Gagnez du temps et fiabilisez la gestion de la paie

Un logiciel de paie en ligne est une solution permettant de créer et d'automatiser vos fiches de paie. De la collecte des informations de temps de travail, jours de congés, arrêts maladie, au calcul des cotisations employeur et des diverses contributions, jusqu'à l'édition des fiches de paie, cet outil vous accompagne dans toutes les différentes étapes comptables liées au traitement de la paie.

Il existe 2 types de logiciels de paie :

• Les licences « monoposte », qui s'installent sur un seul poste de travail, celui de votre service RH ou comptable.
• Les applications fiche de paie en mode Saas, qui sont accessibles via internet à partir d'un portail d'indentification, et permettent une utilisation mobile, sur divers postes de travail, tablettes ou smartphones. Elles proposent aussi de paramétrer différentes autorisations pour plusieurs rôles, afin de permettre la consultation des données par plusieurs collaborateurs.

Les logiciels de fiches de paie en ligne proposent diverses fonctionnalités pour vous aider dans vos process. Ils collectent, en premier lieu les informations nécessaires pour la création des fiches de paie : cumul des heures travaillées sur la période, jours de congés ou d'arrêts maladie, cotisation sociales, exonérations, prélèvement à la source, etc.

Ensuite, ils calculent la rémunération de vos salariés en tenant compte automatiquement de tous les éléments variables de paie, selon les exigences, les particularités de fonctionnement de votre société et vos paramétrages. Ils procèdent aussi à la déclaration systématique des DSN et DADS.

En matière de gestion, ils facilitent l'édition et l'export, des bulletins de salaire et parfois l'archivage et la consultation de leur version dématérialisée. La création de tableaux de bord fait enfin partie des fonctionnalités standard.

Selon le logiciel choisi, il est possible d'ajouter des options et des outils bonus tels que :

• Gestion du registre du personnel
• Gestion des règlements des salaires
• Gestion de l'épargne salariale
• Edition des contrats, attestation et autres documents administratifs
• Stockage, archivage et protection des fichiers par la mise à disposition d'un coffre-fort numérique
• Relais et compatibilité avec vos outils comptables et financiers

Les limites d'un logiciel de paie gratuit sont nombreuses et elles vous font perdre un temps précieux ! En effet, un logiciel gratuit est limité dans plusieurs domaines, alors qu'un logiciel payant est flexible et plus fiable. Si votre entreprise est en expansion, vous feriez bien d'investir dans un logiciel SIRH ! Avec un logiciel de paie gratuit, le nombre de bulletins de paie est toujours limité et ce nombre est faible. Souvent, il s'agit d'environ 10 bulletins par mois.

 

Un autre point important est les mises à jour. Avec un logiciel gratuit, elles sont soit inexistantes, soit payantes. Lors d'un changement de la réglementation RH, il vous faudrait donc changer les taux vous-même, manuellement, après avoir réalisé une veille mensuelle. Par ailleurs, les logiciels gratuits ne permettent pas l'automatisation de la DSN, ce qui est une perte de temps, chaque mois. Et pour finir, peu de logiciels gratuits proposent un support client.

 

Le logiciel de paie d'Eurécia est un SIRH entièrement personnalisable, de plus, les mises à jour et les maintenances sont incluses dans l'offre et nous vous proposons un support ainsi qu'un centre d'aide accessible 24h/24 ! Retrouvez, ci-dessous, les principaux points à comparer entre un logiciel de paie gratuit et le logiciel Eurécia :

 

	Logiciel gratuit	Logiciel Eurécia
Facilité d'utilisation	Peu intuitive	Intuitive
Gestion des utilisateurs	Compliquée	Facile
Logiciel personnalisable	✗	✓
Comptabilité avec d'autres logiciels	✗	✓
Mise à jour + maintenance	✗	✓
Service après-vente / support	✗	✓

 

Vous l'avez compris : les limites d'un logiciel de paie gratuit sont non négligeables et vous font incontestablement perdre du temps. En revanche, l'utilisation d'un logiciel SIRH, comme celui proposé par Eurécia, vous permet de gagner du temps rapidement dans la création de vos fiche de paie. Notamment grâce à l'automatisation de la saisie des données et aux mises à jour incluses. De plus, la DSN n'est plus un casse-tête lorsque vous utilisez un logiciel performant et compatible avec d'autres logiciels.

