L’été approche, et avec lui la fameuse question : qui part quand ? Entre impératifs de service, envies de chacun et équité à garantir, l’organisation des congés peut vite devenir un casse-tête. Pourtant, avec un peu d’anticipation et de clarté, on peut éviter les tensions et faire en sorte que tout le monde y trouve son compte.
Comprendre le système de congés payés
En France, chaque salarié a droit à 5 semaines de congés payés par an, soit 30 jours ouvrables. C’est le Code du travail qui pose ce cadre, mais les modalités concrètes peuvent varier selon les entreprises.
Une règle clé : au moins 12 jours d’affilée doivent être pris entre mai et octobre. La fameuse cinquième semaine, elle, se prend en dehors de cette période.
Qui part en premier ? Tout dépend. Les parents d’enfants scolarisés, les salariés avec des contraintes familiales ou une longue ancienneté peuvent parfois passer en priorité. Mais attention, ce n’est pas automatique.
👉 Les conventions collectives et accords d’entreprise fixent souvent leurs propres règles. Et dans certains cas, le CSE peut être consulté.
En cas de désaccord ? C’est l’employeur qui décide en dernier recours. À condition de respecter le cadre légal et les accords en place. Pas de passe-droit, mais une organisation pensée pour que tout le monde s’y retrouve.
Coup de pouce de la rédac' : Retrouvez dans cet article tout ce qu'il y a à savoir pour calculer les congés payés.
Règles générales d'attribution des congés
Des vacances oui, mais pas à l’improviste ! L’attribution des congés payés répond à des règles claires, afin d’éviter les tensions et de garantir l’équité.
L’employeur a l’obligation d’indiquer les périodes possibles de départ au moins deux mois à l’avance. Ce cadre sert à concilier les besoins de l’entreprise avec les envies (légitimes) de repos des équipes.
Quand un salarié pose ses dates, l’employeur se base généralement sur quelques critères objectifs :
- l’ancienneté dans l’entreprise
- les contraintes familiales (enfants scolarisés, proches dépendants...)
- les impératifs de continuité de service
De leur côté, les salariés doivent aussi respecter les délais imposés pour faire leur demande — souvent un mois avant la date souhaitée.
Et si l’employeur refuse ? Il doit expliquer pourquoi, et proposer une ou plusieurs alternatives. Le but : trouver un compromis qui fonctionne pour tout le monde. 🌞
Comment est fixé l'ordre des départs en congés ?
Le rôle de l'ancienneté dans l'ordre des départs
Quand vient le moment de poser ses congés, l’ancienneté peut clairement faire pencher la balance.
Plus on reste longtemps dans l’entreprise, plus on a de chances de profiter de congés supplémentaires dits "d’ancienneté". Ces jours bonus viennent s’ajouter aux cinq semaines initiales, selon ce que prévoit la convention collective.
Et ce n’est pas tout : si plusieurs collègues demandent à partir en même temps, l’ancienneté peut peser dans la décision. Un salarié présent depuis plus de 10 ans pourra, par exemple, être prioritaire face à un collègue fraîchement arrivé.
Ce levier a du bon : il récompense la fidélité et l’engagement. Mais pour éviter les frustrations, mieux vaut l’équilibrer avec d’autres critères : situations familiales, impératifs personnels, équité dans les plannings…
Les managers ont alors un rôle clé pour jouer les équilibristes et maintenir une ambiance sereine dans l’équipe.
Les critères pour déterminer l'ordre des départs
Fixer l’ordre des départs en congés, ce n’est pas tirer à la courte paille. Plusieurs critères entrent en jeu, et l’idée, c’est d’être juste avec tout le monde.
L’ancienneté reste un repère important, mais elle n’est pas la seule à peser dans la balance. La situation familiale compte aussi beaucoup :
- Les parents d’enfants en bas âge ou scolarisés peuvent avoir besoin de certaines périodes précises.
- Ceux qui s’occupent d’une personne âgée ou en situation de handicap bénéficient souvent d’un coup de pouce.
- Et quand deux conjoints travaillent dans la même entreprise, ils peuvent demander à partir en même temps — une demande généralement entendue.
