Un collaborateur a un comportement inapproprié, a commis une erreur et vous souhaitez mettre les points sur les « i » pour que cela ne se reproduise pas ? Dans ce cas, l’entretien de recadrage est une bonne solution.
Souvent confondu avec l’entretien disciplinaire, l’entretien de recadrage n’a en réalité pas le même objectif. En cela, la marche à suivre pour le mener efficacement est particulière. Faisons le point.
Entretien de recadrage : qu’est-ce que c’est ?
L’entretien de recadrage intervient à la suite d’une faute commise par le salarié (erreurs) ou d’un comportement contraire au règlement intérieur (retards répétés, communication agressive). Mené par le manager, son objectif est de remettre les choses au clair et de rappeler les règles de vie applicables au sein de l’entreprise et les compétences attendues sur le poste afin que la situation ne se répète pas.
Dès lors, l’entretien de recadrage ne doit pas être organisé à tout va. Avant de prendre une décision, le manager doit évaluer si la situation et le comportement reprochés au salarié ont eu des répercussions sur le reste de l’équipe et le bon fonctionnement de l’entreprise. Si c’est le cas, l’entretien de recadrage est alors utile.
Entretien de recadrage : quelles différences avec l’entretien disciplinaire ?
L’entretien de recadrage se distingue de l’entretien disciplinaire dans le fond et la forme.
Dans le fond
Dans un entretien disciplinaire, l’état d’esprit du manager est différent. L’objectif est de présenter au collaborateur la gravité des faits qui lui sont reprochés et lui expliquer dans quelle mesure ceux-ci requièrent une sanction disciplinaire. Ainsi, le manager adopte une posture ferme.
Dans l’entretien de recadrage, le manager mesure ses propos et son attitude. L’idée étant de relater les faits, d’entendre ce qu’a à dire le salarié pour trouver ensemble une solution afin de régler le problème. Dès lors, l’entretien de recadrage ressemble plus à une discussion constructive qu’à un serment.
Dans la forme
L’entretien disciplinaire a pour but de sanctionner le comportement fautif du collaborateur par un avertissement, une mise à pied, voire un licenciement. Se faisant, cet entretien doit suivre une procédure particulière régie par la loi avec :
- une convocation officielle préalable à l’entretien disciplinaire
- un entretien disciplinaire
- une sanction prononcée par lettre remise en mains propres ou envoyée en recommandé.
À l’inverse, l’entretien de recadrage n’est soumis à aucune procédure particulière. Si la logique veut que le manager reçoive le collaborateur dans les jours où la faute a été portée à sa connaissance, il ne doit pas envoyer de convocation officielle à l’entretien et encore moins prononcer une sanction sans quoi l’entretien de recadrage pourrait être requalifié en entretien disciplinaire !
Entretien de recadrage : comment bien le mener ?
Pour que votre entretien de recadrage soit efficace, quelques bonnes pratiques doivent être respectées.
Préparer l’entretien de recadrage
Improviser lors de l’entretien ? Surtout pas ! Ce n’est pas parce qu’aucune sanction ne sera prise que vous devez arriver les mains dans les poches le jour de l’entretien. Le but est justement d’éviter qu’une sanction soit prononcée à l’avenir et que le collaborateur prenne la responsabilité de ses erreurs.
Pour cela, commencez par récolter de la matière pour appuyer vos propos : règlement intérieur, fiche de poste, contrat de travail, horaires, témoignages... Puis, réfléchissez en amont à ce que vous allez dire lors de l’entretien. Concrètement, comment allez-vous aborder le sujet ? Quelles questions allez-vous poser ? Quel message souhaitez-vous faire passer ? Quelle solution proposer ?
Enfin, choisissez un moment propice au calme pour réaliser cet entretien.
Bien accueillir le salarié
La façon dont vous allez accueillir votre collaborateur lors de l’entretien est déterminante. Si vous êtes tendu, froid, fermé, voire agressif, le salarié risque de se braquer. L’échange sera alors peu constructif et aucune bonne solution ne sera trouvée. Tout ce que vous gagnerez c’est que la situation problématique se réitère avec les conséquences que cela implique pour le bon fonctionnement du service.
Pour ne pas en arriver là, soyez donc avenant, souriant et à l’écoute tout en expliquant la raison de cet entretien. Gardez à l’esprit que la bienveillance et l’amabilité ne s’opposent pas à la fermeté. Bien au contraire, c’est lorsque vous vous montrez ouvert d’esprit et bienveillant que vous engagerez un dialogue efficace.
Présenter les faits
Lorsque vient le moment de présenter les faits reprochés, ne vous en écartez pas. Soyez factuel, calme et veillez à ne pas vous emporter. Appuyez vos propos en mettant en avant les conséquences que le comportement fautif ou l’erreur commise a eues sur le reste de l’équipe et de l’entreprise pour que le collaborateur prenne conscience de la mesure de ses actes.
Ouvrir le dialogue et trouver une solution
Une fois que vous avez énoncé les faits reprochés, laissez la parole à votre interlocuteur. L’idée étant d’être certain qu’il a conscience de ses fautes et de comprendre ce qui l’a conduit à adopter un tel comportement ou à commettre une faute. Est-il surmené ? Mal organisé ? A-t-il des lacunes sur un sujet ?
C’est votre échange qui permettra ensuite de réfléchir ensemble à une solution pour régler le problème. Formation, aménagement des horaires, entretiens réguliers, coaching… Si une solution est certes envisagée, vous n’êtes pas toujours en mesure de vous engager auprès de votre collaborateur. Il se peut que vous ayez besoin de réfléchir pour évaluer, par exemple, la faisabilité d’une réorganisation des horaires ou d’obtenir l’aval de la direction pour proposer une formation. Soyez donc honnête envers votre interlocuteur et engagez-vous à revenir vers lui dans un délai raisonnable avec une réponse et éventuellement une autre solution.
Pour conclure, lorsqu’il est réalisé suffisamment tôt et qu’il est bien mené, l’entretien de recadrage a un effet préventif. Il permet de remettre les choses au clair et de responsabiliser le salarié de sorte que la situation ne s’envenime pas à l’avenir !
Les entretiens sont des moments d'échanges précieux à ne pas négliger entre le manager et le managé. Climat de confiance, meilleures relations, atteinte des objectifs et performance... nombreux sont les bienfaits d'un feedback régulier. Malheureusement, par manque de structure, méthodes ou outils adaptés, beaucoup d’entreprises passent à côté des bénéfices que les entretiens peuvent leur offrir.
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