Analyser et comprendre la performance de votre équipe est une mission importante en tant que manager. À travers le suivi des KPI (pour Key Performance Indicator) aussi appelé indicateur clé de performance en français, vous allez pouvoir prendre certaines décisions et ainsi améliorer les résultats et répondre aux objectifs définis.
Qu’est-ce qu’un indicateur clé de performance ? Comment déterminer les KPI à suivre ? Quels KPI suivre pour analyser la performance ? Décryptage dans cet article !
Qu’est-ce qu’un KPI ?
Un KPI est un indicateur qui évalue la performance d’un projet, d’une action et sert à prendre des décisions.
Que ce soit au niveau de l’entreprise ou d’une équipe, il est important de suivre certaines métriques. Mais attention, pour pouvoir bien analyser les KPI remontés, il faut qu’ils soient définis en amont avec des objectifs.
Comment déterminer les KPI à suivre pour son équipe ?
Analyser un KPI pour analyser un KPI ne sert à rien. Pour avoir une notion de “bien” ou “moins bien” il faut que des objectifs soient établis en amont. De nos jours, les objectifs définis en entreprise sont SMART. Cela signifie que les objectifs déterminés sont :
- Spécifiques : l’objectif doit être clair, simple et précis.
- Mesurables : il faut s’assurer que l’objectif soit quantifiable.
- Atteignables : il faut vérifier que l’objectif soit atteignable en fixant des étapes.
- Réalistes : l’objectif doit être réalisable, il faut prendre en compte l’environnement et le contexte pour fier l’objectif.
- Temporellement définis : l’objectif doit être fixé dans le temps en donnant une échéance à l’objectif final.
Que ce soit pour votre direction ou pour vous en tant que manager, vous devez toujours garder en tête que définir des objectifs SMART c’est permettre à tous d’y voir plus clair et de donner du sens au travail de chacun. C’est ce qu’on appelle le management par objectif.
Par exemple, pour un manager commercial, au lieu de définir un objectif généraliste comme “accroître les ventes” vous pouvez déterminer un objectif SMART : “augmenter les ventes de 10% sur 1 an”.
Enfin bref, on ne vous apprend rien, passons maintenant aux choses sérieuses...
Quels sont les KPI à suivre en tant que manager ?
Il existe une multitude de KPI à analyser mais aujourd’hui, nous allons nous concentrer sur deux types de KPI : ceux liés à l’activité et ceux liés directement au management.
Les KPI d'activité
Suivi des temps
En tant que manager, vous devez prêter une attention toute particulière au suivi des temps de votre équipe. Le suivi des temps, c’est le calcul du temps de travail de vos collaborateurs. A travers un logiciel de gestion des temps, le calcul permet d’avoir une vision très claire du temps de travail des salariés et des équipes.
Ainsi en tant que manager, vous allez pouvoir analyser la charge de travail de chacun des membres de votre équipe et ainsi gérer les écarts éventuels entre le volume de travail et le temps effectif. Vous identifiez donc les problèmes de sur-effectifs ou de sous-effectifs.
Notez aussi que ce suivi des temps via un logiciel permet de traiter automatiquement les potentielles heures supplémentaires de vos collaborateurs (et facilite la préparation de la paie).
- Suivi des activités
Après le suivi des temps vient obligatoirement le suivi des activités ! Mais qu’est-ce que c’est exactement ? Hé bien c’est tout simplement le suivi de la répartition du temps de travail et du budget par client, par projet ou par tâche.
Le suivi des activités est possible à travers un logiciel de gestion des activités en remplissant des feuilles de temps. Les chefs de projet pourront imputer les heures effectuées au fur et à mesure de l’avancement du projet.
Le suivi des activités va vous permettre de suivre le déroulement des projets de leurs collaborateurs, et analyser la performance par client ou projet, ainsi que le nombre d’heures investies sur chacun, dans un objectif d’amélioration continue des processus.
Vous pourrez aussi effectuer le suivi budgétaire : réalisé vs prévisionnel pour s’assurer de la rentabilité du projet (en continu).
Là aussi, l’utilisation d’un logiciel va vous faciliter la vie. Vous pourrez avoir une visibilité globale en consultant vos tableaux de bord personnalisés. Vous pourrez aussi suivre en temps réel l’avancement des projets ainsi que les budgets restants et/ou prévisionnels.
- % de réalisation des objectifs
Quoi de mieux pour suivre la performance de votre équipe que de regarder le taux de réalisation des objectifs ? Non non ne cherchez pas ! Ça parait plutôt évident mais il est nécessaire d’analyser vos objectifs de manières macro !
Il est certain que vous avez plusieurs objectifs mensuels. N’hésitez pas à les analyser un par un pour voir si vous les avez atteints, mais à faire aussi une moyenne et ainsi communiquer à vos équipes le pourcentage de réalisation des objectifs. Cela permet d’avoir une vision plus globale. Vos équipes seront d’autant plus motiver pour atteindre les prochains !
Par exemple, votre équipe doit atteindre 3 objectifs sur 1 mois :
- 10 k€ de ventes
- 6 nouveaux clients
- 20 démos par commercial
Vous avez réalisé :
- 11k€ de ventes (110% de l’objectif)
- 5 nouveaux clients (83,33% de l’objectif)
- 16 démos par commercial (80% de l’objectif)
Ainsi, votre % de réalisation des objectifs s’élève à 91,11%.
Les KPI de management
- Taux d’absentéisme
Le taux d’absentéisme est très certainement déjà mesuré au niveau de votre entreprise mais il est aussi important que vous ayez en tête cette métrique. La fréquence à laquelle vos équipes ne se présentent pas au travail est un indicateur important, car si ce taux augmente votre performance va être directement impactée. Cette augmentation peut être due à différentes causes, vous devez les identifier pour faire baisser ce taux et retrouver une bonne performance. D'autant plus que l'absentéisme présente un coût non négligeable : 107,9 milliards d'euros par an en France, comme le souligne Andjaro.
Notez que l’augmentation du taux d’absentéisme peut relever d’un malaise dans votre équipe ou d’un mauvais climat social dans l’entreprise. Soyez vigilant !
- Niveau de bien-être
Nous le savons tous, un collaborateur heureux est un collaborateur engagé, motivé et donc performant ! Alors en tant que manager vous devez absolument suivre le niveau de bien-être de vos équipes.
Aujourd’hui, les nouvelles générations de logiciels de gestion RH permettent de mesurer le bien-être des collaborateurs. Le principe est simple, les salariés ont la possibilité de voter tous les jours sur leur niveau de bien-être que ce soit pro ou perso ! S’ils le souhaitent, ils peuvent aussi ajouter un feedback qui permet de détailler leurs votes.
En tant que manager, nous vous conseillons de garder un œil sur cette métrique au moins une fois par semaine. Vous pourrez ainsi détecter le problème très rapidement. N’hésitez pas aussi à aller vers vos équipes pour communiquer lorsque le niveau de bien-être n’est pas bon. Vous pouvez aussi faire un point individuel avec chaque membre de votre équipe pour essayer de comprendre le pourquoi du comment.
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