Pour éviter les frustrations, certains employeurs regardent aussi qui est parti quand l’année précédente. L’idée ? Tourner, pour que chacun puisse, à tour de rôle, profiter des meilleures périodes. Et bien sûr, les conventions collectives peuvent venir affiner tout ça avec leurs propres règles.
L'influence du temps partiel sur l'ordre des départs
Les salariés à temps partiel ont les mêmes droits que leurs collègues à temps plein : 2,5 jours de congés payés par mois travaillé. Jusque-là, rien de compliqué.
Mais quand on entre dans l’organisation concrète des départs, les choses se corsent un peu. Leur planning plus léger peut rendre la gestion des absences moins fluide. Exemple : un congé posé peut tomber sur un jour habituellement non travaillé… et ça, ça demande une petite gymnastique côté RH.
Pour éviter les tensions et assurer une vraie équité, mieux vaut poser des règles claires dès le départ. Quelques repères utiles pour trancher :
- Le rythme de travail hebdomadaire
- Les jours effectivement travaillés
- Les pics d’activité à anticiper
L’objectif : concilier droits des salariés et bon fonctionnement de l’équipe. Pas toujours simple, mais avec un peu de transparence, tout le monde s’y retrouve.
La prise en compte des RTT
Quand on travaille plus de 35 heures par semaine, on a droit à des jours de repos en plus : les fameux RTT (Réduction du Temps de Travail). Leur but ? Compenser les heures travaillées au-delà du temps légal. Leur fonctionnement dépend souvent d’un accord d’entreprise ou de la convention collective.
Ces jours peuvent être posés en accord avec le manager, soit d’un bloc, soit en les espaçant. À condition, bien sûr, que ça colle avec les besoins de l’entreprise et les souhaits du salarié. Un vrai jeu d’équilibre.
⏳ Attention : les RTT ont une date de péremption. Non utilisés à temps, ils peuvent être perdus (sauf si un accord permet leur report ou leur rachat). Et si le salarié quitte l’entreprise ? Les RTT restants sont versés dans le solde de tout compte.
Découvrez notre vidéo "Décryptage" sur le sujet des RTT :
Les cas particuliers de priorité
Priorité pour les parents pendant les vacances scolaires
En France, il n’y a pas de règle nationale qui donne systématiquement la priorité aux parents pendant les vacances scolaires ou plus spécifiquement les vacances d'été. Mais certaines entreprises choisissent d’en faire un avantage en l’intégrant dans leur accord d’entreprise. Un coup de pouce bienvenu quand il faut jongler avec les vacances des enfants.
Quand plusieurs personnes veulent partir en même temps (👋 les mois de juillet et août), l’employeur doit arbitrer. Il peut s’appuyer sur des critères comme :
- la présence d’enfants scolarisés dans le foyer
- les dates de congé du conjoint ou partenaire
- la responsabilité d’un proche en situation de handicap ou dépendance, entrent en jeu ici les congés de proche aidant notamment
Ces éléments aident à répartir les congés de manière plus équitable, sans oublier la réalité de chacun. Et souvent, une discussion franche entre collègues permet de trouver un compromis avant même d’en arriver à un arbitrage. C'est encore mieux quand ça se passe dans le dialogue.
Priorité pour les travailleurs handicapés
Quand on parle de congés payés, tous les salariés ne partent pas avec les mêmes cartes en main. C’est notamment le cas des travailleurs en situation de handicap, pour qui la loi prévoit des aménagements.
➡️ Des jours en plus : en fonction de leur ancienneté, les salariés reconnus travailleurs handicapés peuvent bénéficier jusqu’à 6 jours ouvrables supplémentaires chaque année. Une manière de compenser les contraintes spécifiques liées à leur situation.
➡️ Des priorités pour poser leurs congés : ces salariés peuvent aussi avoir un accès prioritaire à certaines périodes sensibles (vacances scolaires, fêtes de fin d’année…), dans le but de mieux concilier vie pro et vie perso.
