C’est la période d’avant les congés, et le bureau tout entier s’agite : qui part où cet été ? Et pour combien de temps ?
Pourtant, sous cette apparente excitation se cache bien souvent une problématique bien réelle : la charge mentale, liée à l’envie de clôturer tous les dossiers en cours à temps.
Dans cet article, vous découvrirez tous nos conseils pour éviter cette charge mentale, ainsi que des actions RH à mener pour simplifier cette période pré-congés pour vos collaborateurs.
Avant les congés, la tempête ?
Si la période estivale est souvent un moment plus détendu de la vie de bureau, elle peut également engendrer un stress considérable - et ce, quel que soit le poste que vous occupiez.
Avant vos congés, vous vivez :
- Une période de suractivité intense. Vous avez envie de vider votre to-do list et de plier tous vos projets en cours - ce qui peut rapidement engendrer une surcharge de travail, une pression, voire des heures supplémentaires.
- Une période de passation de pouvoir. Impossible de partir sans briefer votre collègue, qui va prendre votre relais pendant vos congés !
- Une anticipation du retour au travail. Les congés ne sont même pas entamés que vous pensez déjà à comment gérer votre retour ? Mails en attente, réunions à planifier, reprise des projets… de quoi vous pousser à travailler… comme si vous n’alliez jamais partir !
- Une porosité vie professionnelle / vie personnelle. La charge mentale peut également venir du fait que vous devez gérer vos impératifs personnels liés à vos congés (faire les valises, organiser la garde des enfants, réserver des billets ou activités…) en plus de travailler.
Tout ceci crée un sentiment de surcharge invisible : la charge mentale.
7 conseils pour réduire votre charge mentale avant votre départ
Quel que soit votre métier ou votre poste, découvrez comment bien anticiper la période avant vos congés, et limiter votre charge mentale.
Préparer votre départ en congés bien à l’avance
Ce conseil paraît peut-être basique, mais c’est sans doute le plus important. Le fait d’anticiper votre départ en congés et les tâches qui y sont liées vous permet de visualiser les missions à terminer, et éviter de travailler jusqu’à la toute dernière minute.
Lister et prioriser les tâches essentielles à avoir finalisées
Faites une to-do list réaliste comprenant les urgences à traiter absolument, les tâches à déléguer et les sujets à transmettre à d’autres collègues. Oubliez l’idée de tout vouloir finir : priorisez ce qui est vraiment indispensable.
Pour vous aider à identifier les tâches les plus importantes et/ou les plus urgentes de celles qui pourraient être déléguées ou attendre votre retour, téléchargez notre matrice d'Eisenhower :
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Préparer un plan de passation
En votre absence, qui doit s’occuper de quoi ? De quels documents ou accès aux outils votre collègue aura-t-il besoin ? Projetez-vous dans la peau de celui qui va prendre votre relais : vous réduirez ainsi le risque qu’il vous sollicite pendant vos congés, et partirez plus serein.
Bloquer un temps de décompression dans votre agenda
Prévoyez dans votre planning un créneau calme juste avant de partir en congés. Ce moment vous servira à faire le point, à ranger votre boîte mail, et à déconnecter en douceur. Deux heures suffiront - mais elles vous aideront à commencer vos congés du bon pied !
Préparer votre retour… sans trop l’anticiper !
Que vous partiez quelques jours ou plusieurs semaines, sachez-le : il va se passer plein de choses en votre absence… et vous ne pourrez pas les maîtriser pendant que vous êtes absent ! Alors, plutôt que de vouloir prévoir votre retour au bureau de manière millimétrée, bloquez un créneau de “retour au calme” à l’avance. Cette demi-journée vous permettra de faire le tri dans vos emails et de faire le planning de votre semaine de retour. Le vous du futur vous remerciera !
Pour aller plus loin sur le sujet, lisez nos 6 conseils pour un retour de vacances réussi.
Mettre en place une réponse mail automatique efficace
Préparez votre fameux “Out of Office”, ce mail automatisé qui s’envoie à tous ceux qui vous envoient un message en votre absence - et faites-le bien ! Indiquez dedans votre date de retour, les personnes à contacter en cas de besoin, et une phrase qui invite l’expéditeur à vous recontacter après la date indiquée.
Communiquer avec votre équipe
Quelques semaines avant votre départ, informez précisément votre équipe de votre absence. Précisez-leur la période où vous serez en congés, les personnes à contacter en cas d’urgence, et les sujets qui doivent être traités avant, pendant et après vos congés. Objectif : aucune interférence pendant vos vacances !
5 actions RH à mettre en place pour prévenir la charge mentale pré-congés
En tant que responsable RH, vous pouvez agir concrètement pour limiter la charge mentale de vos collaborateurs avant leurs départs en congés. Voici quelques actions auxquelles songer pour cela !
Sensibiliser les managers à la charge mentale pré-congés
Prévoyez une courte formation avec vos managers pour les motiver à planifier en amont la charge de travail, et à développer une forme d’empathie face aux signaux de surcharge. Sachant que le management est le pivot principal pour réguler la pression au travail, c’est un élément non-négociable !
Encourager la priorisation plutôt que la finalisation
Auprès de vos managers, mais aussi dans votre communication interne, valorisez le fait de prioriser les missions les plus importantes plutôt que de tout boucler. Par une communication bienveillante, normalisez le fait qu’il reste des tâches inachevées à l’approche des congés. Et pourquoi ne pas mettre en place un modèle de checklist de départ en congés pour vos collaborateurs, pour les guider dans les différentes étapes pour mieux prioriser leurs actions ?
Soutenir l’organisation des passations
Faire une passation de pouvoirs n’est pas toujours évident pour tous les collaborateurs, tant il y a de détails auxquels penser. Pour les aider dans cette tâche, mettez en place les binômes appropriés, pour que ceux qui ne partent pas en vacances puissent sereinement prendre le relai de ceux qui seront en congés. Après tout, en tant que RH, vous avez l'œil sur les plannings et absences de chacun - donc simplifiez la tâche de vos collaborateurs !
Pour vous aider, vous pouvez utiliser un logiciel de planning RH, qui vous aide à consulter qui est disponible quand.
Mettre en place une charte de déconnexion
En tant que gestionnaire des temps de travail de vos collaborateurs, vous êtes bien placé pour créer une charte de déconnexion. Celle-ci peut aussi bien mentionner le droit à la déconnexion hors des horaires ouvrés que celui lié aux congés.
Vous pouvez y rappeler quelques bonnes pratiques, comme :
- Pas d’attente de réponse pendant les congés lorsqu’on envoie un email
- Pas de mails “à lire plus tard”
- La mise en place d’une réponse automatique systématique
- Des conseils pour un jour de reprise après les vacances serein : poser une demi-journée sans réunion, prendre le temps pour consulter ses emails…
Valoriser la prise de congés comme levier de performance
Dernier conseil, qui doit irriguer votre communication RH pendant cette période pré-congés : démontrez les bienfaits de congés où les collaborateurs se reposent vraiment. Concentration améliorée, plus de créativité, réduction des risques psycho-sociaux… ces bénéfices sont multiples, et vos collaborateurs doivent en être persuadés avant d’éteindre leur ordinateur et vous dire “À la rentrée !”.
Partage d’infos utiles, petites actus, astuces ou tips… On vous a préparé un modèle de newsletter prêt à l'emploi pour rester en contact avec vos collaborateurs et leur partager vos bonnes ondes avant et après leurs congés :
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Rédactrice
Content Manager indépendante, Eléonor a une patte littéraire dans un gant de velours 2.0. Fascinée par les interactions humaines et l’univers du web…
