- Centralisez et historisez les données administratives de vos collaborateurs en un dossier salarié dématérialisé
- Dématérialisez vos bulletins de salaire grâce au Coffre-Fort numérique.
- Préparez facilement la DSN et le bilan social
- Diffusez la BDES auprès de vos représentants du personnel
- Demandez et validez les congés en quelques clics
- Exportez facilement les éléments vers la paie, pour une gestion aisée des EVP (tickets restaurants, congés et absences) en fin de mois
- Réduisez l'absentéisme grâce à un suivi plus précis.
- Soumettez et validez les notes de frais en quelques clics
- Scannez, validez et jetez : vos justificatifs de notes de frais ont une valeur probante et font foi en cas de contrôle !
- Reconnaissance automatique des caractères (OCR) : date, type de dépense et montant sont renseignés automatiquement.
- Complétez, soumettez ou validez les feuilles de temps en toute simplicité
- Suivez l'avancement des projets (temps, budget...) et assurez la rentabilité de ceux-ci (coûts, marge...)
- Veillez au respect des temps de travail de vos collaborateurs et gérez les EVPs (heures supplémentaires...)
- Badgeuse dématérialisée
- Remplissez automatiquement les feuilles de temps à partir d'activités renseignées dans le planning
- Planifiez plus intelligemment, grâce à la visibiité des congés et jours fériés
- Suivez la productivité des différents services
- Peut effectuer ses démarches en ligne (demandes de congés, remboursement de notes de frais, remplissage des feuilles de temps…)
- Reçoit ses bulletins de salaire sous forme dématérialisée
- Devient acteur de son intégration dans l’entreprise
- Valide congés, notes de frais et feuilles de temps en un clic
- Visualise le planning de ses équipes
- Gère ses projets en toute simplicité (temps passé, budget..)
- Est notifié des échéances importantes (fin de contrat, entretien annuel etc)
- Accède à toutes les données des salariés, en un seul endroit
- Exporte les données salariés et EVP en quelques clics
- Peut constituer des tableaux de bord RH personnalisés
- Reçoit des notifications en cas d’échéance importante (visite médicale…)
L'administration du personnel, un défi pour l'entreprise
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Qu'est-ce-que l'administration du personnel ?
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L’administration du personnel ou gestion administrative du personnel désigne l’ensemble des démarches obligatoires et procédures légales incombant au service ressources humaines du fait de la présence d’un collaborateur, et ce durant tout son cycle de vie au sein de l’entreprise.
Contrairement à la gestion du personnel, l’administration du personnel est une activité qui concerne uniquement l'administratif, et non les facettes sociales du métier (écoute, facilitation des relations employé/employeur etc.)
Quelles sont les différentes tâches de l'administration du personnel ?
La gestion du personnel
De l’onboarding du salarié à son offboarding (ou de son accueil jusqu’à son départ, pour les puristes), gérer l’administration du personnel fait partie intégrante du quotidien du service des ressources humaines.
La gestion administrative du personnel démarre tout naturellement par la gestion du contrat de travail, découlant de la signature de celui-ci. Le service des ressources humaines doit se porter garant du respect des conditions et obligations liées à l'exécution du contrat (conclusion du contrat, évolution, rupture, conditions de la période d’essai, du préavis…) et préparer tous les documents nécessaires à chaque étape.
Suite à l'embauche, un dossier du personnel sera constitué, dans lequel seront intégrées les principales informations du salarié : coordonnées, RIB, sécurité sociale, diplômes, permis, salaires, dossier de candidature...
La gestion du temps de travail
Une fois le contrat signé, un certain nombre d'obligations incombent au salarié et à l'entreprise.
Le salarié devra veiller au respect des heures de travail, et en contrepartie, l’entreprise (sous la guise du service des ressources humaines) devra s’assurer de ce même respect.
L'entreprise devra ainsi vérifier les heures de pointage, contrôler les feuilles de temps, et suivre les taux d’absentéisme.
Tenue à certaines obligations légales, l’entreprise doit également garantir le respect des temps de travail réglementaires et des temps de pauses obligatoires.
