C’est décidé : 2024 sera l’année où vous allez chouchouter vos talents, depuis leur phase de recrutement jusqu’à la prochaine étape de leur carrière au sein de votre structure ! Et pour ce faire, vous devez concevoir une stratégie d’expérience collaborateur bien huilée.
Pour rappel, l’expérience collaborateur désigne l’ensemble des interactions et expériences vécues pour un collaborateur dans le cadre de son activité professionnelle tout au long de son parcours salarié : de son embauche jusqu’à son départ.
Seulement, comment faire ? Le process semble long et fastidieux, et vous ne savez pas par où commencer.
Pas de panique : nous vous dévoilons dans cet article les 8 étapes-clés par lesquelles passer pour concevoir une stratégie d’expérience collaborateur au cordeau.
Expérience collaborateur : définition
L'expérience collaborateur désigne l'ensemble des perceptions et vécus d'un employé au sein d'une entreprise, depuis son recrutement jusqu'à son départ. Elle englobe tous les aspects de la vie professionnelle : environnement de travail, culture d'entreprise, relations avec la hiérarchie et les collègues, reconnaissance, développement professionnel, et équilibre vie professionnelle/vie personnelle. Une expérience collaborateur positive est cruciale pour motiver et fidéliser les talents au sein de l'organisation.
Étape 1 : Récolter les insights de vos différentes parties prenantes
Pour construire votre stratégie d’expérience collaborateur, il faut tout d’abord commencer par faire un bilan de celle déjà à l'œuvre dans votre entreprise. Et pour ce faire, quoi de mieux que de récolter l’avis des principaux intéressés ?
Demandez donc à vos collaborateurs et à vos managers :
- Comment ils ont vécu chaque étape de leur parcours collaborateur
- Comment ils se sentent dans leur environnement de travail au quotidien
- Quels éléments peuvent, selon eux, être améliorés
N’hésitez pas à inclure dans cette phase d’observation d’autres parties prenantes, comment des candidats en cours de recrutement, ou encore la Direction Générale, qui peut avoir de précieux insights à vous partager.
Veillez à ce que votre questionnaire puisse être anonyme, pour que chacun se sente la liberté de s’exprimer sur le sujet. Vous en récolterez d’autant plus d'avis intéressants, à utiliser dans la conception de votre stratégie.
💡 Par où commencer ? Quelles questions poser ? On vous aide : voici un modèle téléchargeable de questionnaire pour mesurer le sentiment de Qualité de Vie au Travail :
Étape 2 : Travailler votre stratégie de marque employeur
Un parcours d’expérience collaborateur commence avant même la phase de recrutement. C’est pourquoi le fait de mettre en place cette stratégie demande de travailler sur votre marque employeur, soit la manière dont votre entreprise est perçue par de potentielles recrues.
Pour ce faire, commencez par identifier l’EVP (Employee Value Proposition) de votre entreprise. Il s’agit des valeurs ajoutées et éléments différenciants qui font de votre entreprise une structure où il fait bon travailler et évoluer en termes professionnels.
Dans un second temps, pensez à bien structurer la mission, les valeurs, et les avantages de votre entreprise. Ce sont autant de messages-clés que vous pourrez par la suite diffuser dans votre plan de communication.
Enfin, définissez votre plan de communication marque employeur, soit la manière dont vous allez diffuser vos messages-clés à l’extérieur de votre entreprise. Vous devez savoir sur quels canaux vous communiquez, à quelle fréquence, quels messages-clés diffuser, et sous quels formats…
Et n’hésitez pas à y inclure un programme d’employee advocacy : vos collaborateurs sont les meilleurs ambassadeurs de votre marque employeur, pour prouver au monde extérieur que vous disposez d’une superbe expérience collaborateur !
Étape 3 : Revoir votre processus de recrutement
Une fois attiré vers votre entreprise, vos (futurs) collaborateurs entrent dans la phase de recrutement : une étape cruciale de votre expérience collaborateur, que vous devez particulièrement soigner !
Pour ce faire, veillez à :
- Concevoir une politique de rémunération et d’avantages attractive : il s’agit encore et toujours d’un élément-clé pour définir des offres d’emploi attractives.
- Rédiger des offres d’emploi originales : par exemple, intégrez des vidéos de collaborateurs ou de managers de l’équipe où vous recrutez, pour montrer la Qualité de Vie au Travail de votre entreprise en action, et humaniser son image.
- Bien structurer les entretiens d’embauche, pour qu’ils soient le plus constructifs pour tous les candidats, quels qu’ils soient. N’oubliez pas d’envoyer des feedbacks à l’issue de chaque entretien, en expliquant les motivations au “oui” ou au “non” que vous avez donné au candidat.
