3 façons de calculer la durée de travail de vos collaborateurs

Feuille papier, tableau Excel ou logiciel de gestion et suivi des temps ? Les façons de calculer la durée de travail des collaborateurs sont variées.

Face à ce choix, quelle solution choisir ? La réponse dépend de plusieurs paramètres comme les types de contrats et de durée de travail existants dans l’entreprise, la mobilité des collaborateurs, l’effectif ou encore le budget.

Le point dans cet article.

1. La feuille papier : la basique

Sans conteste la plus vieille des techniques, la feuille papier n’a, semble-t-il, pas dit son dernier mot. Pour calculer la durée de travail des collaborateurs, ces derniers inscrivent leurs horaires de travail sur une feuille papier et la transmettent à leur manager ou RH.

Cette méthode a le mérite d’être simple et gratuite. Si elle est suffisante pour les structures employant peu de collaborateurs (moins de 10 par exemple), et sur des postes de bureau, dès que l’on monte en effectif et que les collaborateurs sont mobiles, la feuille papier atteint ses limites. En effet, cette solution de gestion des temps demande aux salariés d’être particulièrement rigoureux en notant quotidiennement leurs heures de travail sans quoi vous filez droit vers des irrégularités de saisie et donc de salaire !

Enfin, cette technique nécessite de la part des collaborateurs d’être organisés et ordonnés. Chose qui au quotidien n’est pas toujours facile à faire. Entre les dossiers et différentes paperasses que l’on cumule, la feuille de suivi des heures de travail a vite fait de se perdre dans la masse, et de finir perdue ! Quand cela arrive, la tentation est grande de rectifier le tir en saisissant approximativement ses horaires sur une nouvelle feuille papier. Sans compter que courir après les salariés pour récupérer leurs feuilles de temps en vue de la préparation de la paie est une perte de temps dont vous vous passerez bien, n’est-ce pas ?

2. Le tableau Excel : le classique

Avec Excel, vous avez la possibilité de personnaliser le suivi des temps. Pour cela, il suffit de renseigner la durée de travail théorique hebdomadaire ou mensuelle de vos salariés. Ensuite, au collaborateur de saisir simplement ses heures d’arrivée et de sortie, et ses temps de pause.

Cette solution offre plusieurs avantages :

• Le calcul des durées de travail se fait de manière automatique, ce qui est l’assurance d’un calcul sans erreurs dès lors que les données saisies sont correctes.
• Un suivi en temps réel si le tableau est partagé en ligne : le modèle de feuille de temps vous permet de visualiser rapidement l'ensemble des heures travaillées par collaborateur. 

Vous souhaitez vous lancer dans la gestion des temps sur Excel ? Voici un modèle de feuille de pointage à télécharger gratuitement : Je télécharge le modèle. 

Si cette technique reste aujourd’hui la plus utilisée en entreprise (parfois combinée avec un logiciel de gestion des temps gratuit ou de pointage gratuit), le tableau Excel présente quelques inconvénients :

• Il ne s’adapte pas aux collaborateurs dont le poste et les missions nécessitent de travailler en extérieur, sans ordinateur.
• La justesse des données de temps de travail est conditionnée à la fiabilité des informations renseignées par le collaborateur.
• Si vous constatez une erreur dans le suivi des temps, vous allez devoir jouer l’enquêteur auprès du salarié et/ou du manager pour corriger cela. Une tâche en plus dans vos journées déjà bien chargées !

Une solution ? La digitalisation de votre gestion des temps. Pour en savoir plus, nous vous avons concocté un guide complet à ce sujet !

3. Le logiciel de suivi des temps : la fiable

Avec l’essor du digital, les logiciels de suivi des temps ont vu le jour sur le marché. Ces logiciels offrent aux RH la possibilité d’automatiser une partie de la gestion administrative. C’est donc un gain de temps assuré ! En effet, le logiciel de suivi des temps permet de suivre en temps réel les horaires de travail des collaborateurs. En quelques clics, salariés, managers et RH peuvent saisir et suivre les absences, temps de travail, congés, temps de pause, etc. Bonus gain de temps : en activant certaines options, comme la pointeuse virtuelle, on pourra même éviter la saisie des heures !

L’autre avantage de cette solution est qu’elle se décline de plusieurs façons : en ligne, en application smartphone. Une solution qui s’adapte donc à tous vos collaborateurs qu’ils exercent un métier de bureau ou non.

Aussi, si le logiciel de gestion des temps est une solution plus coûteuse que les précédentes, c’est parce qu’elle offre le confort et la garantie d’être en conformité avec la réglementation en matière de durée de travail. En effet, le modèle Excel ne propose pas un niveau de personnalisation aussi poussé en fonction de vos obligations, des contrats existants et de vos besoins. Alors qu’avec le logiciel de suivi des temps, vous n’avez plus à vous inquiéter de savoir s’il y a des oublis et des erreurs dans le calcul de la durée de travail de vos collaborateurs, l’outil s’en occupe pour vous !

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