Refonte du module Notes de frais

  • Juillet 2017

Qui est concerné par cette évolution ?

Les administrateurs et utilisateurs des sociétés utilisant le module suivant :

 

 

 

 

Amélioration générale de l’ergonomie et du design du module Notes de frais

Au cours de l’été 2017, nous avons réalisé une refonte globale du module Notes de frais. Cette refonte a pour objectif d’améliorer l’ergonomie et la performance du module, mais aussi de l’enrichir de nouvelles fonctionnalités.

Au cours du développement, nous avons fait appel à certains de nos clients qui ont joué le rôle de bêta-testeurs, et toute l’équipe Eurécia les remercie chaleureusement. Merci aussi à tous les utilisateurs du module Notes de frais pour leurs retours qui nous permettent d’améliorer en continu cette nouvelle version.

Pour rendre son utilisation plus intuitive et ludique, l’ergonomie du module ainsi que son design ont été modernisés. Notre objectif : rendre la saisie des frais professionnels plus simple et rapide… Et donc : plus agréable !

Retrouvez ci-dessous le récapitulatif des principales évolutions.

 

Une interface unique pour saisir vos dépenses professionnelles

Pour y parvenir, nous avons regroupé sur une même interface tous les éléments nécessaires à la saisie d’une dépense professionnelle : les différents champs (date, type de dépense, montant, TVA, devise, etc.), ainsi que le justificatif.

Le justificatif de frais est très facilement téléchargeable : en quelques clics, et sans quitter l’interface de saisie de votre dépense, vous parcourez les fichiers enregistrés sur votre ordinateur, votre mobile ou tablette ; vous sélectionnez le justificatif souhaité qui s’importe dans l’interface de saisie de votre dépense. Vous avez aussi la possibilité de « cliquer-glisser » le document depuis votre ordinateur vers Eurécia.

Une fois chargé, le justificatif s’affiche à côté des champs à compléter de votre dépense professionnelle. La saisie des champs devient alors un jeu d’enfants : vous n’avez qu’à recopier les informations se trouvant sous vos yeux ! – OU BIEN – pour une saisie des notes de frais encore plus rapide, l’OCR fait le travail à votre place (il s’agit d’une nouvelle fonctionnalité présentée un peu plus bas dans cette page).

Capture d'écran : interface de saisie des dépenses professionnelles
Capture d'écran : Interface de saisie des dépenses professionnelles

 

Capture d'écran : application mobile notes de frais
Capture d'écran : Application mobile notes de frais

Un nouveau design plus ludique

Toujours dans le but de rendre le module Notes de frais plus intuitif mais aussi plus ludique, nous avons ajouté un certain nombre d’icônes permettant d’illustrer et d’identifier en un coup d’œil les différents items des listes de sélection (cf. capture d’écran ci-contre : liste de sélection du type de dépense).

Au-delà de leur aspect ludique, ces icônes permettent d’aérer les différents choix possibles et de les rendre plus rapidement identifiables par l’utilisateur.

Possibilité d’ajouter des justificatifs depuis l’application mobile

Avec l’application mobile, il est désormais possible d’ajouter les justificatifs de vos frais professionnels directement depuis votre Smartphone. Le logiciel communique avec l’appareil photo de votre mobile, vous permettant de photographier un justificatif pour l’importer dans l’interface de saisie de la dépense.

A noter : cette fonctionnalité est en cours d’amélioration pour la rendre (encore) plus intuitive et pour qu’elle soit disponible sur les version 6 et 7 d’Android.

Vous n’avez pas encore l’appli mobile ? Téléchargez-la vite !

Appli note de frais Android
Application notes de frais Iphone
 

Nouvelle fonctionnalité : mise en place de l’OCR

L’OCR (Optical Character Recognition en Anglais) ou reconnaissance optique de caractères, est une technologie qui permet au logiciel Eurécia de reconnaître les écritures d’un document papier scanné, pris en photo ou au format PDF. Ces écritures sont utilisées pour pré-remplir les champs d'une dépense dans le module Notes de frais (date, montant TTC, TVA, etc.).

Par exemple : Marie, commerciale, déjeune au restaurant avec un client qu’elle invite. Après avoir réglé le repas, elle ouvre son application Eurécia sur son Smartphone et prend le ticket de caisse en photo. Le logiciel reconnait les écritures et pré-remplit les différents champs de la dépense. La photo du justificatif est jointe à la dépense. Il ne reste plus à Marie qu’à vérifier l’exactitude des informations auto-complétées grâce à l’OCR avant de soumettre sa note de frais à validation.

Vous êtes client Eurécia et souhaitez activer la fonctionnalité OCR sur le module Notes de frais ?

Rien de plus simple : suivez le guide !

