La crise sanitaire aura redistribué de nombreuses cartes sur notre rapport au travail. En première ligne, le développement du travail à distance a donné un nouveau cadre de référence pour de nombreux salariés. Si le télétravail séduit de plus en plus les collaborateurs en quête de plus de flexibilité, son impact sur le management des équipes est notable. La distance apporte son lot de challenges pour les dirigeants, RH, managers et salariés, notamment dans la gestion du travail, le management et le suivi du bien-être des collaborateurs.
Alors comment bien suivre les salariés à distance ? Les 3 points à suivre sont dans notre article !
1. Avoir un suivi précis des présences
Avant la crise sanitaire si un collaborateur manquait au bureau le lundi matin, il y avait de fortes chances que ce soit dû à une absence prévue ou non (à moins que ce dernier soit coincé dans les bouchons mais il aurait sans doute prévenu quelqu'un). Aujourd'hui, avec le développement du télétravail, ne pas être présent au bureau ne veut pas dire que vous n'êtes pas opérationnel derrière votre ordinateur. Mais pour le savoir, encore faut-il avoir l'information.
Et pour que tout le monde puisse trouver l'information, l'entreprise peut suivre les présences et absences grâce à un planning de congés ou de télétravail. Ce dernier peut être mis en place grâce à un simple tableau Excel ou un planning prévisionnel des absences en ligne.
Pour commencer à suivre dès maintenant les télétravailleurs de votre entreprise, téléchargez gratuitement notre modèle de suivi des présences Excel.
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Pour un suivi plus précis et en temps réel, un logiciel de gestion des congés sera l'outil idéal. Les collaborateurs posent leurs jours de télétravail en toute autonomie, le manager est notifié pour valider la demande, les RH et la direction ont une meilleure visibilité sur le taux d'occupation des locaux.
2. Faire le suivi des temps
Le suivi des temps est primordial dans une entreprise et spécifiquement pour le service des ressources humaines. L’imputation des heures de travail facilite le traitement des heures supplémentaires selon les règles définies par votre entreprise. Gestion des temps plein, temps partiels, forfaits jours, des horaires fixes, cycliques, de nuit, etc. : le suivi des temps simplifie considérablement la préparation de la paie.
A distance, le suivi des temps se complexifie. Il n’est plus possible de gérer les heures de travail sur un simple Excel. Le calcul des temps doit prendre la forme d’une auto déclaration par les collaborateurs. Ce suivi peut se faire sous la forme d’une feuille de temps dans un logiciel de gestion des ressources humaines et peut être réalisée toutes les semaines ou mensuellement.
Digitaliser le suivi des temps de travail offre l’avantage d’avoir une vision claire et précise du temps de travail de vos équipes. Vous allez pouvoir simplifier et fiabiliser la gestion des temps et ainsi piloter d’une main de maître vos effectifs.
Vous souhaitez en savoir plus sur ce sujet ? Découvrez notre guide sur la digitalisation des temps de travail :
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3. Faire le suivi des projets et des activités
Comment suivre l’avancement des projets à distance ? C’est le grand questionnement des managers et des dirigeants lorsque les collaborateurs travaillent 100% à distance.
Alors pour améliorer le suivi des activités à distance pensez à digitaliser vos processus. Un logiciel de gestion des temps et activités (ou logiciel gta) va vous permettre de visualiser le temps de travail et les budgets associés à chaque projet. L’objectif ? Avoir une vision claire et stratégique en permanence sur chaque client, projet ou tâche. Vous allez pouvoir suivre les heures et les budgets au fur et à mesure de l’avancement du projet.
L’avantage d’un logiciel gta est de suivre le déroulement des projets de vos équipes, et analyser la performance des projets ainsi que le nombre d’heures investies. Vous allez ainsi améliorer continuellement vos processus ! Grâce à ce suivi plus précis, vous pourrez également savoir qui sont les collaborateurs en surcharge ou en sous charge de travail même s'ils sont à distance. Une information précieuse pour mieux manager vos équipes.
4. Faire le suivi du bien-être de vos collaborateurs
A distance, les échanges et moments informels peuvent se perdre, les collaborateurs peuvent rapidement s'isoler, et cette distance peut être un facteur de risques psycho-sociaux (RPS). A ce titre, les managers, les dirigeants et les professionnels RH doivent assurer le suivi du bien-être et de la santé mentale de leurs équipes.
Encore une fois, à distance ce suivi est complexe. Mais aujourd’hui, face à l’expansion du télétravail, de nouveaux outils font surface dont l’objectif est justement de favoriser le bien-être et la cohésion des équipes à distance :
- Outils de mesure de la Qualité de Vie au Travail (QVT) - Laissez vos salariés s’exprimer, ouvrez le dialogue et suivez l’évolution des tendances de l’état d’esprit et de l’humeur de vos équipes.
- Intranet ou réseau social interne - La communication interne devient difficile lorsqu’une entreprise s’agrandit. Un outil adapté va vous permettre de favoriser la diffusion d’informations et va renforcer la culture d’entreprise.
- Forum interne - Favorisez l’esprit d’équipe et développez vos engagements RSE en créant un réseau d’entraide au sein de votre entreprise.
- Solution de développement personnel et professionnel - Fidélisez vos collaborateurs en les aidant à progresser dans leur vie professionnelle et personnelle.
L’humain est la ressource la plus précieuse de votre entreprise. Vos collaborateurs mettent leurs compétences au service de la performance de votre entreprise, il faut donc leur prêter une attention très particulière. Vous verrez, tout le monde y gagne 
Vous êtes en quête de bonnes pratiques pour structurer et pérenniser la mise en place du télétravail dans votre entreprise ? Découvrez dans notre guide complet les outils digitaux nécessaires pour passer au travail hybride :
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