Des plannings équipe en ligne et une gestion de la paie en toute sérénité

Delphine Rigot est RRH chez Services and Co, une société de prestation de services affilitées à la société Vapostore, spécialiste dans le secteur de la cigarette électronique. Avec plus de 160 boutiques spécialisées dans la cigarette électronique, dont 25 succursales, 170 collaborateurs et 12 années d'expertise, il devenait important de centraliser la gestion des Ressources Humaines et tout particulièrement les plannings des différents lieux de vente.

Avant de migrer vers Eurécia en janvier 2024, Services and Co jonglait avec plusieurs logiciels. Les opérations étaient chronophages et les données dispersées, les équipes n'avaient pas de visibilité sur les compteurs d'équipe et un suivi global de l'effectif, et il était nécessaire d'assurer une meilleure conformité aux normes françaises en matière de réglementation du travail. 

Delphine Rigot a joué un rôle crucial dans le choix du SIRH. Elle cherchait une solution qui puisse gérer efficacement les plannings, le suivi des compteurs et les dossiers RH en même temps. C'est Eurécia qui répondait aux maximum des besoins de son entreprise.

  

Avant Eurécia

Informations salariés dispersées dans plusieurs logiciels

Plannings boutiques difficiles à suivre

Édition et distribution manuelle des bulletins de salaire

Après Eurécia

Centralisation des données collaborateurs de toutes les boutiques

Suivi et édition facilité de l'ensemble des plannings

Dématérialisation des bulletins de salaire et sécurisation des données personnelles

À peine un mois et demi pour tout paramétrer  

L'implémentation de la plateforme s'est avérée être un processus simple et intuitif. Accompagnée de son consultant dédié, Delphine a pris en charge l'ensemble du paramétrage. L'objectif était de rendre la plateforme opérationnelle dès le début de l'année 2024, un objectif qui a été largement dépassé puisque les plannings étaient déjà actifs dès la mi-décembre. 

 J'ai réalisé la mise en place en un mois et demi : de la création des fiches salariés, les compteurs, les contrats, les types horaires ou la préparation des éléments variables de paie. C'est vraiment très simple, c'est intuitif. J'ai été bien accompagnée par mon consultant, c'était très agréable et ça a très bien fonctionné. 

En interne, grâce à la simplicité d’utilisation et à l’accompagnement de Delphine, l’adoption de la nouvelle solution s’est faite de manière très fluide par l'ensemble de l'entreprise.
 

La gestion du planning, un élément crucial pour la paie  

L'intégration du module de Planning d'Eurécia a été une étape essentielle dans la réalisation des objectifs en matière de gestion RH. Avec plusieurs établissements à gérer, des boutiques, l'entrepôt, le Planning horaires a permis de centraliser et de synchroniser le suivi des équipes de chacune des structures en un seul et même endroit.

Par ailleurs, l'ancienne plateforme utilisée ne gérait pas la règlementation française. Avec Eurécia, il est maintenant possible pour Delphine d'établir des plannings avec les normes françaises en paramétrage de base (règlementation, jours de solidarités, ...).
 

 Les jours fériés sont déjà paramétrés, il n'y a plus qu'à ajuster selon la politique interne. Mais la base est là et donc c'est beaucoup plus simple à gérer. 

Enfin, la gestion centralisée du planning est devenu un élément crucial pour la paie. Les éléments variables de paie étant calculés et centralisés dans Eurécia : absences, heures supp, titres restaurant, primes... les règles de gestion internes sont appliquées automatiquement. Chaque mois, Delphine Rigot gagne ainsi un temps conséquent dans les processus de paie, ce qui lui permet de se pencher sur des tâches qu'elle n'avait pas le temps d'aborder avant, comme le développement de la marque employeur ou la Qualité de Vie au Travail.
 

 Désormais, je gagne plus d’une journée de travail sur la préparation des payes ! Avant Eurécia, j’imprimais les feuilles de temps de chaque collaborateur et j’écrivais sur chaque feuille le nombre d’heures fait. Aujourd’hui, je retrouve ces informations en quelques clics et avec la dématérialisation des bulletins de paie, fini les courriers à mettre sous enveloppe ! 

 

Avec la centralisation des données, tout le monde s'y retrouve  

Avant Eurécia, plusieurs logiciels étaient utilisés. Un pour la gestion des entretiens, un autre pour les Notes de Frais, un autre encore pour la planification... Alors, centraliser toutes ces fonctionnalités dans un seul et même logiciel a été une grande avancée dans la gestion quotidienne. Les managers gèrent plus efficacement leurs équipes sans avoir à solliciter l'assistance de l'équipe RH.

 Eurécia regroupe tout en un seul endroit. C'est bien pour les managers car ils voient tout en un coup d'œil. Ils peuvent se passer de moi pour des questions relatives aux congés par exemple. De mon côté, je peux suivre plus facilement les absences. Cela simplifie la gestion des congés maladie, chose difficile auparavant.

Du côté des collaborateurs, le passage vers Eurécia a aussi été très bien accueilli. Le suivi des plannings en boutique est facilité grâce à la possibilité de consultation depuis un téléphone. La dématérialisation de leurs fiches de paie a aussi été particulièrement appréciée par les équipes. Enfin, Eurécia leur a permis de bénéficier d'une meilleure visibilité sur leurs congés et d'une plateforme qui favorise les échanges avec leur employeur. 

En conclusion, depuis la mise en place d'Eurécia chez Service and Co, la gestion des planning, la consultation des compteurs, la validation des notes de frais ainsi que la planification du personnel, tout cela a été simplifié. Cette centralisation des fonctions a permis d'améliorer l'efficacité des processus et de renforcer la transparence pour les gestionnaires et les collaborateurs de l'ensemble de l'entreprise.