 

Indemnités kilométriques :  nouveautés pour la gestion des frais de déplacement

  • Calcul des indemnités kilométriques – du point de vue utilisateur

Voici une innovation qui devrait faire gagner un temps précieux aux commerciaux qui passent beaucoup de temps sur les routes : le calcul des indemnités kilométriques est désormais automatique !

Depuis l’interface de saisie des dépenses, il suffit de sélectionner le véhicule utilisé (préenregistré dans la fiche salarié), les adresses d’arrivée et de départ, et … c’est tout. Le montant d’indemnité kilométrique à rembourser est calculé automatiquement. La règle de calcul des indemnités est affichable en un clic, pour les utilisateurs qui souhaitent en connaître les modalités (distance parcourue, coefficient, nombre de CV fiscaux, etc.).

  • Calcul des distances parcourues et affichage de la carte Google Maps

Pour calculer les distances parcourues au cours des déplacements professionnels, le module Notes de frais se base sur la carte Google Maps. Elle s’affiche sur l’interface de saisie des dépenses, à côté des champs à compléter. Il est possible d’imprimer cette carte.

Capture d'écran : saisie des frais kilométriques avec le logiciel Eurécia
Capture d'écran : Saisie des frais kilométriques avec le logiciel Eurécia
  • Calcul du barème kilométrique à appliquer

Le logiciel Eurécia appliqué par Eurécia suit les taux indiqués par l’URSSAF. La mise à jour de ce barème est automatique, afin que votre outil de gestion des notes de frais respecte le barème établi par l'administration fiscale.

Par exemple : Marie se déplace régulièrement avec son véhicule personnel pour rencontrer ses clients. Elle utilise l'application Eurécia pour saisir ses dépenses et se faire rembourser ses frais kilométriques. En fonction de la distance annuelle parcourue par Marie, le barème applicable pour le remboursement s'autorégule. Ainsi, Marc, gestionnaire, n'est pas obligé de vérifier à chaque remboursement la distance totale parcourue, ni d'opérer une régularisation à la fin de l'année, si le barème qui était appliqué à Marie était trop favorable aux vues de ses déplacements réels. La gestion des indemnités kilométriques est ainsi plus rapide et plus fiable.

Pour rappel, en cas de contrôle de l'URSSAF, rembourser les frais de déplacements des salariés selon un barème trop favorable peut être considéré comme une rémunération, et donc doit être soumis aux cotisation sociales.

IK : calcul du barème kilométrique - Source : URSSAF
IK : calcul du barème kilométrique - Source : URSSAF

 

Circuit de validation : accompagner les utilisateurs dans l'utilisation du logiciel

Capture d'écran : circuit de validation d'une note de frais
Capture d'écran : Circuit de validation d'une note de frais

Le circuit de validation est un fil conducteur pour guider l’utilisateur, étape par étape, dans l’utilisation du logiciel de gestion des notes de frais, qu’il soit utilisateur standard, manager ou administrateur. Sur ordinateur, le circuit de validation et ses différentes étapes sont visibles à droite de l’écran (cf. capture d'écran ci-contre : Zoom sur le circuit de validation d'une note de frais dans Eurécia).

Ce fil conducteur permet d’indiquer de manière claire et visuelle à l’utilisateur l’action qu’il est en train de réaliser (saisie, validation, contrôle ou remboursement de la note de frais), et quelle action est attendue de lui : soumettre à validation, valider, à rembourser, rembourser.

Il est également possible d’indiquer des commentaires à chaque étape. Par exemple, le manager indique au collaborateur qu’il manque un justificatif, ce qui l’empêche de valider sa note de frais.

Le circuit de validation permet également à l’utilisateur, en attente d’un remboursement, de connaître le statut de sa demande.

Impression des notes de frais 

Un nouveau format d’impression a été mis en place. Pour davantage de clarté et de lisibilité, ce format d’impression s’adapte à tous les types de notes de frais, quel que soit le nombre d'informations à afficher.

Autre nouveauté : il est possible de paramétrer des règles concernant l’impression des notes de frais, notamment dans une perspective de limitation des impressions et d'économie de papier. Concrètement, chacun peut imprimer uniquement les éléments dont il a besoin.

Capture d'écran : apperçu avant impression d'une note de frais.jpg
Capture d'écran : Aperçu avant impression d'une note de frais

 

Définition de zones géographiques

Il est désormais possible de définir des zones géographiques personnalisées, que les utilisateurs pourront sélectionner lors de l'édition de leur note de frais. L'administrateur peut paramétrer des règles de contrôle distinctes en fonction de ces zones.

  • Plafonnement du remboursement en fonction du lieu de la dépense

Par exemple : l'administrateur peut paramétrer les plafonds de manière à ce qu'une dépense de type "repas midi" ait un plafond fixé à 20 euros si la zone sélectionnée est "Ile de France", alors que pour la zone "Province" la dépense est plafonnée à 15 euros.