Du côté employeur, c’est simple : ces droits doivent être intégrés dans la politique de gestion des congés. Pourquoi ? Parce que l’inclusion, ce n’est pas un mot sur une affiche, c’est du concret au quotidien.
Priorité pendant les vacances de Noël
Ah, Noël… période magique, mais souvent source de casse-tête côté planning. Qui part ? Qui reste ? Et surtout : comment faire au mieux pour tout le monde ?
Les parents d’enfants scolarisés font souvent valoir leurs besoins pour passer les fêtes en famille. Mais attention : la loi ne leur accorde pas de priorité automatique. Rien n’est gravé dans le marbre du Code du travail à ce sujet.
Cela dit, il est possible d’instaurer des règles claires via une convention collective ou un accord d’entreprise. Ces documents peuvent donner la priorité à certains profils (parents, salariés avec une grande ancienneté, etc.), tout en tenant compte des réalités du terrain.
Parmi les critères les plus fréquents :
- La situation familiale (enfants à charge, proches dépendants…)
- L’ancienneté dans l’entreprise
- Les impératifs de service et la continuité d’activité
Le bon réflexe : discuter en amont, et chercher l’équilibre. Dans bien des cas, ce sont les arrangements entre collègues qui permettent de trouver une solution respectueuse des besoins de chacun… et de la bonne marche de l’entreprise.
Les règles spécifiques à la fonction publique
La gestion des congés dans la fonction publique
Les agents publics aussi ont droit à leurs congés annuels payés. Leur durée varie selon le nombre de jours réellement travaillés, et peut s’enrichir de quelques jours de fractionnement si les congés sont posés hors saison, entre le 1er novembre et le 30 avril par exemple.
Le calendrier des vacances ? Il est fixé par l’autorité territoriale, en concertation avec les agents. Et là aussi, certaines priorités sont prévues : les agents avec enfants à charge sont prioritaires pour partir pendant les vacances scolaires.
Des dérogations sont également possibles pour cumuler plus de 31 jours de congés — notamment si l’agent doit se rendre dans son pays d’origine ou accompagner son conjoint à l’étranger.
👉 Petit plus : les jours non pris ne sont pas perdus ! Ils peuvent être stockés sur un compte épargne-temps (CET), une option bien pratique pour mieux gérer son temps… plus tard.
Les critères de priorité dans la fonction publique
Dans la fonction publique aussi, il existe des priorités pour choisir ses congés — et elles sont loin d’être laissées au hasard.
- Première priorité : les agents avec des enfants. Ils passent en tête, notamment pendant les vacances scolaires, pour pouvoir jongler plus facilement entre travail et vie de famille.
- Ensuite, on regarde la situation personnelle. Un conjoint ou partenaire de PACS avec des congés restreints ? Ça peut permettre d'aligner les dates et partir ensemble.
- On pense aussi aux situations plus sensibles : un proche en situation de handicap ou une personne âgée dépendante à la maison ? Là encore, la priorité peut être accordée pour permettre une organisation adaptée.
Enfin, des circonstances exceptionnelles peuvent entrer en jeu. Comme un besoin de se rendre dans son pays d’origine — parfois, c’est essentiel.
Gérer les conflits autour des congés payés
Que faire en cas de désaccord sur l'ordre des départs ?
Quand plusieurs collaborateurs veulent partir en congés en même temps, ça peut vite coincer. Heureusement, il existe plusieurs leviers pour désamorcer le conflit sans (trop de) tension :
- D’abord, on en parle avec les représentants du personnel, notamment le CSE. C’est souvent là que se posent les bases d’un compromis équilibré.
- Ensuite, on jette un œil du côté des accords de branche ou conventions collectives : certains prévoient des règles précises pour trancher en toute équité.
- Et si malgré tout, aucune solution amiable ne se profile ? C’est l’employeur qui tranche. Mais attention : il doit respecter les critères légaux et prévenir les salariés au moins un mois à l’avance.
🔍 Pour éviter que ce genre de situation ne se reproduise à chaque période de vacances, un conseil simple : centraliser les demandes de congés sur un outil partagé ou un intranet.
Ça fluidifie la visibilité, la planification… et la bonne entente dans les équipes.