Outre le gain de temps considérable qu'il permet, l'utilisation d'un logiciel de paie présentent de nombreux avantages dans votre gestion, à plusieurs niveaux.

Le cadre légal évolue sans cesse. La maîtrise du contexte administratif nécessite une grande expertise et une veille constante. Dans ce contexte, il vous permet de gérer votre processus de paie conformément aux exigences des lois en vigueur et du code du travail. En effet, les logiciels de paie sont configurés pour respecter les obligations légales en termes de gestion, de calcul et de paramétrages et sont régulièrement mis à jour.

Les missions de collecte et de traitement des données nécessaires au calcul de la paie s'avèrent redondantes et chronophages. En ce sens, l'automatisation de ces tâches par le biais d'un logiciel permet une amélioration de la productivité. Vos services RH et comptabilité se focalisent sur des missions à plus forte valeur ajoutée.

L'utilisation d'un logiciel dans la gestion de votre paie permet aussi de fiabiliser vos données et de supprimer les erreurs, en évitant les saisies multiples et en centralisant toutes vos informations dans une même base de données sécurisée.

En choisissant une telle solution pour l'entreprise, le manager gagne du temps et bénéficie d'une maîtrise totale des données et de toutes les étapes de la gestion de paie en interne. Il exporte les divers documents en un clin d'œil et réalise simplement des tableaux de bord pour le contrôle, le suivi et le reporting.

Le choix de votre solution de gestion de la paie se fait en fonction de plusieurs critères.

Il est nécessaire de faire le point sur les besoins de votre entreprise, sur ses ressources, le nombre de salariés et votre budget. Un cahier des charges liste toutes les spécificités de fonctionnement de votre entreprise ou de votre activité. Il inclut les paramétrages, options et tout autre élément qui sert à personnaliser votre interface. Ensuite, le mode de fonctionnement et l'ergonomie du logiciel sont à examiner de près, afin d'éviter les déconvenues et le temps passé à la mise en place et à la formation pour son utilisation. Finalement, après avoir testé différentes applications, comparez les coûts pour rester dans les limites de votre budget

Eurécia est compatible avec les meilleurs logiciels de paie du marché. Vous pourrez donc exporter vos éléments variables de paie vers la paie en toute simplicité depuis les modules Portail RH, Congés et absences, Notes de Frais et Temps et Activités. Pour en savoir plus, contactez-nous.

Le tarif d'un logiciel de paie varie entre 15 et 30€ par bulletin par mois.

Evidemment le tarif varie en fonction du nombre de salariés et du niveau de prestation du logiciel (mises à jour légales automatiques ou non, lien automatique avec net-entreprises pour la DSN, coffre-fort numérique etc…)

Une bonne intégration du SIRH avec la paie est la clé pour simplifier la vie des gestionnaires de paie.

En effet toute ressaisie manuelle d'un évènement (pose d'un Congés payé ou des heures supplémentaires à payer par exemple) est source d'erreur et de temps perdu.

Le meilleur moyen de bien intégrer un logiciel de paie avec un SIRH est d'utiliser des API pour transférer les éléments variables de paie ou des modifications sur les fiches salariés vers le système de calcul de la paie. Ainsi tout est automatisé et réduit considérablement le temps passé à vérifier la complétude des données transférées.

Un logiciel de paie gère généralement une des données les plus sensibles de l'entreprise : la rémunération des salariés ainsi que leurs données personnelles (nom, prénom, adresse).

Il est donc primordial de s'équiper d'un outil respectant le règlement RGPD. Par ailleurs il est essentiel d'assurer une étanchéité entre les différents dossiers de paie et surtout entre chaque collaborateur afin d'éviter qu'un salarié voit les données d'un collègue lorsque le logiciel est en mode collaboratif.

De plus la distribution des bulletins de paie dans des coffres-forts numériques permet de respecter la confidentialité et de sécuriser l'accès à ces documents sensibles.