Cette nouvelle fonctionnalité permet une gestion plus fine des plafonnements, sans avoir besoin de définir des types de dépenses distincts.

  • Mise à disposition de taux de TVA différents en fonction du lieu de la dépense

Par exemple : l'administrateur peut paramétrer le module de manière à ce que les taux de TVA disponibles lors de la saisie d'une dépense "repas" ne soient pas les mêmes si la dépense est située en France ou à l'étranger.

Pour en savoir plus sur la définition des zones géographiques dans votre logiciel, rendez-vous sur le centre d'aide.

 

Regroupements de types de dépenses

Vous avez la possibilité de regrouper plusieurs types de dépenses ensemble, afin de faciliter la saisie des notes de frais pour les utilisateurs, d'appliquer une même règle de gestion aux dépenses "regroupées". Les regroupements permettent aussi d'avoir de nouveaux filtres et critères de tris lors de l'analyse des dépenses de la société.

Voici quelques cas d'utilisation :

  • Définition d'un plafond commun à différents profils de notes de frais

L'administrateur avait déjà la possibilité de fixer une limitation de remboursement commune pour plusieurs types de dépenses. Désormais, il est également possible de fixer un plafond de manière transverse pour un type de dépense, quel que soit le profil attribué aux collaborateurs.

  • Regroupement de dépenses en fonction de votre utilisation

Par exemple : les 15 collaborateurs de votre équipe commerciale se rendent sur des salons professionnels à travers la France de manière très fréquente. Pour leur faciliter la saisie de leurs frais, l'administrateur crée un regroupement "salons", dans lequel les commerciaux retrouvent les différents types de dépenses qu'ils sont amenés à se faire rembourser dans ce cadre : indemnités kilométriques, billets de train ou d'avion, parking, repas, hôtel, taxi, etc.

Au-delà de simplifier la vie des commerciaux, ce regroupement permettra par la suite au directeur marketing et commercial de lier les notes de frais "salons" à son budget marketing, sans différencier le type de dépenses (repas, transports, etc.). Le gestionnaire, lui, pourra réaliser son analyse comptable par type de dépense.

 

Affecter plusieurs profils de notes de frais à un même utilisateur

Par exemple : un commercial qui doit se déplacer pour suivre une formation. L'administrateur lui attribue deux profils de notes de frais : "commercial" (son profil par défaut), et "formation" (qui lui donne droit à de réaliser des dépenses spécifiques ou avec des plafonnements différents, dans le cadre de la formation). Lors de la saisie d'une note de frais, l’utilisateur choisi le profil à appliquer.

 

Déplafonnement des dépenses en un clic

Par exemple : un salarié se rend à New-York pendant une semaine dans le cadre de ses fonctions. L'administrateur a la possibilité de déplafonner tous les types de dépenses pour ce salarié pour la durée de son séjour. Il pourra donc payer avec sa carte professionnelle ou se faire rembourser à l'issue de son séjour au-delà des plafonds qui sont normalement appliqués à son profil.

 

Bénéfices de la refonte du module Notes de frais

  • Saisie des dépenses intuitive
  • Design plus ludique
  • Expérience utilisateur plus agréable
  • Gain de temps pour tous les utilisateurs et administrateurs
  • Gain de fiabilité dans la gestion des frais professionnels
  • Gain de temps sur la vérification et la validation des notes de frais
  • Simplification de l'interface de paramétrage du module, que ce soit au moment du déploiement du logiciel, lors du paramétrage d'un nouveau compte utilisateur, ou toute action de modification ou de maintenance.
  • Plus grande autonomie des administrateurs

Attention : le paramétrage de l’ancienne version du module ne met pas toujours en valeur les bénéfices qu’apporte la nouvelle version. En cas de doute, pensez à consulter le centre d’aide. Nous avons mis à votre disposition une check-list de contrôle.

Evolutions en cours ou à venir très prochainement

Suite à notre enquête de satisfaction annuelle, nous avons eu plusieurs retours sur le module Notes de frais, et plus particulièrement sur la fonction d’ajout des justificatifs de dépenses, sur l’application mobile et sur la version desktop. Ces retours ont bien été pris en compte et nous allons faire évoluer le module Notes de frais dans ce sens.

Il sera notamment possible :

  • De prendre une photo depuis l’application sur un Smartphone Android versions 6 et 7 (sur IOS et sur les autres versions d’Android cette fonctionnalité est déjà disponible), afin de la joindre en tant que justificatif.
  • D’afficher un justificatif de note de frais en plein écran.
  • D’effectuer une rotation d’un justificatif, afin d’en faciliter la lecture depuis l’interface de saisie des dépenses.

A venir également : nous allons faire évoluer les filtres et options d’affichage des dépenses, pour qu'ils soient plus facilement accessibles, et en cohérence avec le reste du logiciel.