Des entretiens managériaux qui sont consignés d’autant de façons qu’il y a de managers, des entretiens annuels qui ne dépassent pas les 10% de taux de complétion, du temps perdu à chercher et à déchiffrer les comptes rendus d’entretiens professionnels… Tout cela, vous n’en voulez plus ! Et vous avez bien raison.
Vous êtes désormais prêt à vous équiper d’un logiciel de gestion des entretiens. Mais voilà : les prestataires sont nombreux. Comment réaliser votre benchmark et choisir le bon logiciel de gestion des entretiens ?
Pour vous aider à faire votre choix, voici les critères à prendre en compte.
🔍 Pour aller plus loin sur le sujet, découvrez comment la digitalisation vous aide à exploiter tout le potentiel de vos entretiens dans notre guide complet :
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1/ La liste de vos entretiens
Entretien professionnel, entretien de suivi du salarié en forfait jour, entretien de suivi du télétravail, entretien annuel d’évaluation, entretien one to one, entretien de feedback… la liste peut être longue.
La première chose à faire est donc de dresser un état des lieux des entretiens existants au sein de votre structure. Une fois cela fait, interrogez-vous sur les points suivants :
- À quelle fréquence ont lieu ces entretiens ? Tous les trimestres ? Tous les semestres ? À l’occasion d’un événement particulier ?
- Pour chaque entretien, quelle population est concernée ? Tous les collaborateurs ? Les managers ?
Cet état des lieux va vous permettre de préciser votre besoin.
2/ Quelles sont vos attentes ?
Gain de temps, automatisation de certaines tâches, conformité à la réglementation sociale, meilleur suivi de la performance, amélioration du taux de participation, suivi de la gestion des entretiens… La digitalisation RH offre de nombreux bénéfices et avantages pour l’entreprise et les managers/RH.
À vous maintenant de poser au clair ce que vous attendez d’un logiciel de gestion des entretiens. Concrètement, quel problème voulez-vous résoudre ? Qu’est-ce que vous aimeriez améliorer comme indicateur ? Dans quel but ?
Réunissez-vous autour d’une table avec les managers et prenez le temps de répondre à ces questions avant de partir à la chasse aux éditeurs de logiciels.
💙 Ils ont choisi Eurécia
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3/ Définir votre budget
Cela peut sembler évident, pourtant bon nombre d’entreprises procèdent à l’envers. Elles échangent avec les commerciaux et prennent un rendez-vous pour une démo sans avoir au préalable défini leur budget. Or, qu’on se le dise, selon le logiciel de gestion des entretiens, le coût peut passer du simple au double.
Avant que le prestataire vous présente sa solution et les fonctionnalités qu’elle a à vous offrir, déterminez le budget que vous êtes prêt à investir. C’est à partir de votre budget et des critères les plus importants pour vous que vous ferez le bon choix.
4/ La simplicité et l’intuitivité de la solution
Vous n’avez pas décidé de vous équiper d’un logiciel de gestion des entretiens pour vous compliquer la vie ! Dès lors, mieux vaut choisir un outil qui est simple à utiliser, ergonomique et intuitif. Prêtez donc une attention particulière à l’expérience utilisateur. Car n’oubliez pas que tout le monde va utiliser le logiciel : les managers, RH et collaborateurs.
Pour que l’exercice ne ressemble pas à une corvée et que les managers et les salariés se prêtent au jeu, la solution doit donner envie d’être utilisée. Ce sera d’ailleurs un point important à communiquer aux équipes lorsque vous intégrerez votre logiciel de gestion des entretiens.
Par exemple, avec le module Entretiens d'Eurécia, vous avez en un coup d'œil une visibilité complète sur l'ensemble des entretiens à venir :
5/Un logiciel modulable
Une nouvelle loi imposant aux entreprises un nouvel entretien peut faire son entrée dans les prochaines années. De même, il y a fort à parier que votre gestion des entretiens évolue au fil du temps (nouveaux managers, nouveaux process, nouvel entretien managérial). Pour anticiper ces situations, il est important de questionner l’éditeur. Concrètement, quelles manipulations devrez-vous faire pour modifier votre process ? Est-ce à votre portée ?
Si par exemple vous êtes obligé de passer par l’éditeur pour mettre le logiciel aux couleurs de votre entreprise ou pour ajouter un nouvel entretien, adieu l’autonomie ! Mieux vaut se rabattre sur un autre logiciel qui propose une prise en main simplifiée.
6/Le paramétrage
Autre point à vérifier : le paramétrage. L’idée ? Avoir un logiciel personnalisé et paramétré à partir de vos obligations légales ou conventionnelles, des types d’entretiens existants dans votre entreprise, de vos deadlines à respecter, de vos trames d’entretiens.
Dans le cas contraire, votre utilisation sera limitée. Ce sera alors compliqué d’optimiser la gestion de vos entretiens.
7/L’accompagnement et l’assistance
En intégrant une solution digitalisée, vous n’êtes pas à l’abri d’un bug ou d’une requête particulière. S’il est important pour vous d’avoir une aide rapide et efficace en cas de besoin, vérifiez les conditions d’assistance proposées par le prestataire pour éviter de mauvaises surprises.
Même chose, pensez à interroger l’éditeur sur l’accompagnement proposé lors de l’intégration du logiciel. Avoir quelqu’un qui est là pour mettre en place de l’outil est rassurant.
8/La sécurité des données
Enjeu clé de la digitalisation, nous vous recommandons de faire le point sur le niveau de sécurité et de protection des données RH proposé par l’éditeur.
Vous l’aurez compris, choisir votre logiciel de gestion des entretiens ne se fait pas à la légère. Un mauvais choix peut alourdir votre charge de travail en plus d’être inefficace. À l’inverse, choisir le bon outil vous apportera un bon retour sur investissement en améliorant la performance et le bien-être.
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