Étape 4 : Améliorer votre processus d'intégration des collaborateurs
Une fois que vos recrues sont embauchées dans votre structure, leur parcours collaborateur en interne commence. D’où la nécessité de vous pencher sur leur onboarding, soit sur la manière dont vous les accueillez dans votre structure.
Les premiers jours d’une nouvelle recrue sont primordiaux pour son avenir au sein de l’entreprise car un collaborateur passant par un parcours d’intégration complet a 58% de chances de plus de rester au sein de la société.
Prenez le temps de formaliser les différentes étapes de ce processus :
- Que doit faire le collaborateur le premier jour ? Quels documents doit-il signer, ou quels matériels doit-il récupérer ?
- Doit-il se former aux bonnes pratiques de son poste ? À l’utilisation de certains logiciels (comme le SIRH) ? À la culture d’entreprise ?
- Que doit-il faire dans les 2 semaines qui suivent son arrivée ?
Vous pouvez également leur préparer un livret d’accueil, voire un kit d’onboarding, comprenant toutes les informations dont vos nouvelles recrues ont besoin. De quoi faire en sorte que vos nouveaux collaborateurs se sentent guidés et bien accueillis !
Modèle de promesse d’embauche, livret d’accueil, rapport d’étonnement... découvrez dans notre kit onboarding tous les modèles de document dont vous avez besoin pour réserver au accueil au top à vos nouvelles recrues !
Enfin, n’hésitez pas à impliquer d’autres collaborateurs existants, de son équipe ou d’autres équipes, pour les accompagner dans chaque étape. Cela permet aux nouvelles recrues d’apprendre à connaître les équipes, le fonctionnement de l’entreprise, et à voir sa culture mise en application “en direct”.
Et pourquoi pas, à l’issue de leur premier mois d’intégration, faire rédiger à vos nouveaux collaborateurs une note d’étonnement ? Leur ressenti peut vous aider à obtenir des retours concrets sur votre processus d’onboarding, pour l’améliorer en continu.
Étape 5 : Mettre en place une politique de bien-être au travail
Soigner son expérience collaborateur, c’est également prendre soin du bien-être au travail de ses collaborateurs. Et pour ce faire, vous devez concevoir une véritable politique de QVCT.
Commencez par vous demander comment améliorer votre environnement de travail. Prenez soin de réfléchir à comment bien aménager vos locaux, avec des espaces dédiés à la détente et à la convivialité en plus d’espaces de travail agréables.
Mais n’oubliez pas non plus de penser au travail à distance : mettez en place une politique de télétravail qui respecte le droit à la déconnexion et l’équilibre vie professionnelle / vie personnelle de vos collaborateurs.
Toute politique de bien-être au travail comprend également la formation managers aux meilleures pratiques managériales et au respect de la Qualité de Vie au Travail. Ils sont des éléments essentiels à l’expérience collaborateur, et doivent être des accompagnateurs-clés de la carrière des collaborateurs en interne.
Enfin, mettez en place une politique de porte ouverte. Lorsque vos collaborateurs rencontrent un souci, ou qu’ils ont une suggestion sur les améliorations à prendre en compte en termes de QVT, ils doivent savoir qu’ils peuvent venir à vous pour vous en parler !
Étape 6 : Prendre en compte la formation dans votre expérience collaborateur
Vous le savez mieux que quiconque : la formation est l’un des leviers-clés pour rendre vos équipes plus productives, mais aussi pour fidéliser les collaborateurs. En effet, s’ils sont bien formés, et qu’ils se sentent accompagnés dans leur plan de carrière, ils ont plus de chance de rester chez vous. En somme, la formation est cruciale dans une expérience collaborateur aux petits oignons !
Prenez donc le temps de :
- Bien centraliser les besoins de montée en compétences, qu’ils soient récoltés par les managers, par les RH ou par les collaborateurs eux-mêmes (par exemple, pendant les entretiens d’évaluation annuels).
- Déployer un plan de formation adéquat, en priorisant les actions de formation à plus haute valeur ajoutée.
🔍 Bon à noter : ce plan de formation permet également à votre entreprise de garder un avantage compétitif, puisque vous savez à tout moment de quelles compétences vous disposez, et celles dont vous pourriez avoir besoin demain !
Étape 7 : Formaliser votre communication interne
Pas de bonne expérience collaborateur sans une stratégie de communication interne bien ficelée ! Vos collègues doivent être tenus au courant des actualités de votre entreprise, et se sentir engagés au quotidien dans la culture qui y règne.
Pour formaliser votre plan de communication interne :
- Choisissez les bons canaux de communication : Intranet, journal interne, messageries instantanées, panneaux d’affichage dans les locaux, newsletter interne…
➡️ On vous a listé 12 outils pour booster votre communication interne !
