La déclaration sociale nominative est un projet majeur du « choc de simplification » initié pour les entreprises sous le mandat de François Hollande et qui va remplacer toutes les déclarations sociales.
La DSN concerne toutes les entreprises qui emploient des salariés du secteur privé. Elle devient obligatoire à compter du 1er janvier 2017, pour toutes les entreprises du régime général et selon un protocole de mise en place progressive en trois phases.
Le triple objectif de la DSN
La DSN poursuit plusieurs objectifs :
Simplifier et alléger la charge issue de la complexité des formalités sociales afin de renforcer la compétitivité des entreprises.
Réduire les risques d’erreur et de perte des droits pour les assurés.
Lutter contre la fraude du système de protection sociale.
Le but final de la DSN est donc de simplifier au maximum les déclarations sociales pour les entreprises. Avant ce dispositif, le service RH devait saisir la paie et déclarer indépendamment les déclarations sociales (conventions d’assurance chômage ou les déclarations d’accident du travail) et les transmettre à chaque administration : Pôle Emploi, l’URSSAF ou l’Assurance Maladie.
Comment ça marche ?
Aujourd’hui, grâce à la mise en place de la DSN, le service RH pourra réaliser simplement toutes les déclarations via la saisie de la paie en y apportant des précisions sur les éléments de déclarations sociales. Un seul document sera transmis à une seule entité administrative : Net-entreprises. Cette dernière se chargera de régler les cotisations à chaque organisme de protection sociale selon les déclarations reçues via la DSN.
Impact de la DSN sur l’organisation RH
Ce changement de processus a un impact sur l’organisation de votre service des ressources humaines. Effectivement, la logique de déclaration ponctuelle deviendra une logique de déclaration permanente et mensuelle : « au fil de l’eau ». Les modifications déclaratives ne seront plus réalisées directement sur le déclaratif mais sur la saisie de la paie du mois suivant. Par conséquent, la notion de dates et de périodes devient primordiale pour les collaborateurs du service RH.
Quelles conséquences pour la gestion administrative du personnel ?
Tout cela risque de désorganiser le corps administratif et RH et provoquer une surcharge de travail. Le projet DSN impose alors une nouvelle organisation au sein des services concernés. Les processus RH devront être repensés et restructurés. Si cela est mal anticipé, cela risque de créer des tensions et une dégradation du climat social.
Attention ! Si les délais de dépôts de DSN mensuels ne sont pas respectés, l’entreprise risque des pénalités financières et ce autant de fois que l’obligation de dépôt n’est pas respectée.
Comment anticiper la DSN ?
- Intensifier la Gestion du Temps Automatisée (GTA) : la mise en place de la DSN aura des conséquences importantes sur les interfaces entre la paie et la GTA et donc sur le suivi règlementaire de la gestion du temps. Chaque saisie de paie devra donc être étudiée pour préciser les éléments entre les deux outils. Il est donc judicieux d’anticiper cette adaptation.
- Mettre à jour régulièrement votre logiciel de paie : votre logiciel est-il DSN compatible ? Il est important de vérifier que votre éditeur de logiciel puisse mettre à jour régulièrement votre logiciel de paie, tout au long de la mise en place de la DSN. Cela vous permettra d’accompagner votre service RH.
- S’équiper d’un SIRH : avez-vous le bon outil ? Vous équiper d’un SIRH vous permettra de centraliser et d’exporter avec aisance toutes les données utiles à la DSN. Un logiciel RH permet d’automatiser de nombreuses tâches administratives. Par exemple, en cas d’absence, Eurécia envoie un mail de façon automatique au gestionnaire de paie, qu’elle soit gérée en interne ou en externe.
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