La Communauté de communes Haut-Jura Saint-Claude divise par 8 le temps de préparation de sa paie

93 agents, 22 communes, deux personnes aux RH

La Communauté de communes Haut-Jura Saint-Claude couvre un champ très large : développement économique et touristique, un musée, une médiathèque, l’Atelier des savoir-faire, un conservatoire de musique, les services supports et les services techniques. Ses 93 agents travaillent sur plusieurs sites, et la moitié sont contractuels, avec des droits et des procédures différents de ceux des titulaires.

Le service RH compte deux personnes : Yanis Lahsini, Directeur des Ressources Humaines et une assistante. Il n’était pas question de recruter.

On n’allait pas renforcer nos effectifs, on allait devoir faire avec. Il fallait trouver un moyen de gagner du temps avec l’équipe qu’on avait.

L’outil utilisé jusque-là ne permettait que le strict minimum. Pas d’export, pas d’alertes, et des soldes difficiles à lire. Le reste passait par le papier : arrêtés, bulletins de paie, variables de paie remontés par chaque chef de service.

Les agents pouvaient demander leurs congés, je pouvais les valider, et on s’arrêtait là. Même nous, on validait des congés sans savoir réellement si les agents les avaient.

3 mois pour être prêts au 1er janvier

Quand il prend la tête des RH en mars 2025, Yanis Lahsini découvre « toute la masse de papiers » que traite son service. Il compare plusieurs SIRH et retient Eurécia sur deux critères : un outil capable de s’articuler avec les logiciels de paie du secteur public, et une prise en main simple pour tous les agents, « y compris au service technique, où ils ne sont pas derrière un écran toute la journée ».

Le contrat est signé en octobre, et le calendrier est serré. Dans la fonction publique, les congés ne s’acquièrent pas au fil des mois : chaque agent à temps plein reçoit ses 25 jours d’un coup, le 1er janvier. Eurécia doit donc être paramétré selon ces règles et livré aux agents à cette date.

Yanis mène le paramétrage en binôme avec le service informatique, épaulé en visio par un consultant Eurécia. Paramétrer l’outil soi-même permet de bien le connaître.

En faisant le paramétrage nous-mêmes, on arrive à résoudre plusieurs difficultés que peuvent rencontrer les agents

Les agents sont formés en décembre, et la plateforme leur est livrée comme prévu le 1er janvier. Sa principale crainte était que l'outil ne soit pas paramétré comme il le fallait, que les calculs soient faux, et que les chefs de service perdent confiance. Les quelques ajustements de départ ont été faits rapidement. « Maintenant, il n’y a plus de problème. »

Ce qui a changé, chiffres à l'appui

Les éléments variables de paie : de 16 h à 2 h par mois. Avant, chacun des 8 chefs de service consacrait environ deux heures par mois aux variables de son équipe. Aujourd’hui, Eurécia rassemble les absences et les temps de tous les services au même endroit. « Maintenant, c’est moi, 2 h pour tout le monde. »

Les bulletins de paie : d’une demi-journée à 30 secondes. Chaque mois, l’assistante RH les imprimait et les mettait sous enveloppe.

En faisant le paramétrage nous-mêmes, on arrive à résoudre plusieurs difficultés que peuvent rencontrer les agents

Les congés : des soldes fiables. Eurécia applique les droits de chaque agent et empêche de poser plus de jours que le solde disponible. Les discussions sur les soldes avec les agents n’ont plus lieu d’être.

Du temps rendu à chaque niveau

Pour les agents. Tout se fait depuis la page d’accueil du portail. « Je fais ma demande d’absence, mes feuilles de temps, je vois mon solde. On n’a même pas besoin d’aller chercher. » Les nouveaux arrivants y trouvent aussi le règlement intérieur, la charte informatique et un organigramme à jour.

Pour les chefs de service. Ils gagnent au moins deux heures par mois sur la paie, et suivent plus facilement les absences et les heures de leur équipe au quotidien.

Pour le service RH. « Je fais forcément de l’opérationnel. Mais comme il a beaucoup été allégé avec Eurécia, je peux traiter plus de sujets de fond, stratégiques pour la structure. »

Pour nous RH, il n’y a pas photo : on a fait un bond au 21e siècle.

Un outil qui avance au rythme de la collectivité

Un an après le démarrage, la collectivité renouvelle son contrat avec Eurécia et prévoit d’aller plus loin.

C’est cette multitude de choix qui s’offrent à nous qui est vraiment intéressante, en fonction de nos besoins du moment.

Prochaine étape : le module notes de frais, pour dématérialiser tout le parcours d’un déplacement. L’ordre de mission est validé par le chef de service, puis les frais sont déclarés et remontent directement dans les éléments variables de paie. Aujourd’hui, l’ordre de mission se fait sur Word et les frais sur Excel, et « c’est à moi de faire le lien ».

Le conseil de Yanis aux autres collectivités

Eurécia a été un accélérateur de dématérialisation. Le secteur public a des années de retard là-dessus. Nous, ça nous a permis de quasiment tout dématérialiser.

Et à une collectivité qui penserait qu’un SIRH n’est pas pour elle ?

Oui, ça représente un investissement pour la collectivité. Mais de mon point de vue, on y gagne énormément derrière. Ce que ça coûte au regard de ce qu’on gagne, ça mérite au moins qu’on se pose la question.