil peuvent être exploitées lors de l'utilisation des autres outils RH tels que : la gestion des notes de frais, la gestion des formations, les plannings, etc. Le logiciel Eurécia vous permet de gagner du temps, car en renseignant les données salariales dans le portail RH, elles sont ensuite automatiquement incluses dans d'autres modules.
