« Je souhaite à n'importe quel RH d'avoir accès à ce genre d'outil » 

Les RH d'une PME : tout gérer, à deux

C'CIN déploie son propre réseau de fibre optique autour de Chartres et propose notamment en BtoB, des services télécoms (internet, téléphonie IP), d'infogérance, d'hébergement et de cybersécurité. Hortense Di Lello y a fait toute sa carrière, d'apprentie à DRH. Avec Maya, qui pilote la gestion quotidienne, elle forme un service RH de deux personnes.

À cette taille, les RH s'occupent de tout : le recrutement, l'externalisation de la paie, les entretiens, la gestion des carrières et formation, la gestion de l'alternance, les obligations légales, les relations collectives, les questions des salariés, etc. Autour d'elle, beaucoup de RH s'y épuisent

J'en entends beaucoup qui sont noyés sous des masses de travail.

2020 : passer d'un outil de gestion des temps à un vrai SIRH

En 2020, C'CIN gère déjà les temps de ses salariés dans un outil dédié. Mais pour le reste, tout passe par des fichiers. Les entretiens annuels se font sur des trames Word enregistrées en local, et les contrats partent de modèles stockés sur le réseau. Hortense cherche un outil qui accompagne tout le parcours du salarié, et pas seulement ses heures. Elle choisit Eurécia, et la direction suit sans hésiter.

Compte tenu de notre secteur d'activité, je n'ai jamais eu de mal à convaincre ma direction de passer à la digitalisation des process RH. C'était naturel.

Presque tous les modules sont déployés en même temps. Emmanuelle, cheffe de projet chez Eurécia, prend en charge une grande partie du paramétrage, et toutes les dates de mise en production sont tenues. « L'accompagnement a été très sérieux, très qualitatif. » Six ans après, Hortense trouve la plupart de ses réponses dans le centre d'aide, et « le support répond toujours présent ».

Paie et administratif : des données fiables, sans ressaisie

Dans une PME, chaque ressaisie fait perdre du temps et peut créer une erreur. Chez C'CIN, les astreintes des équipes techniques sont saisies dans le planning. Elles remontent automatiquement dans l'export des éléments variables de paie. Les contrats de travail, eux, se génèrent à partir du nom, du prénom et du matricule du salarié.

Nous vérifions, mais nous ne ressaisissons plus rien. Le processus de paie est bouclé en une journée.

Les salariés sont autonomes. Ils posent leurs congés et absences en ligne, et leur manager les valide en quelques clics. Ils retrouvent aussi dans leur espace leurs documents personnels, mais aussi ceux de l'entreprise, comme les accords d'entreprise ou les procès-verbaux des réunions du CSE. Plus besoin de passer par les RH pour retrouver un document.

Entretiens et formation : ne plus rien laisser passer

Un entretien qui n'a pas lieu, un compte rendu égaré, une demande de formation oubliée : dans une petite structure, ces oublis abîment vite la confiance. Chez C'CIN, où la montée en compétences fait partie de la culture, la campagne d'entretiens annuels et de parcours professionnels se boucle aujourd'hui en deux mois. Tous les salariés sont reçus, et les comptes rendus sont finalisés et archivés. Les managers y fixent des objectifs SMART, ce qui "les amène à formaliser des objectifs cohérents, atteignables et partagés avec leurs collaborateurs."

Le module formation permet aussi aux salariés de faire eux-mêmes leurs demandes. Hortense connaît bien le problème que ça règle :

J'ai déjà entendu : "La RH ne m'a pas donné de formation." "Je n'étais pas au courant, ton chef ne me l'a pas dit."

Désormais, le salarié a la possibilité de transmettre sa demande de formation directement via le module Formation, sans dépendre du relais du manager. Pour présenter chaque nouveauté, comme le One to One, le service RH anime des petits-déjeuners thématiques avec toutes les équipes.

Pilotage : des chiffres fiables pour décider

Combien coûtera une embauche ? Qu'est-ce qui change quand l'entreprise dépasse 50 salariés ? Les salaires sont-ils cohérents entre eux ? Dans une PME, répondre à ces questions demande souvent des heures de tableur. Pilotage, lui, récupère ses données directement dans les DSN. « J'ai de la donnée qui est fiable. »

Hortense connaît ainsi à tout moment la masse salariale brute et chargée, sans repasser par Excel. L'outil est également capable de signaler des écarts entre deux postes similaires. C'est un indicateur particulièrement précieux dans un contexte de renforcement de la transparence salariale. Comme l'effectif de C'CIN tourne autour de 50 salariés, Pilotage lui liste aussi les obligations qui s'appliquent au-delà de ce seuil. L'an prochain, elle compte s'en servir pour simuler sa campagne d'augmentations.

À chaque fois que je me connecte à Pilotage, il y a toujours un nouvel outil disponible

Avant Eurécia

Entretiens sur trames Word, enregistrées en local

Documents à demander aux RH

Masse salariale recalculée dans un fichier Excel

Demandes de formation transmises (ou non) par le manager

Contrats rédigés à partir de modèles stockés sur le réseau

Après Eurécia

Campagne bouclée en 2 mois, comptes rendus archivés

En libre accès dans l'espace salarié individuel ou dans l'espace documents partagés à tous

Brute et chargée, disponible à tout moment

Envoyées directement aux RH

Générés automatiquement

Moins d'administratif, plus d'humain

Hortense ne voit pas l'outil comme une menace pour la fonction RH. Au contraire, il automatise les tâches administratives à faible valeur ajoutée et permet de consacrer davantage de temps à l'accompagnement des managers, des collaborateurs et des enjeux stratégiques de l'entreprise. Les salariés y gagnent aussi : un nouvel arrivant a accès à Eurécia avant même son premier jour, et « il se sent déjà intégré ».

En six ans, Eurécia a grandi avec C'CIN : Pilotage et le One to One sont venus compléter les modules du départ, au fil de ses besoins. Pour Hortense, aucune entreprise n'est trop petite pour s'équiper, à condition de « bien connaître son besoin au départ ».

C'est un gain de temps pour nous, mais c'est aussi offrir aux collaborateurs une expérience agréable. C'est du gagnant-gagnant.