Logiciel de Gestion des Notes de Frais et Déplacements

DAF, responsable comptable ou dirigeant une entreprise dont l‘effectif se situe entre 20 et 5 000 collaborateurs, vous souhaitez économiser sur les coûts de traitement des frais professionnels de vos salariés et de vos équipes en simplifiant et normalisant la saisie et le traitement des notes de frais. Le coût de traitement moyen d'une note de frais est évalué entre 20€ et 60€. Le budget « frais professionnels » se situe parmi les trois premiers postes de dépense des entreprises.

Le module de gestion des Notes de Frais et Déplacements simplifie et fiabilise le processus de saisie des frais de déplacement de vos collaborateurs, de la note de frais elle-même, jusqu'au transfert des données vers la comptabilité. Il effectue aussi le calcul automatique des montants remboursés, de la TVA, de la TVA récupérable, des tickets restaurants à déduire, etc.

Pilotage, gestion et analyse des coûts des notes de frais

Vous êtes responsable administratif, comptable, assistante ou manager. En utilisant la solution Eurécia de gestion des Notes de Frais :

• vous normalisez vos procédures de gestion des notes de frais
• vous évitez les ressaisies (gain immédiat de la solution !)
• vous systématisez la récupération de la TVA
• vous évitez tout risque de redressement (respect intégré des réglementations fiscales et sociales).

Vous avez une vision analytique des dépenses que vous segmentez par département, structure, client, produit ou projet. Vous maîtrisez mieux vos coûts. A tout moment, vous pouvez éditer des rapports et tableaux de bord. Vous pilotez cette gestion de manière plus efficace.

Le logiciel Notes de Frais facilite la vie de toute l'entreprise

Vos collaborateurs saisissent très simplement leurs lignes de dépense, les rattachent à un compte analytique, déclarent des invités internes ou externes pour un repas. Ils connaissent immédiatement le montant qui leur sera remboursé et soumettent, toujours dans le même temps, leur note de frais à leur manager qui reçoit un mail de notification automatique. Le workflow de validation gère jusqu'à 5 niveaux d'intervenants !

Le système calcule automatiquement les montants en fonction de la devise de dépense (déplacements à l'étranger) et des éventuels plafonds autorisés.

Le statut de leur note de frais est disponible en temps réel pour vos collaborateurs. Ils peuvent joindre un fichier contenant les scans de leurs facturettes, et ajouter des commentaires à leur document.

Vous pouvez personnaliser aisément les barèmes (types de dépenses, barèmes de frais kilométriques, plafond de remboursement, taux de TVA…), gérer les cartes affaires/essence, les avances sur frais, ainsi que les plafonds communs.

Vous évitez les ressaisies et les risques d'erreurs associés, en exportant simplement les données vers votre comptabilité, qu'elle soit gérée sur un logiciel en interne ou par un prestataire externe (expert-comptable).

Des bénéfices à tous les échelons

Côté encadrement, vos managers et contrôleurs de gestion ont une vision juste et analytique de l'ensemble des frais de leur service.

Côté personnel, vos collaborateurs gagnent en autonomie, en rapidité, sont remboursés plus rapidement et se consacrent entièrement à leur cœur de métier.