Parfois la situation est telle qu'il vous faut refuser les dates de départ d'un collaborateur, pour ne pas laisser les choses au hasard : retrouvez tout ce qu'il faut savoir en tant que RH pour refuser des congés.
Comment gérer les demandes de modification de l'ordre des départs ?
Un imprévu ? Ça arrive à tout le monde. Mais pour modifier ses dates de congés, pas question d’envoyer un simple message par messagerie.
Il faut faire une demande claire et formelle à son employeur, avec un mot d’explication, voire un justificatif si besoin.
Ensuite, c’est à l’entreprise de trancher, selon son organisation et les ressources disponibles à cette période.
Avant de se lancer, mieux vaut consulter les accords collectifs : certaines boîtes prévoient des règles spécifiques pour gérer ce type de changement.
Cas de force majeure (urgence familiale, souci de santé…) ? L’employeur peut se montrer plus souple. L’essentiel : traiter chaque situation avec écoute et transparence.
💡 Et pour simplifier tout ça, un logiciel de gestion des congés fait souvent toute la différence. Ainsi les oublis sont évités, les malentendus aussi, et la charge mentale des RH est allégée.
Le rôle de l'entreprise dans la gestion des congés payés
L'importance d'une bonne communication en entreprise
La clarté, c’est la clé !
Si vous voulez éviter les complications et les tensions autour des congés payés, pas de mystère : il faut communiquer. Quand les règles sont floues ou que les infos circulent mal, les incompréhensions s’installent vite. Un levier ? Maîtriser sa communication interne !
Concrètement, ça veut dire quoi ?
- Partager clairement les règles du jeu : combien de jours, comment les poser, quelles sont les deadlines…
- Utiliser plusieurs canaux pour faire passer le message : un point rapide en réunion d’équipe, un rappel par mail, une page dédiée sur l’intranet…
- Mettre à jour les infos régulièrement, surtout en cas de changement de politique ou d’outils.
Les outils de gestion des congés, c’est aussi un vrai plus : ils permettent à chacun de visualiser ses droits, ses demandes en cours, les périodes déjà prises par les collègues… Résultat : moins de flou, plus de transparence, et surtout un climat de confiance renforcé.
Exemples de bonnes pratiques en matière de gestion des congés payés
Quelques bonnes pratiques peuvent vraiment changer la donne.
D’abord, s’équiper d’un outil de gestion des congés. Un vrai game changer pour centraliser toutes les infos, fluidifier les demandes, éviter les oublis… et les tensions. Résultat : une vision claire des plannings, moins de risques de chevauchements ou de sous-effectifs.
Ensuite, poser des règles de priorité claires. Qui passe en premier ? Sur quels critères ? L’ancienneté, les enfants à charge, les impératifs personnels, les pics d’activité… Plus c’est explicite, moins il y a de frustrations.
Et surtout, communiquer ! Expliquer les règles, les dates limites, les périodes sensibles… Ça permet à chacun d’anticiper et de s’organiser sans stress. Et ça évite les surprises de dernière minute.
Conclusion : pour une gestion sereine des congés payés
Pour que la gestion des congés ne vire pas au casse-tête, une règle d’or : la clarté. Plus les règles sont écrites noir sur blanc, moins il y a de malentendus.
Préciser les critères d’attribution (ancienneté, charge familiale, équilibre des équipes...) permet de poser un cadre juste pour tous. Et quand tout le monde connaît les règles du jeu, les demandes se passent bien mieux !
Un bon outil de gestion des congés fait aussi toute la différence. Il centralise les demandes, automatise les validations et affiche en un clin d’œil qui part quand. Résultat : moins d’allers-retours, plus de visibilité pour tous.
Côté communication, on n’oublie pas le rôle clé du manager ou de l'équipe RH :
- rappeler les périodes sensibles (ex : été, fin d’année),
- fixer les délais pour les demandes,
- et surtout : en parler régulièrement.
Quand chacun peut s’organiser à l’avance, c’est tout le collectif qui respire mieux. Pour simplifier vos processus misez sur un logiciel de gestion des congés et absences !
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