La gestion de la paie
Comme tout travail mérite salaire, l’entreprise (sous la guise du gestionnaire paie) doit qui plus est, assurer la rémunération du personnel en bonne et due forme (versement du salaire, envoi de fiches de paie, gestion des tickets restaurant…).
La gestion des congés
Après quelque temps passé dans l’entreprise, le salarié aura cumulé assez de jours de congés ou de RTT pour s’offrir quelques jours de repos : pour ce faire, l’entreprise se doit de suivre le cumul et le décompte des congés, aussi bien que les heures de récupération, de délégation, les RTT cumulés…
La gestion des tableaux de bord
Enfin, pour mesurer les performances clés du travail, les services des ressources humaines vont pouvoir créer des tableaux de bord RH à partir des données salariées : absentéisme, parité homme/femmes…
Respect de la législation en vigueur et connaissance de la politique d'entreprise
Toutes ces tâches d'administration du personnel doivent bien entendu être menées en accord avec le cadre légal. Il est donc primordial pour le RH de maitriser les tenants et aboutissants de la législation, notamment les conséquences que cela peut avoir sur l'environnement de travail.
Qui est concerné par l'administration du personnel ?
L’administration du personnel est à la fois l’affaire du service des ressources humaines et du service financier. Elle concerne notamment :
- Les chargés de ressources humaines
- Les comptables
- Le responsable paie
Quels sont les métiers de l'administration du personnel ?
Votre but est de trouver un emploi riche en relations humaines et centré sur le bien-être des employés ? Le métier de chargé d’administration du personnel est fait pour vous !
Description du métier de chargé d’ADP : le responsable administration du personnel est en charge de la gestion administrative du personnel (mise à jour du dossier salarié, préparation des fiches de paie, élaboration de tableaux de bord…), du pilotage de la stratégie RH de l’entreprise (évolutions des process, suivi des KPI RH…) et de l’instauration et du maintien d’un bon climat social.
Salaire du responsable ADP : en début de carrière (souvent après une première expérience en tant qu'assistant, puis chargé de ressources humaines ou Gestionnaire d’ADP), le responsable administration du personnel ou chargé de ressources humaines peut gagner entre 30 000 et 40 000€ par an, selon le type d'organisation pour lequel il travaille (TPE, PME, grand groupe...), et en fonction de son expérience. Le recrutement de postes séniors sera quant à lui, plus réméunérateur, puisque l'interessé pourra toucher entre 40 000€ et 50 000€ (Source)
Formation et études post BAC : comme en témoignent les offres d'emploi, les organisations et entreprises recrutant un responsable ADP recherchent le plus souvent un profil diplômé d'une formation supérieure en Ressources Humaines, Gestion du Personnel ou encore en Comptabilité, Paie, Droit Social
Evolutions : ce métier pourra notamment mener à un poste de direction, que ce soit du service des ressources humaines, ou des pôles administratifs et financiers de l’entreprise
L'arme secrète du RH : le logiciel d'administration du personnel
Qu'est ce qu'un logiciel d'administration du personnel ?
Véritables couteaux suisses, les logiciels d’administration du personnel (ou de gestion administrative du personnel) sont des outils permettent de centraliser les données RH et de fluidifier les échanges entre le service RH et les employés.
Ces logiciels sont généralement modulables et se focalisent sur les problémtiques suivantes :
- La gestion du dossier salarié
- La gestion des congés
- La gestion des notes de frais
- La gestion des plannings
Pourquoi utiliser un logiciel d'administration du personnel ?
Afin de les assister dans leurs missions de gestion administrative du personnel, un certain nombre de RHs ont choisi d’utiliser des logiciels d’administration du personnel (sous la forme de SIRH), afin de centraliser les données et fluidifier leurs démarches. Résultat : un gain de temps et d’argent pour l’entreprise !
Les logiciels d’administration du personnel sous forme de SIRH apportent des bénéfices à toutes sortes d’entreprises, qu’elles soient PMEs, TPEs ou multinationales. Voici les principaux intérêts de ces outils :
- Gagner du temps sur la gestion RH et l'administratif
- Simplifier et fluidifier le traitement des informations
- Dématérialiser et centraliser des données salariées
- Faciliter l’échange d’informations et de documents entre le service RH et le collaborateur