- Variez les thématiques de communication. N’hésitez pas à y mettre les collaborateurs eux-mêmes à l’honneur, en parlant de leurs projets, de leurs initiatives, de leurs bons résultats.
- Variez également les formats de contenu : actualités, articles “bonnes pratiques quotidiennes”, vidéos (interviews des dirigeants, des collaborateurs)... Incluez-y également des formats “in real life”, comme des séminaires d’entreprise, des team buildings, des afterworks conviviaux. Ceux-ci sont autant de moments pour communiquer autour des valeurs et de la culture de votre entreprise.
- Communiquez à intervalle régulier, sans trop surcharger la communication. Votre rôle est d’éviter de rajouter davantage à l’infobésité qui règne peut-être déjà dans votre structure !
Étape 8 : Ne pas oublier de travailler votre offboarding
Dernière étape pour construire votre stratégie d’expérience collaborateur, et non des moindres : le travail sur votre offboarding, soit sur la manière dont vos collaborateurs quittent l’entreprise.
En effet, l’offboarding fait partie intégrante de l’expérience collaborateur ! Car, même si un collaborateur quitte l’entreprise, il en repart avec une image de votre entreprise qui doit rayonner de manière positive sur votre marque employeur. Sans compter l’effet boomerang, avec des collaborateurs qui peuvent revenir plusieurs années après dans votre structure !
🗝️ La clé : formaliser le processus d’offboarding, de la même manière que vous l’avez fait avec l’onboarding, en soignant chaque étape :
- La négociation des formalités légales de départ (démission, rupture conventionnelle, primes de départ…)
- L’accès à tous les documents dont le collaborateur a besoin pour poursuivre sa carrière de manière fluide
- La préparation d’un pot de départ, voire d’un cadeau de départ
La FAQ Eurécia
Quelles solutions pour obtenir des retours sur l’expérience collaborateur ?
- Enquêtes et sondages réguliers : créez des enquêtes anonymes pour recueillir les opinions des employés sur divers aspects de leur travail
- Entretiens individuels : menez des entretiens réguliers avec les employés pour discuter de leur expérience et recueillir des feedbacks directs
- Groupes de discussion : organisez des sessions de groupe pour permettre aux employés de partager leurs expériences et suggestions
- Boîtes à idées : mettez en place des systèmes où les employés peuvent anonymement soumettre leurs idées ou préoccupations
- Analyse des données de performance : utilisez les données de performance pour identifier les tendances et les domaines d'amélioration
- Suivi post-départ : menez des entretiens de sortie pour comprendre pourquoi les employés quittent l'entreprise
Quelle relation entre expérience collaborateur et engagement des employés ?
Une expérience collaborateur positive est intrinsèquement liée à un niveau élevé d'engagement des employés. Lorsque les employés se sentent écoutés, valorisés et soutenus, leur satisfaction et leur engagement envers l'entreprise augmentent. Ils sont plus motivés, productifs et enclins à rester fidèles à l'organisation. Inversement, une expérience négative peut entraîner une baisse de motivation, une productivité réduite, et un taux de rotation élevé. L'engagement des employés est donc un indicateur clé de la qualité de l'expérience collaborateur offerte par l'entreprise.
Comment assurer la cohérence de l’expérience collaborateur au sein d’une grande entreprise ?
Dans une grande entreprise, assurer une expérience collaborateur cohérente est un défi majeur. La diversité des départements, des rôles, et des localisations géographiques peut entraîner des disparités dans la façon dont les employés vivent leur expérience professionnelle.
Quelles solutions ?
- Standardisation des processus RH : établissez des politiques et pratiques RH uniformes à travers toute l'organisation
- Communication efficace : assurez une communication transparente et régulière entre les différents niveaux hiérarchiques et départements
- Formation des managers : formez les managers à être des relais de l'expérience collaborateur, en mettant l'accent sur l'écoute et le soutien
- Programmes de reconnaissance : mettez en place des systèmes de reconnaissance qui valorisent les contributions des employés de manière équitable
- Technologie et outils : utilisez des outils numériques pour créer une expérience collaborateur homogène, peu importe la localisation des employés
- Feedback continu : encouragez et facilitez le retour d'information continu pour adapter et améliorer constamment l'expérience offerte
Alors, prêt à gérer toutes les étapes d’un parcours collaborateur de manière optimale, et à offrir une expérience collaborateur au cordeau à vos employés ? Pour vous aider, le SIRH Eurécia vous accompagne dans chacune de ces étapes.
Depuis la facilitation des tâches administratives RH au suivi des entretiens, en passant par la gestion des compétences et de la formation et la récolte du feedback collaborateur, vous ne pourrez plus rater un axe d’amélioration de votre expérience collaborateur ! Envie de voir par-vous-même ? Testez gratuitement notre solution pendant 30 jours.
