Valeur probante - comment ça marche ?
Valeur probante pour vos justificatifs dématérialisés
juin 2018
- Notes de frais
Breaking News ! Dématérialisez votre gestion des notes de frais à 100 % avec Eurécia. A la poubelle les justificatifs ! Hip hip hip... c'est inclus dans votre abonnement au module Notes de frais !
Découvrez la fonctionnalité "Justificatifs à valeur probante" de votre module Notes de frais
Qui est concerné par cette évolution ?
Les administrateurs et utilisateurs des sociétés utilisant le module Notes de frais, quelle que soit l'offre souscrite.
Qu’est-ce que l’archivage à valeur probante ?
L’archivage à valeur probante désigne l’acte d’effectuer la copie électronique fiable d’un justificatif papier, et de la sauvegarder de manière pérenne. Celle-ci aura ainsi la même valeur légale que sa contrepartie physique.
Par fiable, il est entendu que le document sera :
- Authentique. C’est-à-dire qu’on doit être en mesure de prouver que le document est bien ce qu’il prétend être. Il s’agit pour cela de « marquer » le document, en lui apposant un horodatage et une signature/un cachet/une empreinte électronique, pouvant attester de la fidélité de celui-ci.
- Intègre. En garantissant un stockage immuable, confidentiel et traçable.
- Intelligible. Le document devra être stocké dans un format standard (par exemple, PDF)
Archivage à valeur probante - que dit la législation ?
- L'article 16 de la loi de finances rectificative du 29 décembre 2016 (loi n° 2016-1918 du 29 décembre 2016) autorise les entreprises à conserver leurs justificatifs de notes de frais sur support informatique ou sur support papier. Elles n'ont donc plus d'obligation de conserver les justificatifs papier dans leur format d'origine pendant une période fiscale de 6 ans, à condition de posséder des copies fiables et conformes au format électronique, conservées elles aussi pendant une période minimum de 6 ans. C'est là qu'intervient la notion de "valeur probante".
- L'article A. 102 B-2 de l’Arrêté du 22 mars 2017 pose les conditions de la numérisation des factures. Pour avoir une valeur probante, les preuves numériques doivent être :
- des copies conformes et inaltérées (numérisées sans traitement et sans perte de qualité)
- enregistrées dans un format standard dit "intelligible" : format PDF ou PDF 1/3 (ISO 19005-3)
- assorties d'un cachet serveur, d'une empreinte numérique ou d'une signature électronique
- horodatées
A noter : en cas de contrôle URSSAF ou fiscal, les justificatifs à valeur probante possèdent la même valeur légale que les justificatifs originaux.
Eurécia et Universign s’associent pour garantir la valeur probante des notes de frais dématérialisées
A l’ère de la transition vers le tout numérique, comment s’assurer de la valeur et de l’authenticité des documents comptables numérisés et archivés par une entreprise ?
Eurécia, partenaire de la transformation digitale des PME et TPE, offre désormais la possibilité d’éditer de manière dématérialisée des justificatifs à valeur probante pour les notes de frais des collaborateurs. Cela signifie que les documents justificatifs, la photo d'un ticket de restaurant par exemple, ont la même valeur légale que le document papier d'origine. Pratique en cas de contrôle de l'URSSAF !
Cette nouvelle fonctionnalité "valeur probante des justificatifs" a été développée en partenariat avec Universign, tiers de confiance reconnu par l'Etat.
Valeur probante des justificatifs de notes de frais : comment ça marche ?
Le module Notes de frais Eurécia permettait déjà de numériser rapidement les documents justificatifs afin de les attacher à une dépense saisie dans le logiciel, depuis un ordinateur, une tablette ou un Smartphone.
Désormais, avec l'ajout de la "valeur probante", les justificatifs sont convertis au format PDF puis sont horodatés et signés numériquement, comme indiqué dans le schéma explicatif ci-dessous.
Conformément à la législation (article A. 102 B-2 de l’Arrêté du 22 mars 2017), les justificatifs sont donc :
- Des copies conformes et inaltérées (documents numérisés sans traitement et sans perte de qualité)
- Enregistrés dans un format standard dit "intelligible" (PDF)
- Assortis d'un cachet serveur
- Horodatés
Les justificatifs sont dès lors reconnus comme ayant la même valeur juridique que les originaux papier. Votre service administratif est donc libéré de l’archivage "physique" de ces justificatifs et les salariés gagnent en efficacité pour renseigner leurs notes de frais pour être plus rapidement remboursés.
Qu'est ce que ça change pour votre organisation ?
Pour l’entreprise, l’ensemble des justificatifs dématérialisés des collaborateurs ont désormais une valeur probante et sont centralisés sur une seule et même plateforme : Eurécia. Les documents justificatifs sont directement consultables et exportables en cas de besoin, par exemple en cas de contrôle de l’URSSAF, qui vous demanderait de produire la totalité des justificatifs des dépenses de l'année passée.
En s’appuyant sur CertEurope, première autorité de certification en France, Eurécia garantit aux entreprises un gain en productivité, tout en assurant la valeur probante des justificatifs grâce au respect de la réglementation en vigueur (application de l’article A 102 B-2 du Livre des procédures fiscales et du règlement eIDAS).
Archivage numérique, horodatage, signature électronique, certification de l’authenticité et de l’intégrité des documents grâce au cachet serveur RGS**, stockage sur des serveurs certifiés ISO 27001 & conformes Tier III… Eurécia a mis en place un processus de dématérialisation en phase avec la législation en vigueur.
Comment activer la fonctionnalité valeur probante sur votre plateforme Eurécia
Cette fonctionnalité peut être activée pour toute votre entreprise ou seulement pour certains services. Découvrez comment l'activer, étape par étape et en vidéo, dans votre centre d'aide Eurécia.
Bénéfices
- Les justificatifs numérisés (pris en photos ou scannés) ont la même valeur légale que leurs originaux papier
- Service administratif libéré du stockage des justificatifs de dépenses professionnelles
- Terminé le temps passé à courrir après les justificatifs !
- Production des documents justificatifs de manière simple et rapide en cas de contrôle par l'Urssaf
L'essayer c'est l'adopter
Vous n'avez pas encore le module Notes de frais Eurécia ?
Vous cherchez une solution qui soit à la fois simple et intuitive à utiliser pour vos collaborateurs mais aussi efficace et fiable pour votre gestion des dépenses professionnelles ?
N'attendez plus : testez la solution Eurécia !