Soldes de congés : nouvelle interface de saisie des soldes

  • Mars 2018

Qui est concerné par cette évolution ?

Les administrateurs des sociétés utilisant une ou plusieurs des solutions Eurécia suivantes :

 

Le solde de congés sur la fiche de paie

La plupart des entreprises font appel à un prestataire de paie pour gérer le calcul du salaire et l’édition des bulletins de paie. Sur le bulletin, chaque salarié retrouve le décompte de ses congés payés et RTT, acquis et pris à date : c’est ce qu’on appelle le solde de congés.

Les soldes de congés dans Eurécia

Ce solde est également présent, à plusieurs niveaux, dans Eurécia*. Chaque collaborateur accède à son solde de congés payés et de RTT à date, depuis le module Congés & Absences. Les profils managers ont accès aux compteurs de congés de leur équipe et les administrateurs ont la visibilité sur les soldes de congés des salariés de l’entreprise.

Vérifier les compteurs de congés

Il est indispensable que le solde indiqué sur le bulletin de salaire soit le même que celui indiqué dans Eurécia. Pour faciliter la tâche de la personne chargée de la préparation de la paie et de la vérification des bulletins de salaires, nous avons créé une nouvelle interface de saisie des soldes de congés au sein du module Congés & Absences, également accessible depuis l'espace Admin.

Désormais vous avez la possibilité de vérifier l’un après l’autre les soldes de congés de vos collaborateurs en ayant toutes les informations nécessaires sous les yeux, à savoir : le bulletin de salaire du collaborateur** du mois précédent (m-1), le solde de congés payés et de RTT du mois m-1 de l'année en cours (congés et RTT en cours d'acquisition) et ceux de l'année précédente (en cours de prise). Vous pouvez vérifier l’adéquation entre les soldes indiqués sur le bulletin de paie du mois m-1 et ceux renseignés dans Eurécia. 

Si les soldes ne sont pas égaux, l’administrateur a la possibilité d’éditer ceux renseignés dans Eurécia. Ainsi, les informations de votre logiciel RH seront cohérentes avec celles fournies par votre cabinet d’expertise comptable ou autre prestataire, spécialiste de la paie.

A noter : cette interface est personnalisable en fonction des types de congés dont vous souhaitez afficher les soldes. Par exemple, vous pouvez afficher les compteurs des congés payés, des RTT et des récupérations, ou n'afficher que les soldes de congés payés.

*Sous réserve d’avoir un abonnement en cours de validité pour le module Congés & Absences ou un abonnement à l’offre ZEN by Eurécia.

**Sous réserve d’avoir un abonnement en cours de validité pour le module Portail RH avec la fonctionnalité « Import des bulletins de salaire » activée et paramétrée.

En savoir plus sur l'import des bulletins de salaires dans Eurécia >

Pourquoi y-a-t-il un décalage entre les soldes de congés dans Eurécia et sur le bulletin de paie ?

Les soldes de congés payés et RTT peuvent entre différents entre Eurécia et les bulletins de salaire établis par votre gestionnaire de paie pour plusieurs raisons :

  • Des congés pris en compte dans le logiciel de paie mais non renseignés dans Eurécia - ou inversement.
  • Une action réalisée dans le logiciel de paie mais pas dans Eurécia - ou inversement.

Par exemple : vous avez fait le choix d'arrondir le cumul des congés payés à l'arrondi supérieur. Ce choix a été répercuté sur le logiciel de paie et donc sur les bulletins de salaires, mais pas sur Eurécia. 

  • Un mode de décompte des congés différent entre le prestataire de paie et celui paramétré dans Eurécia.
  • Etc.

Que le décalage soit du fait du gestionnaire de paie, du paramétrage ou de l’utilisation d’Eurécia, cette possibilité de vérification rapide vous permet d’identifier le décalage et d’agir en conséquence. Et si l’erreur vient d’Eurécia, vous avez la main pour la rectifier.

Pour éviter ce type de décalages entre votre logiciel de paie et Eurécia, il est possible de mettre en place un export des congés comptabilisés dans Eurécia vers votre logiciel de paie. 

Pour en savoir plus, contactez le service client : support@eurecia.com.

Dans quels cas utiliser l’interface de saisie des soldes ?

La vérification des bulletins de salaires concerne toutes les entreprises. En ayant toutes les informations nécessaires regroupées sur un même écran, le gestionnaire de paie gagne un temps précieux ! En un coup d’œil, il vérifie l’adéquation des informations, valide, passe au salarié suivant, etc.

Dans certaines situations, l’administrateur peut être amené à éditer les soldes de congés d’un certain nombre de collaborateurs :

  • L’intégration d’une nouvelle structure ou département dans Eurécia
    Par exemple : la société Aicerue, utilisatrice d’Eurécia, fait l’acquisition de son concurrent Oeren et décide d’étendre l’utilisation du logiciel sur cette nouvelle entité. L’administrateur de la société Aicerue va rentrer dans le logiciel les soldes de congés des 15 salariés que compte Oeren.
    Dans ce cas, il se base sur le bulletin de paie pour mettre à jour les soldes de congés payés et de RTT.
  • Le déploiement de ZEN by Eurécia dans une société de moins de 20 salariés
    Désormais la saisie des soldes de congés sera beaucoup plus simple et rapide pour l’administrateur. Après avoir importé les derniers bulletins de salaires dans le module Portail RH, l’édition des compteurs depuis la nouvelle interface de saisie des soldes de congés sera un jeu d’enfants !

Bénéfices

  • Gain de temps dans la vérification des bulletins de salaire
  • Plus grande fiabilité des bulletins de paie
  • Gain d’autonomie en cas d’erreur renseignée dans le logiciel
  • Simplicité pour renseigner les soldes de congés des collaborateurs lors du paramétrage de ZEN by Eurécia